1. Назначение и область применения
Основное назначение базы данных состоит в демонстрации возможностей Microsoft Access ® на примере БД «Информационная система управления персоналом малого предприятия». Эта БД показывает все основные возможности СУБД Access, с которыми приходится сталкиваться менеджеру по управлению персоналом на малом предприятии. Для использования сложных комплексов баз данных и специализированных СУБД менеджер должен для начала познакомиться с основными возможностями, которые предоставляют ему простые в использовании и управлении БД.
БД может применяться в общеобразовательной и специальной практике (при демонстрации возможностей Access студентам специальности «Управление персоналом»). Благодаря простому и эффективному управлению базами данных Microsoft Data Base (mdb), БД «Информационная система управления персоналом малого предприятия» можно использовать при демонстрации возможностей СУБД Access студентам специальности 351400 «Прикладная информатика». При следует допускать возможность изменения студентами базы данных для более специализированного углубления функций текущей БД.
2. Технические характеристики
2.1 Анализ требований к базе данных
База данных разрабатывалась на основе учебного плана кафедры «Информатика» по дисциплине "Базы данных". Поэтому основным требованием, предъявляемым к данной БД является целостное структурное содержание. Анализ данного требования приводит к выводу, что для достижения этой цели, основное требование можно разбить на несколько составных. Их четкое и правильное взаимодействие приведет к успешному выполнению основного требования.
Такими требованиями будут являться:
Обеспечение возможности введения информации о новых сотрудниках малого предприятия.
Возможность изменения существующих данных о сотрудниках.
Сохранение результатов в базе данных.
Защита целостности данных путем связывания таблиц.
Организация удобного графического пользовательского интерфейса.
Эффективная структуризация с целью уменьшения размеров базы данных для удобства передачи.
Выполнение данных требований приведет к выполнению основного требования – целостному структурному содержанию базы данных.
2.2 Постановка задачи и выбор структуры
В соответствии с заданными требованиями основными задачами будут являться:
Разработка структуры базы данных.
Создание пользовательского интерфейса.
Обеспечение взаимосвязи всех таблиц БД в единой схеме данных.
Создание главной кнопочной формы, объединяющей все основные запросы и формы базы данных.
Проведение отладки и тестирование БД.
Создание программной документации.
Выполнение всех заданий в соответствии с основными требованиями приведет к созданию БД, удовлетворяющего конечного пользователя и выполнению учебного плана кафедры «Информатика» по дисциплине "Базы данных".
Анализ структуры базы данных приводит к выводу, что более эффективно использовать следующие типы данных полей для хранения информации о сотрудниках:
Для хранения информации о фамилии сотрудника, его имени, отчества, должности, телефона, паспортных данных, страхового полиса, даты рождения, места рождения, пола, национальности, места проживания, семейного положения, социальных льготах, образования, знания языков, автобиографии, используемых в процессе функционирования базы данных, эффективно использовать текстовый тип.
Для хранения информации о заработной плате, надбавках удобнее и практичнее использовать денежный тип.
Для хранения данных о размере стажа, количестве наград, нарушений, пропусков, командировок, отпусков, больничных, страховых случаев используется числовой тип.
В базе данных используется следующая структура, которая представляет общую схему данных в текущей БД:
Таким образом таблица «Кадры» выступает основной по отношению ко всем остальным. Т.е. образованы отношения один ко многим между главной таблицей «Кадры» и вторичными таблицами «Должности», «Пол», «Национальности», «Семейное положение», «Образование» и «Языки».