2.6 Цели и критерии совершенствования подсистемы
В целях совершенствования подсистемы отдела материально-технического снабжения постоим «дерево целей», которое будет отражать перспективы развития отдела.
Рисунок 2. Схема оргструктуры подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления.
3. Проектная часть.
В связи с тем, что отдел канцелярии был достаточно сильно перегружен, функции, выполняемые в нем, были распределены нерационально, нужно увеличить штат подсистемы с целью улучшения работы организации и ввести новые должности заместителя начальника канцелярии и программиста.
Рисунок 3 Схема оргструктуры подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления.
Таблица 7
Канцелярия |
|
Начальник канцелярии |
1 |
Заместитель начальника канцелярии |
1 |
Бюро приема, контроля и выпуска документов |
|
Начальник бюро |
1 |
Секретарь |
1 |
Бюро обработки информации |
|
Начальник бюро |
1 |
Секретарь |
2 |
Программист |
|
Группа изменения и учета технической документации |
|
Начальник бюро |
1 |
Секретарь |
1 |
Итого |
10 |
Разработка должностной инструкции
В связи с введением новых должностей, следует разработать должностную инструкцию заместителя начальника канцелярии с целью более четкого определения их обязанностей и ответственности.
Должностная инструкция заместителя начальника канцелярии
I. Общие положения
1.1. Заместитель начальника отдела относится к категории
руководителей.
1.2. На должность заместителя начальника отдела назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. Назначение на должность заместителя начальника отдела и
освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия (учреждения) по представлению начальника соответствующего отдела.
1.4. Заместитель начальника отдела должен знать:
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
- положение об отделе;
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативныедокументы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Заместитель начальника отдела подчиняется непосредственно
начальнику отдела.
1.6. Во время отсутствия заместителя начальника отдела
(командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо,
назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.