5.2. Подготовка и проведения дипломатических приемов Организация приемов

Каждый из приемов состоит из двух частей. Первая - встреча, приветствие и сбор гостей, частные и общие разговоры, предварительное ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитивы (напитки для утоления жажды). Вторая - банкет за столом с полным обслуживанием, или фуршет.

Для проведения приемов и банкетов необходимо иметь два смежных зала: один - для приема и сбора гостей, другой - для банкета.

В зале для приема и сбора гостей (его называют еще аванзалом) ставят несколько кресел, круглый столик, на который кладут сигареты (в пачках или сигаретницях), спички, сигары в коробках, ножницы для срезания концов сигар, пепельницы, ставят канделябры с зажженными свечами. Помещения украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах.

Для ознакомления гостей с их местами за столом в аванзалі на видном месте ставят уменьшенный макет основного стола, на котором размещают карточки с указанными фамилией, именем и отчеством каждого гостя в том порядке, который соответствует местам за банкетным столом. В центре стола кладут стрелку, которая показывает направление, в котором расположен стол и последовательность размещения мест, начиная от входной двери.

Если пир одновременно проводится в нескольких залах, в каждом из которых есть по несколько столов, рекомендуется другая система предварительного ознакомления гостей с их местами. В аванзалі на стенде, размещенном на видном месте, вывешивают список участников приема, указывают фамилию, имя и отчество каждого из них, номер зала или его название, номер стола и места. Здесь же на стенде гости смогут ознакомиться со схемой расположения банкетных залов, столов в каждом из них и номерами своих мест.

Перед приглашением гостей до банкетного зала в аванзалі им предлагают аперитивы для утоления жажды и возбуждения аппетита. Из безалкогольных напитков предлагают соки, минеральные воды, газированную воду или охлажденную воду со льдом. Сладкую воду не подают, потому что она снижает аппетит.

Лучшими соками для аперитива считают лимонный, грейпфрутовый, гранатовый, виноградный (из несладких сортов винограда). С вино-водочных напитков как аперитив предлагают вермут (считается, между прочим, лучшим напитком для аперитива), шампанское (сухое или полусухое), природные натуральные вина - белое или красное, а также коньяк и водку.

Различают три вида аперитива: одинарный, комбинированный и смешанный. Одинарным называется аперитив, который имеет только один вид напитка, например, только вермут или шампанское. Комбинированный - два и более видов напитков, разлитых в рюмки, бокалы, в частности, вино, коньяк или водка. Смешанные аперитивы - это специально приготовленные смеси различных напитков, например, несладкие коктейли.

Аперитивы подают гостям на небольших подносах, накрытых салфетками. Часто к ним как закуску предлагают нарезанный дольками лимон, маслины, миндаль или другие орешки. Нередко под конец приема гостям подают коктейль или аперитив, а потом кофе.

Этикет приглашение и отказ от него

На прием с рассаживанием список приглашенных готовят заранее, что объясняется необходимостью составить план размещения гостей за столом.

На официальные дипломатические приемы гостям направляют соответствующие приглашения, которые могут быть полностью или частично напечатанными. Для менее официальных мероприятий допускается отправка приглашений, полностью написанных от руки. Независимо от вида приглашения всегда пишется от третьего лица. Официальный протокол считает возможным передать его по телефону или телеграфом.

Приглашения на официальные мероприятия всегда печатаются на белоснежном ("off white") бумаге черной краской. В последнее время при изготовлении пригласительных среди всех стилей написания букв преимущество предоставляется рукописном стиля.

Полностью напечатаны приглашение используют для особых мероприятий - очень больших или формальных, официальных приемов. Считается, что такие приглашения демонстрируют особое уважение к приглашенных (они же являются и самыми дорогими). В полностью напечатано приглашение от руки вписывается только имя гостя и, при необходимости, его жены.

Если хозяином приема является высокая официальное лицо (глава государства, премьер-министр, спикер парламента, посол государства и т.д.), приглашение может иметь вверху изображения герба страны или же печать офиса должностного лица (например, премьер-министра). Существует практика, согласно которой на приглашениях на мероприятия, происходящие на государственном уровне, используется изображение государственного герба, печати офиса должностного лица, выполненные золотой краской, а на приглашениях на рабочие завтраки, ланчи, другие менее официальные мероприятия - некольорове выпуклое изображение герба или печати. Все приглашение от имени президента страны имеют золотое изображение государственного герба или же президентской печати.

Частично печатные приглашения могут использоваться для любого вида принятия, с любой возможности и для любой даты и времени. Приглашение такого рода могут направляться для ланчей, чая, коктейлей и т.д.

Частично печатные приглашение дешевле, чем печатные полностью, и поэтому они активно используются лицами и учреждениями, которые часто организуют различные протокольные мероприятия. Необходимая информация (вид приема, дата, день, время и место проведения) вписывается от руки черными чернилами согласно конкретного мероприятия.

Существуют общие требования к приглашений всех видов. Если мероприятие устраивается в честь определенной официального лица, высокого гостя или же на праздновании национального праздника, соответствующая информация указывается вверху на приглашении или же, если допускает размер, в самом тексте. В том случае, когда соответствующая фраза очень длинная, печатается отдельная карточка, которая прикрепляется к приглашению.

Приглашение, которое направляется почетному гостю, не объясняет причину запада, а содержит надпись "Remind" или "Pour Memoire" (P. M.).

Обычно, все приглашения, в частности приглашение на прием с рассадкой гостей, обязательно в левом нижнем углу содержат буквы R. S. V. Г. - просьба ответить. Ниже возможно уточнение - "Regrets only" - сообщить только в случае невозможности присутствовать. Такая просьба отсутствует на приглашении, что направляется почетному гостю, с которым обязательно достигается предварительная договоренность о его присутствии, и таким образом приглашение в таком случае является напоминанием о мероприятии. Если ответ ожидается по телефону, его номер пишется под просьбой дать ответ.

В приглашении, как правило, указывается форма одежды, предусмотренная для конкретного мероприятия. Это может быть:

- повседневная одежда. Такая форма определяется словами: "informai", "tenue de ville", "undress" (характерно для Великобритании);

- смокинг. В дипломатическом и официальном протоколе для такой формы используется определение "black tie". Возможно также, для напівформальних мероприятий, "dinner dress", "tuxedo";

- фрак. В приглашениях такая форма определяется как "white tie". Возможно также "tenue de soire", "evening dress", "украшения" и просто "tails".

Если в приглашении форму одежды не указан, считается, что в таком случае организаторы предусматривают неформальный, повседневная одежда. В такой ситуации следует уточнить форму одежды накануне приема.

Приглашение на прием могут быть переданы по телефону. Как только получается согласие на приглашение по телефону, сразу же направляется соответствующее напечатано или написанное от руки напоминание. Может быть оно направлено также и телеграфом. Приглашения на официальные мероприятия, переданные по телеграфу, дублируются напечатанными. Ответ на приглашение такого рода дается также телеграфом или по телефону.

Приглашение на прием рассылаются заранее. Минимальный срок - за неделю до проведения мероприятия. Правда, такая рассылка может привести к нежелательным последствиям - многочисленных отказов в связи с тем, что ранее уже были приняты приглашение на те или иные мероприятия, оскорбления со стороны некоторых приглашаемых, которые могут подумать, что о них вспомнили в последний момент, когда некто, кого пригласили ранее, отказался прийти.

Оптимальное время рассылки приглашений - за две-три недели, в случае организации особо важного мероприятия - за четыре недели.

В зависимости от конкретных обстоятельств приглашения направляются с курьером, реже почтой (высоким должностным лицам, выдающимся деятелям рекомендуется всегда передавать с курьером).

Во всех случаях, когда в приглашении есть буквы К. в. V. Г. или слова "просьба ответить", необходимо как можно скорее дать ответ о моясливість или невозможности присутствовать. Как заведено, ответ дается в течение 1-2 дней после получения приглашения. Если лицо, которое приглашают, не уверена в том, сможет ли она присутствовать, лучше отказаться сразу, чем сделать это в последний момент. Задержка ответа на приглашение ставит организаторов в сложное положение, потому что они не могут принять решения относительно рассадки за столом, а также не могут пригласить кого другого. Это и заставляет организаторов напоминать о необходимости дать ответ. Вообще же не ответить на приглашение - серьезная ошибка.

Если супруги отказывается от приглашения через отсутствие мужа или жены в городе или в связи с получением раньше другого приглашения для одного из них, он или она должен сообщить об этом организаторам, и тогда возможно приглашение одному - тому, кто свободен на время приглашения.

Считается абсолютно приемлемым как для мужчины так и для женщины ответить согласием на приглашение, направленное для обоих, и самому/самой прийти на коктейль, обед-буфет, "а-ля фуршет", если это является желательным и когда на его или ее присутствие рассчитывают организаторы.

На приглашения, которые поступают от имени главы государства, необходимо дать ответ в течение 24 часов с момента его получения. На приглашение, переданное по телеграфу, следует ответить немедленно также по телеграфу или по телефону. Существует лишь несколько ситуаций, когда возможен отказ принять приглашение от имени главы государства. Это - смерть члена семьи, болезнь приглашенного, свадьбы члена семьи, отсутствие приглашенного в столице, в стране в день проведения соответствующего мероприятия.

Более правильным считается ответить на приглашение письмом или открыткой, чем отправлять визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет о официальное приглашение.

Ответ на приглашение пишется от руки черными чернилами на белой бумаге, размер которого примерно такой, как размер приглашение. Ответ дается от третьего лица. Приглашение на прием с рассаживанием направляется каждому персонально и старшинство гостей определяется согласно рангу каждого, поэтому направлять на официальный завтрак, обед, ланч вместо себя другого человека не разрешается. Такая замена возможна только с согласия организаторов.

Важным моментом в протоколе и этикете приглашений на официальные дипломатические приемы является вопрос о возможности или невозможности просьба отправить приглашение. Считается недопустимым просить приглашение для себя на никакие меры. Официальное лицо может попросить приглашение для коллеги или же для лица, которая занимает более высокую должность. Дипломатический работник может в случае, если его коллега или высшее официальное лицо из его страны проезжает через столицу на место новой аккредитации, попросить своих коллег из дипломатического корпуса включить гостя в список на официальные или дипломатические меры, на которые список приглашенных не имеет ограничений.