Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Институт управления и предпринимательства в социальной сфере

Кафедра управления персоналом

Специальность: «Управление персоналом»

Форма обучения: очно-заочная

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

“Основы управления персоналом”

на тему:

«Разработка организационного проекта подсистемы хозяйственного обеспечения системы управления организации»

Исполнитель:

Студент 5 курса 2 группы

Носкова М.А.

Руководитель проекта: Каштанова Е.В

Москва-2015г.

Оглавление

Введение…………………………………………………………………..………..3

1.Теоретическая часть.

1.1 Роль и место исследуемой подсистемы в системе управления организации................................................................................................................6

2. Аналитическая часть.

Технико-экономическое обоснование необходимости функциональной подсистемы управления материально-техническим снабжением системы управления организации на примере ОАО «Прогресс»……………………....13

2.1 Общая характеристика предприятия.................................................................13

2.2 Системный анализ состояния объекта управления........................................18

2.3 Системный анализ состояния субъекта управления......................................20

2.4 Выводы из проделанного анализа......................................................................27

2.5 Разработка задания на орг. проектирование....................................................27

2.6 Цели и критерии совершенствования подсистемы....................................... 30

3.Проектная часть......................................................................................................31

4.Внедрение организационного проекта................................................................37

Заключение................................................................................................................39

Список использованной литературы......................................................................42

Введение

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность и в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Усовершенствованию документационного обеспечения управления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников кадровых служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления предприятия. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать ее эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Предметом настоящего исследования является процесс документирования (документационного обеспечения) отдела канцелярии современного российского предприятия.

Цель курсовой работы – разработка организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения управления организации.

Задачи курсовой работы:

-дать краткую характеристику предприятия и перспективы его развития;

-провести системный анализ состояния объекта и субъекта управления;

-разработать задания на оргпроетирование;

-разработка оргпроекта;

-обосновать социально-экономическую эффективность оргпроекта;

-разработка плана-графика внедрения оргпроекта.

1. Теоретическая часть.

1.1. Роль и место исследуемой подсистемы в системе управления организацией.

Специфичность документационного обеспечения управления организации в современных условиях заключается в создании и обработке все возрастающего объема документов и значительных трудовых затрат при дефиците подготовленного персонала. Указанные ограничения влияют на темп внедрения прогрессивных методов и средств обработки организационно-распорядительных документов и в значительной мере объясняют актуальность самой проблемы документационного обеспечения.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

техническая, технологическая – методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

деловая – прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Организационно-распорядительные функции в управлении реализуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов (устав, положение, учредительный договор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В организации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций – организации, планирования, мотивации, контроля и координации – необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

-информационную – являются источником и носителем информации;

-управленческую – позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;

-правовую – служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;

-коммуникативную – помогают организовать обмен информацией и общение;

-учетную – накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

-социальную – характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

-культурную – являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;

-историческую – являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы – это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

своевременная обработка поступающей кадровой документации;

регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

контроль за исполнением требований документов;

размножение документов по кадровым вопросам и др.

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

– сбор и обработку документной информации;

– подготовка решения;

– принятие и документирование решения;

– доведение решения до исполнителей;

– исполнение решения;

– контроль исполнения;

– сбор информации об исполнении;

– передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;

– хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:

– распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;

– создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.