6 Оформлення пояснювальної записки

Пояснювальну записку до дипломного проекту оформляють у відповідності до вимог ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення та Стандарту підприємства (Загальні вимоги до виконання та оформлення текстових документів) Маріупольського механіко-металургійного коледжу ДВНЗ «ПДТУ», 2011 р.

Пояснювальна записка повинна бути надрукована на білому папері формату А4 (210297мм) стрічкою, чорнилами або тонером чорного кольору шрифт Times New Roman, розмір шрифту 14, міжрядковий інтервал 1-1,5. Заповнення основного надпису рукописним шрифтом не дозволяється.

Вписувати в текстові документи виготовлені машинописним способом окремі слова, формули, умовні позначки (рукописним способом), а також виконувати ілюстрації необхідно чорними чорнилами: пастою чи тушшю.

Абзаци у тексті починають відступом, що дорівнює п’ятьом ударам друкарської машинки (15-17 мм).

Друкарські помилки, описки і графічні неточності, знайдені у процесі виконання документа, допускається виправляти підчищенням чи зафарбовуванням «коректором» і нанесенням на те саме місце виправленого тексту машинним способом або чорними чорнилами, пастою чи тушшю від руки.

Пошкодження аркушів текстових документів, помарки і сліди не цілком видаленого попереднього тексту не допускаються.

Текст документа у разі необхідності поділяють на розділи і підрозділи. Структурні елементи «Зміст», «Перелік умовних позначень, символів, одиниць, скорочень і термінів», «Вступ», «Перелік використаних джерел» не нумерують, а їхні назви служать заголовками структурних елементів.

Розділи повинні мати порядкові номери у межах всього документа, позначені арабськими цифрами без крапки і записані посеред рядка. Підрозділи повинні мати нумерацію, розділену крапкою, у межах кожного розділу і записані з абзацного відступу. Розділи, як і підрозділи, можуть складатися з одного чи кількох пунктів.

Якщо документ не має підрозділів, то нумерація в ньому повинна складатися з номерів розділу і пункту, розділених крапкою. Наприкінці номера пункту крапку не ставлять. Якщо документ має підрозділи, то нумерація пунктів повинна бути у межах підрозділу і номер пункту повинен складатися з номерів розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками. Якщо розділ або підрозділ складається лише з одного підпункту, його також нумерують.

В середині пунктів або підпунктів можуть бути наведені переліки.

Перед кожною позицією переліку необхідно ставити дефіс або, у разі необхідності, посилання в тексті документа на один з переліків, малу літеру, після якої ставлять дужку, а запис починають з абзацного відступу.

Кожен пункт, підпункт і переліки записують з абзацного відступу.

Розділи, підрозділи повинні мати заголовки. Пункти, зазвичай, заголовків на мають. Заголовки необхідно писати з великої літери без крапки в кінці, не підкреслюючи. Перенесення слів у заголовках не допускається. Якщо заголовок складається з двох речень, їх відокремлюють крапкою. Заголовки структурних елементів і розділів необхідно розміщувати в середині рядка, заголовки підрозділів з абзацного відступу. Не допускається розміщувати найменування розділу, підрозділу, а також пункту і підпункту в нижній частині розділу, якщо після нього розміщено лише один рядок тексту.

Відстань між заголовком і текстом при виконанні документа машинописним способом має дорівнювати 3-4 інтервалам. Відстань між заголовками розділу і підрозділу – 2 інтервали.

Кожен розділ текстового документа рекомендовано починати з нового аркуша, сторінки. Допускається наявність підрозділів з нового аркуша.

Наприкінці текстового документа, починаючи з нової сторінки, наводять перелік джерел, на які посилаються в його основній частині. Заголовок «Перелік використаних джерел» записують посередині рядка з великої літери.

Бібліографічні описи у переліку посилань наводять у такому порядку, в якому вони вперше згадуються в тексті . Порядкові номери описів у переліку є посиланнями у тексті (номерні посилання), їх виконують відповідно до ГОСТ 7.32. Наприклад, [8, c.32]. Бібліографічні описи у переліку посилань наводять відповідно до чинних стандартів з бібліотечної та видавничої діяльності.

Наприклад:

Приклад – статті з журналу

1 Юрчишин В.М. Методика формування баз знань експертних систем для аналізу режимів роботи нафтових родовищ. - Івано-Франківськ. // Нафтогазова енергетика, 2007. - №1. – 22 с.

Приклад – книги

2 Корнеев С.Л. Программирование на языке Java. Справочник. Л.: Информационные технологии. Киев, 2008. – 701 с.

Приклад – стандарти

3 ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення.

Приклад – інтернет-посилання

4 http://en.wikipedia.org/wiki/Software

Нумерація сторінок документа і додатків, що входять до його складу, повинна бути наскрізною.

У тексті документа не дозволяється:

- застосовувати розмовні звороти, техніцизми, професіоналізми;

- застосовувати для одного й того ж поняття різні науково-технічні терміни, близькі за смислом (синоніми), а також іншомовні слова і терміни за наявності рівнозначних слів і термінів в українській мові;

- застосовувати довільні словотворення;

- застосовувати скорочення слів, крім встановлених правилами української орфографії, відповідними державними стандартами;

- скорочувати позначення фізичних величин, якщо вони використовуються без цифр, за винятком одиниць фізичних величин у головках і боковинах таблиць і у розшифруваннях буквених позначень, які входять до формул та рисунків.

Формули розміщують безпосередньо після тексту, де їх згадано, посередині рядка. Вище і нижче кожної формули або рівняння треба залишати не менше одного вільного рядка.

У формулах та рівняннях як символи слід використовувати позначення, встановлені відповідними державними стандартами. Пояснення символів і числових коефіцієнтів, що входять до формули, якщо вони не пояснені раніше у тексті, необхідно наводити безпосередньо під формулою.

Приклад: Густину кожного зразка р, кг/м³ обчислюють за формулою:

, кг/м³ (1)

де т – маса зразка, кг;

V – об’єм зразка, м³.

Формули, які йдуть одна за однією, і не розділені текстом, розділяють комою.

Переносити формули на наступний рядок допускається лише на знаках виконуваних операцій, при чому знак на початку наступного рядка повторюють. У разі переносу формули для знаку множення застосовують знак «х».

Формули в тексті основного документа у разі необхідності нумерують на рівні формули у крайньому правому положенні у круглих дужках. Одну формулу позначають –(1).

Посилання у тексті на порядкові номери формул дають у дужках, наприклад: «…у формулі (1)».

Допускається нумерація формул у межах розділу. У цьому разі номер формули складається з номера розділу і порядкового номера формули, розділених крапкою, наприклад: (3.1).

Порядок викладу в документах математичних рівнянь такий самий, як і формул.

Кількість ілюстрацій повинна бути достатньою для пояснення тексту, що викладається. Ілюстрації можуть бути розміщені як по тексту документа (якомога ближче до відповідних частин тексту), так і в кінці його. Ілюстрації повинні бути виконані відповідно до вимог стандартів ЄСКД. Ілюстрації, за винятком ілюстрацій додатків, необхідно нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією. Якщо рисунок один, то його позначають «Рисунок 1».

Ілюстрації кожного додатку позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатку. Наприклад, Рисунок А.3.

Допускається нумерувати ілюстрації у межах розділу. У цьому випадку номер ілюстрації складається з номерів розділу і порядкового номеру ілюстрації, розділених крапкою. Наприклад : Рисунок 1.1.

На всі ілюстрації повинні бути дані посилання, слід писати так: «…відповідно до рисунку 2» при наскрізній нумерації, «…відповідно до рисунку 1.2» при нумерації у межах розділу.

Ілюстрації, у разі необхідності, можуть мати назви і пояснювальні дані (підрисунковий текст). Слово «Рисунок» і назву розміщують після пояснювальних даних і розміщують таким чином: «Рисунок 1 – Деталі приладу».

Якщо ілюстрація не вміщується на одній сторінці, можна переносити її на інші сторінки, при цьому назву ілюстрації розміщують на першій сторінці, пояснювальні дані на кожній сторінці, і під ними зазначають: «Рисунок___, лист___».

Таблиці застосовують для кращої наочності і зручності порівняння показників. Назва таблиці, за її наявності, повинна відображати її зміст, бути точною, стислою. Назву слід розміщувати безпосередньо над таблицею. У разі переносу частини таблиці на ту саму або інші сторінки, назву розміщують лише на першій частині таблиці.

Цифровий матеріал зазвичай оформлюють у вигляді таблиць відповідно до рисунку 1.

Таблиця__________ -________________

номер (цифра) назва таблиці

Рисунок 1

Таблиці, за винятком додатків, слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією.

Таблиці кожного додатку позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатку ( «Таблиця В.1»).

Допускається нумерувати таблиці у межах розділу. У цьому випадку номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, розділених крапкою: «Таблиця 3.2».

На всі таблиці документа повинні бути наведені посилання у тексті документа, при посиланні слід писати слово « таблиця» із зазначенням її номера.

Заголовки граф і рядків таблиці слід писати з великої літери, а підзаголовки граф – з малої, якщо вони складають одне речення із заголовком, або з великої літери, якщо вони мають самостійне значення. Наприкінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки не ставлять. Заголовки і підзаголовки граф зазначаються в однині.

Горизонтальні і вертикальні лінії, що розмежовують рядки таблиці, допускається не проводить, якщо їхня відсутність не ускладнить користування таблицею.

Заголовки граф, зазвичай, записують паралельно до рядків таблиці. У разі необхідності допускається перпендикулярне розміщення заголовків граф. Голівка таблиці повинна бути відокремлена лінією від іншої частини таблиці.

Висота рядків таблиці повинна бути не менше 8мм.

Таблицю, залежно від її розміру, розміщують під текстом, у якому подано перше посилання на нього, або на наступній сторінці, а, у разі необхідності, у додатку до документа.

Допускається розміщувати таблицю вздовж довгого боку аркуша документа.

Якщо рядки чи графи таблиці виходять за межі формату аркуша, її розбивають на частини, розміщуючи одну під іншою або поруч і повторюючи в кожній частині голівку таблиці та її боковину. При розподілі таблиці на частини допускається її голівку чи боковину замінити відповідно номером граф і рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.

Слово «Таблиця» зазначають один раз ліворуч над першою частиною таблиці, над іншими частинами пишуть слова «Продовження таблиці» із зазначенням номера (позначення) таблиці.

Якщо наприкінці сторінки таблицю переривають і її продовження буде на наступній сторінці, в першій частині нижню горизонтальну лінію, яка обмежує таблицю, не проводять.

Графу «Номер за порядком» до таблиці включати не допускається.

Додатки оформлюють як продовження цього документа на подальших його аркушах або випускають у вигляді самостійного документа. У тексті документа на всі додатки повинні бути посилання. Розміщують додатки в порядку посилань на них у тексті. Кожний додаток необхідно починати з нової сторінки, із зазначенням зверху, посередині сторінки слова «Додаток» та його позначення, а під ним у дужках для обов’язкового додатку пишуть слово «обов’язковий», а для інформаційного – «рекомендований» або «довідковий».

Додаток повинен мати заголовок, який записують симетрично до тексту, з великої літери окремим рядком.

Додаток позначають великими літерами українського алфавіту, починаючи з літери А, за винятком Ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Х, Ь, Б, наприклад: додаток А, додаток Б тощо. Допускається позначення додатків літерами латинського алфавіту, за винятком літер І, О. У разі повного використання літер українського і латинського алфавіту допускається позначати додаток арабськими цифрами. Якщо в документі є лише один додаток, то його позначають «Додаток А».

Додатки, як правило, виконують на аркушах формату А4. Допускається оформлювати додатки на аркушах формату А3, А4х3, А4х4, А2 та А1 за ГОСТом 2.301- 68.

Додатки повинні мати спільну з іншою частиною документа наскрізну нумерацію сторінок.

Всі додатки повинні бути згадані у змісті документа (за наявності) із зазначенням їхніх номерів і заголовків.

Пояснювальна записка дипломного проекту повинна мати тверду палітурку (з паперу більш щільного ніж аркуші пояснювальної записки). Пояснювальну записку дипломного проекту необхідно прошити і проклеїти.

Отримавши з переплетення пояснювальну записку, студент наклеює на її обкладинку титульний знак (додаток Г).

Приклади оформлення різних сторінок пояснювальної записки наведено у додатках Д-З.