6. Организационные формы в связях с общественностью

Наиболее распространенными организационными формами PR деятельности являются:

1) Независимый PR консультант

2) Корпоративный PR консультант

3) Корпоративные PR отделы

4) Независимые PR агентства/сеть агентств (региональные, федеральные, международные)

5) Профессиональные PR ассоциации (федеральные, международные).

Организация деятельности PR предполагает выбор между использованием собственных специалистов/подразделений и/или внешних консультантов.

Внешнее консультирование предпочтительно в следующих случаях:

1. Работы немного и она проводится эпизодически, что делает найм постоянного сотрудника на полный рабочий день невыгодным.

2. В работе предполагается «пиковая» загрузка и периоды отсутствия загрузки в связи с запусками новых продуктов, сезонными факторами, выставками.

3. Необходимость временной замены штатного сотрудника или помощи ему в «пиковые» периоды.

4. Внешний консультант располагает специфическим опытом, которого нет у штатной группы.

5. Организация срочно нуждается в медиа-контактах после перемещения в новый географический район.

6. Организация сильно политизирована и советы внутренних специалистов ассоциируются с одной из заинтересованных сторон, а потому необъективны.

7. Функции, права и обязанности пресс-секретаря

Первым основополагающим для любого демократического государства элементом является право общества на получение достоверной информации. Трудно сказать, кто больше заинтересован в установлении партнерских и дружеских отношений. С одной стороны, журналисты ежедневно нуждаются в официальной информации. С другой, организации, фирмы стремятся к установлению прочных связей со СМИ («четвертой властью»), которая не только информирует массовую аудиторию, но и серьезным образом влияет на формирование общественного мнения, создает определенное настроение в массах. Регулированием взаимодействия этих двух сторон и занимается пресс-секретарь. Проще говоря пресс-секретарь отвечает в организации за работу со СМИ.

Обычно пресс-секретарю вменяются следующие обязанности:

- оперативно распространять официальную информацию о деятельности организации в СМИ и на интернет-сайте;

- организовывать поддержку со стороны СМИ политических, социальных, экономических инициатив, программ и проектов организации, формируя тем самым общественное мнение о ее деятельности;

- изучать материалы прессы с целью информирования руководства о позиции СМИ в отношении деятельности организации, систематически готовить обзоры местной прессы, по заданию руководства – мониторинг СМИ;

- отслеживать сообщения в СМИ и принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, организовывать выступления с соответствующими опровержениями или комментариями, отвечать на запросы СМИ, предоставлять им комплексные информационные услуги;

- заниматься подготовкой поздравительных текстов для городских и областных структур власти, профессиональных сообществ, коллективов предприятий, и т.п.

- составлять фотоотчеты о проведенных PR - мероприятиях;

- оказывать помощь в подготовке текстов, фотографий и макетов информационных стендов, посвященных деятельности организации; 

Для наиболее эффективного исполнения должностных обязанностей пресс-секретарь наделяется определенными управленческими полномочиями:

- запрашивать и получать необходимые аналитические, информационные и справочные материалы от руководителей структурных подразделений;

- использовать имеющиеся в организации системы связи и коммуникации;

- вносить предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности организации;

- по согласованию с руководством, привлекать к работе на договорной основе специалистов из творческой среды. 

Исходя из очерченных круга прав и обязанностей пресс-секретаря, понятно, что он может претендовать на роль сотрудника, единолично реализующего информационную политику организации, заданную руководством. При этом, важную роль играет личность специалиста, отвечающего за связь со СМИ. От его коммуникабельности, дружеских отношений, умения ненавязчиво преподнести свою точку зрению зависит, сформируется ли позитивный образ фирмы и ее руководства у журналистов и, соответственно, у населения. 

Несмотря на различия между пресс- службами государственных и бизнес структур, главные принципы их деятельности должны соблюдаться в работе каждой из них:

1) принцип системности, который заключается в системе успешно апробированных приемов, методов и процедур взаимодействия с общественностью;

2) принцип мобильности – способности структуры адаптироваться к изменяющимся условиям деятельности, корректировать свою работу;

3) принцип адекватности – соответствия структуры PR-службы поставленным перед организацией задачам.