Журнал реєстрації вхідних документів

Вхідний індекс	Дата надходження	Звідки надійшов (кореспондент)	Індекс і дата вх. документа	Короткий зміст	Резолюція, хто розглянув, дата	Строк виконання
1	2	3	4	5	6	7

Продовження журналу

Кому передано документ (дата і підпис)		Відмітка про виконання, зняття з контролю	№ справи, до якої підшито документ
при отриманні документа	при поверненні документа
8	9	10	11

Документопотік вихідних документів— рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів установи. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу «Прошу видати довідку щодо питання … у термін до…..»).

Обробка вихідних документів

Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

• складання проекту документа;

• погодження проекту документа;

• перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

• підписання документа керівником (у необхідних випадках - затвердження);

• реєстрація документа;

• відправлення документа адресатові;

• підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми.

Керівник може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів".

Для реєстрації необхідні такі дані:

• індекс документа, що включає і номер справи;

• дата документа;

• адресат (кореспондент);

• короткий зміст чи заголовок;

• відмітка про виконання;

• виконавець;

• примітка.

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.

Порядок роботи з вихідними документами

Усі вихідні документи після підписання їх головою (заступником голови) первинної профспілкової організації реєструються в журналі (на картці) вихідних документіві відправляються того ж дня або не пізніше наступного (робочого) дня.

Примірник вихідного документа, що залишається у справах первинної профспілкової організації, повинен бути підписаним. Якщо вихідний лист оформлений не на бланку, а на аркуші паперу, підпис керівника профспілкової організації повинно бути засвідчено печаткою первинної профспілкової організації.

На всіх примірниках вихідного документа проставляються дата реєстрації та реєстраційний індекс (номер).

Вихідний індекс письмової відповіді на звернення (пропозицію, заяву, скаргу) члена профспілки є таким самим, як і вхідний індекс (номер), за яким було зареєстровано це звернення, а дата відповідає даті відправлення відповіді.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вихідних документів у межах календарного року, який може доповнюватися індексом справи за номенклатурою, індексом кореспондента тощо.

Постанови профкому надсилаються за тим же номером, який їм було присвоєно. З метою здійснення контролю за відправленням постанов у журналі реєстрації вихідних документів робиться відповідний запис (із заповненням усіх граф, включаючи порядковий номер).

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

№ п/п	Вихідний Індекс (номер)	Дата реєстрації	Кому адресований документ	Короткий зміст документа	Хто підписав документ	Виконавець
1	2	3	4	5	6	7

Продовження журналу

На який документ дається відповідь	Відмітка про контроль чи одержання відповіді	№ справи, до якої підшито документ
8	9	10

Документопотік внутрішніх документів —рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації — направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Всі документи, що проходять через канцелярію, пов’язані між собою, оскільки у більшості з них міститься посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді. Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюючи зв’язки.

Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: «керівник — підлеглий». Іноді зустрічаються не спрямовані зв’язки, що об’єднують подібні документи (ті, в яких розглядається одне й те саме питання).

ЗВ’ЯЗОК ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА З ВИХІДНИМ

П ІДГОТОВКА ВИХІДНОГО ДОКУМЕНТА.

В ИХІДНИЙ ДОКУМЕНТ, ЩО ЗНАХОДИТЬСЯ НА КОНТРОЛІ.