7.2.1. Особенности оценки эффективности систем электронного документооборота
Особенность оценки эффективности систем электронного документооборота состоит в том, что при их внедрении основной упор делается на автоматизацию деятельности предприятия и упускается тот факт, что за счет достижения оптимального сочетания средств хранения и передачи данных возможно получить существенный экономический эффект, так как именно затраты на различные технические компоненты и работы, в конечном итоге, определяют стоимость создания или внедрения систем электронного документооборота.
Однако при внедрении систем в корпорациях учитывается количество пользователей системы и примерное количество проходящих через них документов. Основной целью внедрения является эффективное функционирование системы электронного документооборота. Однако стоимость затрат также имеет немаловажное значение. От того, насколько точно будут определены потребности организации в конкретных средствах хранения и передачи информации, зависит и сама техническая база и, соответственно, затраты на внедрение. Не секрет, что потоки информации на различных участках корпорации могут существенно различаться. На одном участке достаточно и экономически целесообразно установить локальную сеть с пропускной способностью 100 Мбит/с, на другом участке необходимо продолжить оптоволоконный канал связи с пропускной способность 1 Гбит/с. Без учета потребности каждого структурного элемента корпорации не представляется возможным определить оптимальное соотношение технических средств передачи и хранения информации. Таким образом, данная область представляется перспективной и интересной для исследования.
Задача состоит в нахождении максимально эффективных по определенному критерию путей движения документов как внутри корпорации, так и при контакте с внешними объектами.
Таким образом, в первую очередь следует определить композитный критерий, поскольку именно от него будут зависеть показатели эффективности. Необходимо, чтобы данный критерий был по возможности обобщающим и не противоречил общим целям функционирования системы управления.
Рассмотрим, какие варианты решений используются при выборе композитного критерия. Первый вариант состоит в максимизации общей скорости работы системы, под которой понимается время реакции на запрос. Она включает время передачи запроса в узел, в котором хранится требуемый документ, время поиска документа в этом узле и формирования ответа, а также время обратной передачи ответа. При таком подходе допускается управлять такими параметрами, как тактовая частота процессора, объем оперативной памяти, объем и скорость доступа к запоминающим устройствам, скорость передачи информации по Сети и т. д., т. е. изменение физической структуры технической базы. При данном подходе целевая функция F1 будет выглядеть следующим образом:
где t(xi) — время реакции на запрос х j-го документа.
Второй вариант состоит в следующем: в основу оптимизации предлагается положить критерий, минимизирующий документопотоки, т. е. минимизируются затраты на передачу документов между структурными элементами системы по каналам связи. Следует заметить, что данный подход не учитывает стоимость хранения документов. Данный подход можно выразить следующим образом:
где m — количество документов в системе документооборота; n — количество структурных элементов в корпорации;
Сj (xj , х.i+1) — стоимость передачи j-гo документа из i-го структурного элемента в элемент i +1.
В качестве примера можно привести ситуацию, когда документ на каждом участке системы дублируется, соответственно, стоимость передачи документа при каждом новом запросе с одного участка системы на другой минимальна, но при этом резко возрастает стоимость хранения информации, что понижает общую эффективность такой системы. Еще одним отрицательным фактором в данном варианте является то, что при его использовании резко возрастает стоимость обновления и корректировки документов, так как при изменении придется выискивать все источники хранения данной информации и вносить в них изменения. Также в данном случае резко возрастает вероятность потери какого-либо хранилища информации (особенно если хранилища информации разнесены территориально), в результате чего пользователям будет предоставлена недостоверная информация и организация может понести значительные убытки.
Третий вариант состоит в минимизации затрат на корректировку и обновление документов. При высокой степени изменчивости информации данный вариант приводит к значительному уменьшению количества копий, но следует отметить, что уменьшение объемов хранимой информации за счет ликвидации ее дублирования имеет свои отрицательные стороны, так как данное уменьшение приводит к резкому увеличению документопотоков информации, передаваемой между различными участками системы, что вызывает увеличение времени исполнения операций и стоимости поиска информации из-за необходимости обращения именно к тем хранилищам, где находятся запрашиваемые документы. Однако, если хранилища информации территориально разделены, то время и стоимость передачи могут значительно превысить экономию от уменьшения объемов хранимой информации. Еще одним отрицательным моментом является то, что такой вариант значительно снижает показатели надежности системы электронного документооборота. Данный подход можно выразить следующим образом:
где с — стоимость корректировки х.-го документа; и — стоимость обновления х.-го документа; т — количество документов в системе кругооборота.
Четвертый вариант, в отличие от предыдущего, состоит в минимизации объемов документов, хранящихся в системе электронного документооборота. Оптимизация по данному признаку ведет к снижению непериодических затрат на хранение документов, а также затрат на их обновление, поскольку минимизация дублирования документов приводит к снижению затрат на внесение изменений во все хранилища информации, а также значительно увеличивается быстродействие поиска документа в рамках одного узла. Однако уменьшение объемов информации за счет ликвидации ее дублирования имеет и свои отрицательные стороны, описанные во втором варианте. Данный вариант можно выразить следующим образом:
где V.— объем i-го документа;
m — количество документов в системе документооборота в корпорации.
В результате проведенного анализа вариантов выбора комплексного критерия можно сделать вывод, что ни один из вышеперечисленных вариантов не может быть применен в "чистом виде". Оптимальность системы электронного документооборота может быть достигнута только путем сочетания нескольких перечисленных вариантов.
При оптимизации передачи и хранения документов по определенным критериям наиболее целесообразно использовать какой-либо композитный показатель, включающий в себя несколько критериев, в качестве которого предлагается использовать интегральный экономический критерий, минимизирующий сумму затрат на хранение, передачу и обновление документов.
Следует отметить, что наряду со стоимостью хранения и передачи информации существует также важный критерий — время передачи информации, который выходит на первый план в настоящий момент в некоторых типах корпоративных систем — например, инвестиционных компаниях, где все решают минуты или секунды и для принятия правильного решения необходимо обладание всем спектром информации как можно скорее. Для корпорации в широком смысле этого слова данный критерий не является главным и может выступать в качестве ограничения; на первом плане выступает экономический критерий.
В некоторых корпорациях время передачи информации также может выступать в качестве ограничения, так как возможно выделить определенные циклы в течение банковского дня. Так, например, передача данных, связанных с текущими платежами клиентом банка, происходит в течение определенных заданных периодов — рейсов. Передача внутренней документации между структурными подразделениями различных уровней также регламентирована (внутренними инструкциями и распоряжениями) и происходит в течение определенного промежутка времени, передача информации за меньший период времени не приводит к росту эффективности работы корпоративной системы.
Интегральный экономический критерий (Sint) должен стремиться к минимуму:
где Sxp — стоимость хранения информации; Sпер — стоимость передачи информации; So6н — стоимость обновления информации.
При этом постановку задачи оптимизации передачи данных в соответствии с принятым критерием можно произвести в терминах метода целочисленного программирования.