3. Рекомендации для повышения эффективности стратегии предприятия

3.1. Управление запасами с помощью автоматизации закупок

Большинство предприятий строят работу отдела снабжения по определенной функциональной схеме. Функции снабжения могут быть распределены различным образом между сотрудниками. Информация о необходимом сырье, материалах поступает из производственного подразделения и склада предприятия. С учетом текущего состояния товарных запасов и прогнозов потребления определяется объем закупки на ближайший период. Далее решается задача выбора поставщика продукции. При этом анализируется ценовая обстановка на рынке. Среди альтернативных поставщиков выбирается наиболее выгодный.

Решаются оперативные вопросы с поставщиками, соблюдения сроков поставки, номенклатуры. Возлагаются функции по работе с таможней по приемке грузов от иностранных партнеров.

Цель службы снабжения состоит в обеспечении предприятия необходимым сырьем и материалами к требуемому сроку в указанном количестве с максимально выгодными для предприятия условиями. Достигнуть этой цели можно на основе применения различных методов и приемов работы персонала отдела. В задачи руководителя группы входит планомерное внедрение в практику повседневной деятельности отдела системных методов работы с поставщиками. Наиболее важные из них:

• организация и внедрение в деятельность сотрудников отдела методов и приемов исследования товарного рынка с целью снабжения предприятия на наиболее выгодных условиях;

• координация работы персонала отдела с поставщиками, обеспечение единых принципов работы сотрудников;

• взаимодействие с плановыми и производственными службами предприятия, своевременное выполнение заявок на приобретение товаров для различных производственных подразделений;

• организация работ по исследованию рыночных цен на закупаемое сырье, прогнозирование ценовой обстановки, анализ цен в регионах на сырье;

• организация сертификации поставляемого сырья и комплектующих; тестирование надежности  и  проверка соответствия требованиям производственного процесса;

• оценка деятельности сотрудников отдела по сбору и накоплению информации о товарном рынке закупаемого сырья и материалов;

• оценка альтернативных вариантов поставки закупаемого сырья и выбор наиболее выгодных поставщиков, подготовка материалов для тендерных закупочных комиссий;

• управление запасами - анализ текущего состояния товарных запасов, выработка правил и стратегий формирования товарных запасов, принятие оперативных решений о восполнении товарных запасов.

Каждую товарную группу курирует отдельный сотрудник отдела снабжения – менеджер. Цель работы менеджера состоит в обеспечении поставок сырья и материалов по курируемой товарной группе. Общая схема работы службы закупок сводится к следующему. На основании поступившей заявки на необходимое сырье, менеджер анализирует товарный рынок, определяет поставщика, подготавливает спецификации по закупаемому товару, оформляет договорные отношения с поставщиками. Менеджер составляет картотеки своих постоянных поставщиков курируемых товаров. Занимается периодическим сбором новых коммерческих предложений от поставщиков. Выясняет цены на товары, которые ему следует периодически закупать. Расширение списков альтернативных поставщиков происходит за счет постоянной рассылки запросов продавцам и производителям сырья и материалов. Менеджер ежедневно собирает информацию о состоянии товарного рынка по своей товарной группе.

Снабженец выполняет следующие основные функции:

• находит  поставщиков  требуемого  сырья на  рынке, информирует поставщика  о  технических параметрах требуемого сырья, выясняет условия поставки и цены, способы и сроки оплаты;

• принимает предложения альтернативных поставщиков;

• координирует взаиморасчеты с поставщиком, отслеживая состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

• собирает  коммерческие  предложения  поставщиков  по выполнению бартерных операций;

• подготавливает предложения по закупкам сырья на основе заявок, полученным из производственных служб предприятия или отдела продаж;

• подготавливает предложения по альтернативным закупкам и поставкам сырья, готовит обоснования выгодности закупки у конкретного поставщика.

Эти функции требуют большого количества временных затрат и рутинности работы, поэтому, их необходимо решать с помощью автоматизированных программных систем. Так как эффективность работы отдела снабжения напрямую влияет на финансовую деятельность предприятия. Автоматизация деятельности службы снабжения должна позволить выполнить следующее:

• обеспечить сотрудников компании актуальной информацией о потребностях производства в материалах, остатках на складах, ожидаемых моментах наступления дефицита;

• классификация материальных позиций по АВСXYZ, назначение правил управления запасами по группам;

• анализ условий поставки по контрагентам, выбор поставщика, определение точки заказа;

• формирование плана заказов поставщикам;

• распределение объемов закупок по результатам тендеров;

• система регулярного пересчета рейтингов;

• знаний полной цены поставки, приведенной к единой базе сравнения – условиям поставки.

Данная информационная система представляет достаточно существенное расширение базовой концепции MRP. Суть расширения заключается в том, что планируется потребность и ее моменты восполнения. Особенность системы, способность формировать объективные, основанных на множестве критериев рекомендации по определению конкретного источника восполнения этой потребности и точки заказа. Позволяет автоматизировать процедуры определения:

• конкретного поставщика, включая адрес его места нахождения;

• наилучшего способа доставки и типа транспортного средства;

• момента формирования заказа и объема заказа с учетом времени исполнения и доставки от конкретного поставщика, конкретным типом транспортного средства;

формировать электронный документ «плановый заказ поставщику», содержащего всю необходимую информацию для подготовки реального заказа, распечатки, отправки по электронной почте и так далее. Наличие в системе информации о текущих значениях рейтингов поставщиков. Рейтинг представляет собой интегральную оценку «предпочтительности» поставщика. Рейтинги регулярно пересчитываются по фактиче­ским данным поставок прошлых периодов, и включающих наряду с ценовыми критериями и множество других количественных и качественных показателей. Наличие в системе информации о результатах проведенных тендеров, на основании которых были определены доли поставщиков, выигравших тендер по поставке определенного сырья. Актуальные остатки сырья на складах импортируются из модуля «Управление материальными запасами». В зависимости от ситуации запасы в цехах производства могут быть учтены либо исключены из рассмотрения. Опыт показывает, что данные об остатках в производственных подразделениях учитывать не следует. На актуальные остатки накладывается прогноз потребностей и прогноз поступлений по существующим открытым заказам. В результате формируется прогноз изменения остатков на планируемый интервал, который предоставляется пользователю для анализа в табличной и графической формах. Выполняется расчет графика поставок на период планирования по дням и выбор оптимального поставщика. При этом используется нормативная информация:

• страховой запас;

• нормативная оборачиваемость;

• период доставки;

• количество оптимальной партии.

После сформированного плана графика поставок на период планирования происходит формирование планового заказа поставщику.

Экономический эффект от внедрения характеризуется следующими особенностями:

• повышение эффективности и прозрачности работы службы снабжения. Объективизация взаимоотношений с поставщиками;

• уменьшение вероятности возникновения дефицита по сырью;

• снижение трудоемкости планирования и формирования заказов поставщикам;

• возможность централизованного контроля и анализа закупочной логистики в случае территориально – распределительной ответственности за снабжение производства.