Перемещение между записями в форме.

Каждая запись (то, что являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет из себя как бы отдельную карточку. Вводить данные удобнее именно в таком режиме.

В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее число записей и номер записи, которую вы сейчас видите.

Перемещаться между записями можно при помощи кнопок:

– следующая запись;

– предыдущая запись;

– первая запись;

– последняя запись;

– новая запись.

Заполнение формы.

Перейдите к самой последней записи и нажмите кнопку «Новая запись», откроется первая пустая карточка.

Установите курсор в поле ФАМИЛИЯ и введите фамилию нового адресата в списке 5. Заполните таким образом всю карточку. Перемещаться между полями можно при помощи клавиши {Tab} или клавиши и управления курсором. Заполнив запись, перейдите к новой записи.

Заполните ещё три новых записи таим образом, чтобы у вас встречались адресаты с одинаковыми именами (см. рис. 11).

Пришло время проверить, отобразились ли наши записи в исходной таблице. Для этого:

Слева в окне <База данных> во вкладке Таблицы откройте двойным щелчком таблицу Адреса. Новые записи будут внесены в таблицу автоматически.

Рис. 11

В режиме таблицы (Рис. 11) также можно вносить данные, редактировать их. Можно удалять записи, если выделить строку таблицы и нажать клавишу {Delete}.

В таблице существует возможность переставлять столбцы. Сделать это можно схватив столбец за заголовок мышью, перенести его на новое место. Попробуйте.

Записи в таблице можно отсортировать. Для этого:

• выделите тот столбец, по которому будет проводиться сортировка;

Во вкладке Главная щёлкните по одной из кнопок или . Сортировку можно также выполнять, используя контекстное меню.

• Закройте таблицу, используя контекстное меню, вызванное на вкладке с названием таблицы .

• Аналогичным образом закройте форму.

Задания для тренировки:

Задание 1.

По таблице Адреса создайте форму при помощи Мастера форм, выбрав все поля кроме №, в один столбец, дайте название Форма.

Задание 2.

• Пролистайте все имеющиеся записи (просмотрите все карточки).

• Перейдите к первой записи.

• Перейдите к последней записи.

Задание 3.

Откройте таблицу Адреса. Поменяйте местами столбцы «Фамилия» и «Имя». Перейдите в форму и просмотрите, остались ли поля на старых местах.

Задание 4.

Отсортируйте записи в таблице таким образом, чтобы фамилии располагалась по алфавиту по возрастанию. Переключитесь в режим формы и проверьте, сохраняется ли расположением записей.

Задание 7. Удалите тренировочную форму Форма при помощи контекстного меню, вызванного на названии объекта в левом окне базы данных, оставив в базе данных только форму Адреса.

Контрольные вопросы 2:

1. Как при помощи Мастера форм создать форму по данной таблице?

2. Как перейти к последней записи? К новой записи?

3. Как поменять в таблице столбцы местами?

4. Как отсортировать записи в форме по возрастанию или по убыванию?

Практическая работа 3 Организация поиска.

Откройте базу Адреса.

Предположим, в нашей базе данных накопилось довольно много адресатов и вдруг срочно понадобилось найти одного из них. Вы точно помните имя, остальная информация довольно расплывчатая. Возможно, именно тот это человек или нет. Как быть?

Можно пролистывать все записи подряд и искать нужного адресата. Но представьте, что у вас уже накопилось порядка сотни записей, а если больше? В этом случае поиск займёт довольно много времени.

Средствами Microsoft Access можно организовать поиск эффективнее.

1. Откройте таблицу Адреса.

2. Установите курсор в поле Имя.

3. Выполните команду Главная – . Если открывшееся окно диалога <Поиск и замена> загораживает таблицу, обязательно «отодвиньте» его, чтобы можно было прочитать данные таблицы (Рис. 12 )

Рис. 12

4. В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях (например, Василиса) (Рис. 13). Нажмите кнопку Найти далее.

Рис. 13

В вашей таблице, расположенной «под» окном Поиска будет выделена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат, если тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдёт ещё одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранными именами и найти нужного.

Если вы нашли своего адресата, окно диалога <Поиск> можно закрыть.

Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (текущего поля, в который предварительно установлен курсор). Происходит это за счёт того, что переключатель в поле Поиск остановлен в положении Текущее поле. Если переключатель «сбросить», то совпадение с образцом будут проверяться по всему текущему документу.

Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образом.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трёх возможностей:

1. С любой частью поля – совпадения с образом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца «Ира» будут найдены «Кира» и «Ираида».

2. Поля целиком – будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадают с образом.

3. С начала поля – ищутся совпадения с образцами с начала содержимого поля. Например, для образца «Ира» будут найдены «Ираида», но не «Кира».

Если вы хотите организовать поиск учётом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введённом образце «Ира» не будут обнаружены «Ира» или «ИРА».