2.3. Системный анализ состояния субъекта управления

(канцелярии).

Для анализа субъекта подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организвции необходимо рассмотреть:

- Состав функций выполняемых каждой подсистемой (таблица 3);

- Структуру трудоемкости функций в % (таблица 3);

- Схему орг. структуры подсистемы материально-техническим снабжением системы управления организацией (рис 1).

Состав и структура трудоемкости функций функциональных подсистем системы управления предприятием

Таблица 3

Функции

Трудоемкость каждой функции в % к полной трудоемкости функций подсистемы

1. Подсистема делопроизводственного обеспечения – всего - осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов - разработать оперативные графики выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям - разработать оперативные задания цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществить контроль за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов - обеспечить оперативный контроль за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации - осуществить организацию и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия - составить совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия - обеспечить предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия

100 39 28 13 8 5 4 3

Рисунок 1 Схема организационной структуры подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организации

Из штатного расписания видно, что отдел включает в себя 9 сотрудников, что свидетельствует о его средней численности. Анализируя таблицу 3 можно сделать следующие выводы:

• Самой трудоемкой функцией является осуществление разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов;

• Второй по значимости трудоемкой функцией является разработка оперативных графиков выпуска продукции и осуществление выдачи их цехам-исполнителям;

• Третьей по значимости трудоемкой функцией является разработка оперативных заданий цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществление контроля за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов;

• Следующей, менее трудоемкой функцией является обеспечение оперативного контроля за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации;

• Последние 3 функции примерно равны по трудоемкости, это:

- осуществление организации и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

- составление совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия;

- обеспечение предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

Далее построим таблицу функциональных взаимосвязей (Табл. 4.) для более детального рассмотрения состава функции подсистемы управления организации и взаимосвязей отдела с другими подразделениями.

Функции		Подразделения-исполнители
№	Наименование функции		Зам. ген. директора по общим вопросам	Канцелярия	Начальник канцелярии	Бюро приема, контроля и выпуска документов	Бюро обработки информации	Группа изменения и учета технической документации
1	осуществление разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов		Р, С	П	О, Р, С	У,С	С	С
2	разработка оперативных графиков выпуска продукции и осуществление выдачи их цехам-исполнителям		О,П,Р	П	П, С, Р	У	П, У	-
3	разработка оперативных заданий цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществление контроля за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов		Р	У	О,П,Р,С	У	П, У	-
4	обеспечение оперативного контроля за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации		О,У,Р,С	П	П, Р, С	-	П	-
5	осуществление организации и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия		С,Р	П	О,У,П,С	П	У,П	П
6	составление совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия		У,Р	У	У, О, С.	У	У,П	У,П
7	обеспечение предоставления необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия		Р	П	П,О,С	-	П	П

Условные обозначения к Таблице 4:

О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;

П – предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения;

У – участвует в выполнении данной функции;

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ;

С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функции.

Из таблицы функциональных взаимосвязей видно, что функции отдела делопроизводственного обеспечения распределены среди отделов предприятия нерационально и неравномерно, что может отрицательно складываться на работе отдела. Необходимо распределить данные функции для того, чтобы снять нагрузку с отдела делопроизводственного обеспечения. Если это не удастся, предпринять действия, введя дополнительные рабочие места.

Для лучшего понимая распределения нагрузки между отделами построим оперограмму.

Одной из наиболее трудоемких функций является «Осуществление разработки и доведения производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов»

Таблица 5

№ п/п	Наименование операций	Исполнители
		Зам. ген. директора по общим вопросам	Канцелярия	Начальник канцелярии	Бюро приема, контроля и выпуска документов	Бюро обработки информации	Группа изменения и учета технической документации
1.	Анализ объемов производства и сбыта продукции за прошедший период и выявление резервов
2.	Анализ портфеля заказов на предстоящий период
3.	Расчет производственной мощности и разработка баланса производственных мощностей
4.	Доведение задания до основных цехов производств предприятия
5.	Доведение задания до подразделений вспомогательного производства предприятия

Условные обозначения для данной таблицы:

- исходная информация; - передача информации;

- анализ; - согласование; -принятие решения: - утверждение.

Из оперограммы видно, что в основном все операции выполняет бюро обработки информации.

Далее построим органиграмму (Таблица 6), которая будет отражать степень участия канцелярии, в выполнении функций. Для построения органиграммы обратимся к рисунку Рис.1. «Схема оргструктуры подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организации».

Таблица 6.

			Функции*
№		Исполнители		1	2	3	4	5	6	7
1		Зам. ген. директора по общим вопросам (1 чел)		+	-	-	+	+	-	-
2		Начальник канцелярии (1 чел)		+	+	+	+	+	-	-
3		Бюро приема, контроля и выпуска документов (2 чел)		-	-	+	-	-	+	+
4		Бюро обработки информации (3 чел)		+	+	-	+	+	+	-
5		Группа изменения и учета технической документации (2 чел)		+	-	+	+	-	-	-

Функции*

1) осуществить разработку и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов

2) разработать оперативные графики выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям

3) разработать оперативные задания цехам на изготовление и сдачу продукции, осуществить контроль за межцеховыми передачами заготовок, деталей, узлов

4) обеспечить оперативный контроль за ходом производства, выполнением работ по внутризаводской кооперации

5) осуществить организацию и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно-хозяйственной деятельности предприятия

6) составить совместно с бухгалтерией документацию, отчеты по итогам деятельности предприятия

7) обеспечить предоставление необходимых обобщающих материалов и справок по результатам анализа производственно-хозяйственной деятельности предприятия