2.2. Системный анализ состояния объекта управления.

Для анализа объекта управления делопроизводственного обеспечения рассмотрим показатели, характеризующие ее деятельность, представленные в Таблице 2.

Таблица 2

Показатели	Ед. изм.		План			Факт
Подсистема делопроизводственного обеспечение системы управления
Степень унификации документов		%		65	68
Удельный вес документов с ограниченным доступом		%		10	8,7
Затраты времени на подготовку служебной и деловой документации		Час.		220	256
Уровень централизации делопроизводства		В долях единицы		0,65	0,59
Уровень механизации и автоматизации делопроизводства		В долях единицы		0,85	0,82
Своевременность подготовки документов		%		100	91
Масштаб делопроизводственной работы		Документов в год		12000	12132
Степень охвата делопроизводственным обеспечением системы управления		В долях единицы		0,95	0,84
Степень соблюдения требований документации		%		100	94

На основании данных, представленных в таблице, можно сделать следующие выводы:

1) Унифицировано документов на 3% больше, чем по факту, это означает, что отдел справляется с потоком документов:

2) Удельный вес документов с ограниченным доступом фактически на 1,3% меньше чем по плану, что может означать утечку информации или делегирование обработки документации одним отделом другому;

3) Затраты по времени на подготовку служебной и деловой документации больше на 36 часов чем по плану так же указывают на делегирование полномочий, например осуществление организации и руководства работой по комплексному, экономическому анализу производственно – хозяйственной деятельности предприятия можно поручить планово – экономическому отделу а не канцелярии;

4) Уровень централизации делопроизводства на 6 единиц ниже, так как возможно менее автоматизирован, чем необходимо, о чем и говорит показатель уровня механизации и автоматизации делопроизводства, который на 3 единицы ниже планового;

5) Своевременность подготовки документов на 9% ниже, так как, скорее всего процесс не автоматизирован, степень соблюдения требований документов не стопроцентная, скорее из-за нехватки знаний и не квалифицированности специалистов отдела. Отсюда малая степень охвата делопроизводственным обеспечением системы управления – ниже на 11 единиц;

6) Масштаб делопроизводственной работы увеличился на 132 док. в год;

7) Степень соблюдения требований документации снизилась на 94%;

Из сравнительного экономического анализа, можно сделать вывод о том, что необходимо:

- повысить квалификацию кадров

- строго регламентировать обязанности канцелярии

- автоматизировать обработку документов.