ЗМІСТ

ВСТУП 2

РОЗДІЛ І.ВХІДНА, ВИХІДНА, ВНУТРІШНЯ ДОКУМЕНТАЦІЯ. 3

1.1.Організація роботи з документами. 3

1.2. СТРУКТУРА ТА ОБСЯГ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ. 6

ОБРОБКА ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ 6

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ 8

ОБРОБКА ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ 8

ПОРЯДОК РОБОТИ З ВИХІДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ 10

ПРОЦЕС УЗГОДЖЕННЯ РІШЕННЯ АБО УТОЧНЕННЯ ВІДПОВІДІ. 12

1.3. ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ КАНЦЕЛЯРСЬКОЇ РОБОТИ. 14

1.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОЦЕСУ РУХУ ДОКУМЕНТІВ. 15

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ 15

СХЕМА ОБРОБКИ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА БЕЗ КОНТРОЛЮ ЦЕНТРАЛЬНОГО АПАРАТУ УПРАВЛІННЯ 17

СХЕМА ОБРОБКИ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА З КОНТРОЛЕМ ЦЕНТРАЛЬНОГО АПАРАТУ УПРАВЛІННЯ (ДИРЕКТОРАТУ). 18

РОЗДІЛ ІІ. ВИКОРИСТАННЯ ВХІДНОЇ, ВИХІДНОЇ, ВНУТРІШНЬОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. 29

2.1. ХАРАКТЕРИСТИКА ПІДПРИЄМСТВА 29

2.2. ВИКОРИСТАННЯ ВХІДНО, ВИХІДНО, ВНУТРІШНЬОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ НА ПІДПРИЄМСТВІ ТОВ «» 31

РОЗДІЛ ІІІ. «ОХОРОНА ПРАЦІ» 32

3.1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 32

3.2. ХАРАКТЕРИСТИКА РОБІТ, ЗАВДАННЯ ТА ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ 33

3.3. ПРАВА 35

3.4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ 35

ІНСТРУКЦІЯЗ ОХОРОНИ ПРАЦІ ПРИ РОБОТІ НА СУЧАСНОМУ РОБОЧОМУ МІСЦІ СЕКРЕТАРЯ 37

ВИСНОВОК 46

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ЛІТЕРАТУРНИХ ДЖЕРЕЛ 47

ОСВІТНІ ВЕБ-САЙТИ 48

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 49

ДОДАТКИ 50

СХЕМА ОБРОБКИ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА БЕЗ КОНТРОЛЮ ЦЕНТРАЛЬНОГО АПАРАТУ УПРАВЛІННЯ 52

ВСТУП

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами

Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта - методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах.

Розділ і.Вхідна, вихідна, внутрішня документація.

1.1.Організація роботи з документами.

Організація роботи з документами в організаціях — це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт.

В організаціях, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак крім централізованого документообігу існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах організації, у відділах спеціалізованого діловодства тощо). В залежності від територіального розташування структурних частин організації, розміру, характеру та обсягу ці роботи можуть вестись централізовано або децентралізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль за виконанням і відправленням документів, а також формування справ відбувається в одному місці в організації — канцелярії або секретаріаті — і зосереджено в руках однієї особи, секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

У великих організаціях, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль за виконанням або розмножуванням документів виконують в одному місці, а інші види робіт передаються структурним підрозділам. У практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація,коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо).Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р. Спираючись на цю інструкцію, кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію з урахуванням власних особливостей.

ВИДИ РОБІТ З ДОКУМЕНТАМИ

Складова частина діловодства	Операції діловодства		Групи документів
		внутрішні		вихідні		вхідні
ДОКУМЕН-ТУВАННЯ	Складання проекту документа		Обов’язково		Обов’язково		Не використовується
	Узгодження проекту зі спеціалістами		можливо		можливо		Не використовується
	Перевірка правильності оформлення документів		Обов’язково		Обов’язково		Не використовується
	Підписання (затвердження документів керівником)		Обов’язково		Обов’язково		Не використовується
	Реєстрація		Можлива відправка		Можлива розмітка		Не використовується
ОРГАНЗА-ЦІЯРОБОТИ З ДОКУМЕН-ТАМИ	Контроль за виконанням		можливо		можливо		можливо
	Виконання документа		Обов’язково		можливо		Обов’язково
	Формування справ		Обов’язково		Обов’язково		Обов’язково
	Поточне зберігання і використання		Обов’язково		Обов’язково		Обов’язково
	Передача на архівне зберігання		можливо		можливо		можливо
	Розгляд документів керівником (резолюції)		можливо		Не використовується		можливо
	Знищення документів		можливо		можливо		можливо