11Общая характеристика и основные методы планирования потребности в персонале

персонал, или кадры - это основной штатный состав работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно-хозяйственные функции. Он характеризуется прежде всего численностью, структурой, рассматриваемыми как в статике, так и в динамике, профессиональной пригодностью, компетентностью.

Численность персонала определяется характером, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому персонал более объективно характеризуется списочной (фактической) численностью, т.е. числом сотрудников, которые официально работают в организации в данный момент.

Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации. Управлять персоналом означает планировать, организовывать, осуществлять мотивацию и контроль над формированием, распределением, перераспределением и использованием кадров. Кадровая работа включает в себя следующие элементы:

- подбор и расстановка кадров;

- обучение и развитие кадров;

- компенсацию за выполненную работу;

- создание условий на рабочем месте;

12 Документационное обеспечение управления персоналом

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

—

документирование по кадровым вопросам; —

обработка поступающей и передаваемой документации; —

доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом; —

регистрация, учет и хранение документов по личному со ставу; —

формирование дел в соответствии с их номенклатурой, ут вержденной для данной организации; —

копирование и размножение документов по кадровым во просам; —

контроль исполнения документов по личному составу; —

передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

Системы документов в управлении персоналом

В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем: —

организационную документацию (устав, положение, пра вила, инструкции); —

распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение); —

справочно-информационную документацию (письмо, до кладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.); —

документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная

карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

— документацию по обращениям граждан;

плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);