III этап. Превращение отчета в презентацию
Предположим, что необходимо подготовить слайды для сопровождения доклада или, наоборот, подготовить доклад для сопровождения презентации. Эти задачи можно быстро решить, выполнив обмен данными между Microsoft® PowerPoint и Microsoft® Word.
Microsoft® PowerPoint способен импортировать не только документы Microsoft® Word, но и файлы многих других форматов, например:
Microsoft® Write;
Harvard Graphics 2.3 и 3.0;
Freelance Graphics для MS-DOS;
Freelance Graphics 1.0-2.1 для Windows;
RTF;
неформатированный текст.
Вставка структуры Word
При импорте документа из Microsoft® Word для создания структуры в Microsoft® PowerPoint используются следующие элементы.
Стили: заголовки первого уровня станут названиями слайдов, заголовки второго уровня – текстом первого уровня и т. д., причём используются только абзацы, оформленные как заголовки, а весь остальной текст игнорируется.
Отступы абзацев: при отсутствии стилей в документе.
Символы табуляции: в начале абзацев неформатированных текстовых файлов.
Для вставки структуры из Microsoft® Word или другого приложения в открытую презентацию Microsoft® PowerPoint в меню Вставка выберите команду Слайды из структуры.
Быстрое создание заголовков
Если используемый документ Microsoft® Word не отформатирован или в нём не используются стандартные стили заголовков, можно воспользоваться режимом автоформата для применения стандартных стилей ко всему документу перед его импортом. Microsoft® PowerPoint может использовать эти стили для создания слайдов.
Вставка слайдов из другой презентации
В свою презентацию вы можете вставить готовые слайды из другой презентации или другого приложения. Для этого в меню Вставка выберите команду Слайды из файла и в открывшемся диалоговом окне выберите требуемый файл презентации, а затем понравившиеся вам слайды.
Создайте пустую презентацию, состоящую из титульного слайда с именем докладчика (можете использовать своё имя). Вставьте в вашу презентацию все слайды из Turizm.ppt (в ней всего два слайда) и сохраните её с именем Rest.ppt.
Экспорт презентации в Word
Можно производить и обратные действия, а именно, экспортировать презентацию в документ Microsoft® Word. Для этого в меню Файл выберите команду Отправить, затем подкоманду Microsoft® Word (рис. 32). Эта команда позволяет:
экспортировать презентацию целиком, в том числе изображения слайдов и страницы заметок;
экспортировать только изображения слайдов с пустыми строками для заметок;
экспортировать только структуру презентации, причём название каждого слайда преобразуется в заголовок первого уровня.
Р
ис.
32. Диалоговое
окно экспорта слайдов
Экспортируйте созданную в упражнении 21 презентацию Rest.ppt в документ Microsoft® Word в двух вариантах: в качестве структуры и в качестве слайдов с заметками.
Информация к сведению
Если вы разрабатываете материал для какой-либо выставки или приёма, тогда для более широкого распространения можно использовать автозапускаемую презентацию. Такие презентации запускаются в подходящих местах, например, на торговом терминале или выставочном стенде и не требуют какого-нибудь сопровождения.
В интерактивной презентации зрители самостоятельно листают слайды с помощью мыши или клавиатуры. В автоматической презентации смена слайдов происходит в соответствии с длительностью показа, заданного для каждого отдельного слайда. Кроме того, вы можете защитить презентацию от нежелательных действий, поскольку в автоматической презентации не предусматривается диалог со зрителями.
В интерактивной презентации зрители получают доступ к клавиатуре и мыши, при этом они могут влиять на показ слайдов. В такой презентации существует вероятность, что кто-либо из присутствующих остановит её или даже перезагрузит компьютер. Чтобы уменьшить риск, уберите клавиатуру, но оставьте мышь, с помощью которой можно переключать слайды. Кроме того, для улучшения защиты в меню Сервис выберите команду Параметры, затем на вкладке «Вид» в группе «Показ слайдов» снимите флажки «Контекстное меню при щелчке правой кнопкой мыши» и «Показывать кнопку контекстного меню».
Для одновременного запуска презентации на одном или нескольких удалённых компьютерах можно воспользоваться средствами проведения электронной конференции. Эти компьютеры должны быть оснащены модемами или иметь подключение к локальной сети или Internet, причём они могут находиться на значительном расстоянии друг от друга.