7. Анализ материальных ресурсов

7.1. Информационная и методическая база анализа материальных ценностей

Главным условием функционирования бюджетных учреждений является их полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование.

В условиях экономического кризиса и под влиянием инфляционных процессов, в связи с нехваткой бюджетных средств перед большинством бюджетных учреждений стоит задача, связанная с обеспечением их материальными ценностями, необходимыми для нормальной деятельности учреждений.

Целью данной лекции является изучение организации и методики проведения анализа материалов на примере территориального медицинского объединения (ТМО), которое включает центральную районную больницу и амбулаторно-акушерские пункты.

В процессе осуществления своей деятельности ТМО систематически приобретает и расходует различные материальные ценности.

Под материальными ценностями понимают вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции (оказываемых услуг).

Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.

Но в то же время материалы в бюджетных учреждениях, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной их деятельности, надлежащего качества оказываемых услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы.

В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений непроизводственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большего количества материалов) или интенсивным путем (более экономным использованием имеющихся ресурсов).

Наиболее приемлемым и эффективным, особенно в условиях дефицита бюджетных ресурсов, является второй путь. Но при этом следует учитывать, что все издержки отраслей непроизводственной сферы можно разделить на две группы:

• затраты материалов, которые используются в процессе производства услуг и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них и повышения качества обслуживания (канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы и т.д.);

• затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).

С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества лечения больных. Более широкие границы экономии материальных ресурсов, которые используются работниками ТМО в процессе своей трудовой деятельности, возможны по таким видам, как топливо, электроэнергия, хозяйственный инвентарь и др. Здесь допустимо снижение их удельного расхода без ухудшения качества услуг.

При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

• оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;

• характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;

• изучение состояния запасов материальных ценностей;

• определение полноты и рациональности использования материалов;

• выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;

• поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.

В работе по анализу, осуществляемому непосредственно в самом учреждении, ведущая роль принадлежит бухгалтерам и экономистам.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.

При проведении детального анализа хозяйственной деятельности учреждения по результатам работы за год широко применяются соответствующие источники информации:

1) баланс исполнения сметы расходов;

2) отчет об исполнении сметы расходов;

3) отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам (форма № 3-2);

4) отчет о движении материальных ценностей (форма № 6);

5) объяснительная записка к годовому отчету;

6) данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов, разработанных ведомственных и отраслевых инструкций и указаний.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, накладные (требования), меню-закладки и требования на выдачу продуктов со склада и т.д.), данные учетных регистров (книги складского учета, мемориальных ордеров № 6, 6а, 7, 11, 12, 13, оборотных ведомостей по субсчетам, книги «Журнал-Главная» и др.), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.

Для получения объективных результатов анализа деятельности ТМО важным условием является достоверность информационной базы. Особое значение имеет достоверность отчетности — наиболее насыщенного информацией источника. Достоверность отчетности обеспечивается в результате ее проверки, которая включает контроль за соблюдением правил составления и представления отчетности, полнотой и своевременностью проведения инвентаризаций, наличием взаимной согласованности показателей различных форм отчетности, правильностью плановых показателей, включенных в отчетность, и преемственностью показателей за смежные периоды.

После проверки достоверности информационные материалы подвергаются аналитической обработке. Обработка имеющейся информации осуществляется с использованием различных методов и приемов, которые составляют основу методики анализа хозяйственной деятельности.

Наиболее распространенным является метод сопоставления или сравнения. Он состоит в сопоставлении отчетных показателей с плановыми данными, нормами и нормативами, сметой, показателями за ряд предыдущих лет, а также аналогичными показателями работы других учреждений. Выбор формы сравнения зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактическое значение отчетных показателей сравнивается с планом, для установления тенденций развития — с показателями предыдущего периода, для характеристики состояния или уровня использования материалов — соответственно с нормативом или нормой. Во всех случаях обязательным условием правильности сравнений является сопоставимость данных. В условиях инфляционных процессов сопоставимость показателей за ряд лет обеспечивается в результате их пересчета в условные единицы — твердую валюту (например, в доллары США), используя информацию о среднемесячных и среднегодовых курсах валют. Иногда для полного анализа бывает недостаточно сравнения показателей, имеющихся в отчете, без определения относительных величин. В этом случае выводятся удельные веса или проценты, которые затем сопоставляются. Расчет относительных величин (коэффициентов, процентов и т.п.) применяется для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования материальных ресурсов.

Для расчёта влияния различных факторов (среднегодового количества коек, среднего числа дней функционирования одной койки в году, денежных норм расхода продуктов питания, медикаментов на один койко-день) на изменение обобщающих показателей (величину расходов на материалы, продукты питания и перевязочные средства) применяют методы элиминирования — прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц. При их использовании измерение влияния факторов осуществляется в установленной последовательности, которая предполагает, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными.

Проверка правильности расчета влияния отдельных факторов на изменение результативного показателя, а также полноты использования материальных ресурсов, их движения и состояния осуществляется при помощи балансового приема. Рассмотрение данных, представленных в любом балансе, в их взаимной увязке позволяет сделать важные аналитические расчеты и выводы. Так, движение материальных ценностей можно охарактеризовать следующим балансом:

ОМ_н + ПМ = РМ_с + РМ_п + ОМ_к, (7.1)

где ОМ_н, ОМ_к — остатки материальных ценностей соответственно на начало и конец анализируемого периода;

ПМ — поступление материалов в отчетном периоде;

РМ_с, РМ_п — расход материальных ценностей соответственно на собственные нужды и прочее их выбытие.

Использование этой формы баланса при анализе позволяет исчислить показатели использования материальных ресурсов, проследить за их размещением, установить формы движения.

Сглаживание положительных и отрицательных результатов деятельности учреждения в отдельные периоды, а также результатов работы отдельных подразделений — отделений больницы — на уровне обобщающих показателей вызывает необходимость использования приема детализации, который представляет собой разложение сводных показателей по времени и месту их формирования на частные. Это позволяет обнаружить недостатки в работе в том или ином периоде или того или иного отделения.

Обработанные с помощью всего перечисленного арсенала приемов данные сводятся в таблицы, форма и содержание которых должны соответствовать требованиям полного отражения и целесообразной последовательности рассмотрения показателей.

Непосредственно в ТМО для проведения и оформления анализа аналитические таблицы разрабатываются заблаговременно. В них накапливается информация в динамике за ряд лет, необходимая для принятия решений по организации планирования и контроля за работой учреждения. Особенно большое практическое значение таблицы приобретают в условиях централизации учета и составления сводных отчетов по целой группе учреждений. Здесь возникает необходимость систематического повторения анализа по одной и той же программе, что открывает возможность автоматизации сбора и аналитической обработки данных.

Полученные результаты анализа отражаются в объяснительной записке к годовому отчету, излагаются в аналитических записках с указанием в них мероприятий по устранению выявленных недостатков и улучшению деятельности учреждения.

Важное место в работе по реализации предложений занимает правильная организация контроля за их выполнением. Практика показывает, что там, где хорошо налажены и действуют все рычаги контроля, предложения выполняются своевременно и качественно. А это в свою очередь обеспечивает достижение главной цели анализа — содействия совершенствованию деятельности ТМО, более рациональному и экономному использованию материальных ценностей при условии полного удовлетворения потребности в них, повышает эффективность и результативность проводимой аналитической работы.