45

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………...3

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Сутність і значення обліково-фінансової документації……………..5

1.2 Основні правила оформлення обліково-фінансової

документації………………………………………………………………11

1.3 Класифікація та вимоги до обліково-фінансової

документації………………………………………………………………16

РОЗДІЛ 2. ВИКОРИСТАННЯ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У ВЕДЕННІ ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Практичне застосування технологій документування на підприємстві……………………………………………………………………...18

2.2 Структура технологій документування……………………………...29

2.3 Проблеми використання інформаційних технологій на

підприємстві………………………………………………………………35

ВИСНОВКИ……………………………………………………………...40

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ…………………..………….43

ВСТУП

Актуальність теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Значення діловодного обслуговування як однієї з найважливіших сфер діяльності визначається рядом факторів і насамперед його універсальністю. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням комп'ютерних технологій. Інформація, що утримується в них, буде мати юридичну силу і може бути використана тільки при здійсненні ряду обов'язкових діловодних операцій. У правильній організації діловодства закладена основа схоронності й ефективного використання документної інформації в майбутньому.

Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.

Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування.

У зв’язку з комп’ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Об’єкт дослідження – обліково-фінансові документи.

Предмет дослідження - використання інформаційних технологій у веденні обліково-фінансової документації.

Мета дослідження – дослідити використання інформаційних технологій в інформаційному забезпечення управління підприємства.

Завдання:

• визначити сутність і значення обліково-фінансової документації;

• розглянути основні правила оформлення обліково-фінансової документації;

• виявити основні вимоги до обліково-фінансової документації;

• охарактеризувати практичне застосування технологій документування на підприємстві;

• виявити основні проблеми використання інформаційних технологій на підприємстві.

Методи дослідження:

• на теоретичному рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурний підходи, дедукція та індукція та інші;

• на емпіричному рівні: огляд літератури.

Структурно курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел.

Розділ 1 загальна характеристика обліково-фінансової документації

1.1 Сутність і значення обліково-фінансової документації

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.

Обов'язковою умовою здійснення обліково-фінансових операцій є документування їх. Система обліково-фінансової документації покликана забезпечити повну збереженість грошових, а також інших ресурсів, точне виконання фінансових, банківських та інших операцій, вчасне відображення виробничих операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Основна риса обліково-фінансової документації - її сувора стандартизація.[31]

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, квитанції, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера і т.д.

Доручення - письмове повноваження, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь юридичні дії або одержувати матеріальні цінності.

Доручення можуть видаватися на розпорядження майном, на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, на ведення справ у судових (арбітражних) органах та ін. Доручення поділяють на офіційні та особисті.

Розписка - письмове підтвердження певної дії, яку вже звершено - передачі й одержання документів, грошей, товарів тощо. Вона може мати довільну форму, проте в ній мають бути такі реквізити:

• посада, прізвище, ім'я, по батькові того, хто дає розписку;

• посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кому дається розписка;

• точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів;

• розпорядження чи документ, на підставі якого одержано цінності;

• дата й підпис того, хто одержує цінності.

Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з вчинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Відомість — це різновид обліково-фінансового документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, в системі банку та ін.

Накладна - документ, який дає право на одержання чогось. У накладній мають бути такі реквізити:

• назва: зверху посередині великими літерами слово «НАКЛАДНА» № від... (дата);

• найменування установи або приватної особи (прізвище, ім'я, по батькові), якій видано накладну;

• найменування установи (або штамп установи з найменуванням, адресою, телефоном, поточним рахунком), яка видала накладну;

• підстава видачі накладної;

• позначення кожної графи (назви предметів обладнання, кількість цих предметів, вартість, сума вартості, підсумковий запис);

• підпис керівника установи й бухгалтера (або рахівника);

• особа, котра видала накладну;

• особа, котра одержала накладну;

• печатка.

Квитанції видають і одержують, коли сплачують установі гроші за певні цінності, матеріали, устаткування або за виконану роботу; коли пересилають гроші приватній особі та ін.

Приватизаційний сертифікат - державний приватизаційний папір, який надає право власникові на одержання належної йому частини державного майна у вигляді акцій підприємств, що приватизуються.

Довідка про присвоєння ідентифікаційного номера - елемент Державного реєстру фізичних осіб України, який надається фізичним особам-платникам податків та інших обов'язкових платежів та зберігається за ними протягом усього їхнього життя.[7]

Документообіг – це рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу [6].

Документи, що надходять на підприємство проходять:

• первинну обробку;

• попередній розгляд;

• реєстрацію;

• розгляд керівництвом [17].

Після цього вхідні документи передаються конкретним виконавцям.

Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), що може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються авторові з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Конверти від документів, що надходять, знищуються за винятком тих випадків, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення і дату одержання документів. Не розкриваються і передаються по призначенню документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗУ з метою розподілу документів, що надійшли, на підприємство, на ті, що направляються на розгляд керівникові; направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретних виконавців.

Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівникові підприємства і документи, що містять інформаціюз найбільш важливих питань діяльності підприємства [11].

Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися в день їхнього надходження в службу ДЗУ. Якщо документ повинний виповнюватися декількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправленню в іншу організацію, сортують, упаковують, оформляють їх як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням служба ДЗУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцеві на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації [18].

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДЗУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їхні види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються службою ДЗУ і доводяться до уваги керівника підприємства для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з наступним записом необхідних зведень про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях, (організаційно-розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи [20].

Однак, не всі документи підприємства реєструє служба ДЗУ. Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові. бухгалтерські, фінансові й ін.) реєструються у відповідних підрозділах. У службі ДЗУ на цих документах ставиться тільки дата надходження.

Реєстрація документів повинна бути тільки однократною. Документи, що надходять, реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - у день підписання або твердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинний реєструватися повторно.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, актиревізій, протоколи засідань, звіти, доповідні записки і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам у межах кожної групи, яка реєструється. До складу індексу документа входять: порядковий номер у межах масиву документів, що реєструються; індекс по номенклатурі справ [14].

Наприклад: 140/02-24, де 140 - порядковий реєстраційний номер, 02-24 - номер справи, в яку буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів). До складу індексу можуть додатково входити номера (коди) із класифікаторів кореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності і т.д.

Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ 48, протокол 7, акт 12.

Як реєстраційні форми, у залежності від обсягів масивів документів, що реєструються, використовують реєстраційні журнали або регістраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняно невеликій кількості документів, що реєструються, тому що пошук інформації з журналу досить тривалий за часом. Крім того, по журналу неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.[34]

Цих недоліків позбавлені РКК, що дозволяють більш оперативно вести інформаційно-довідкову роботу і здійснювати контроль за виконанням документів без повторної реєстрації. РКК друкується в декількох екземплярах, що дозволяє створити декілька довідкових (з питань діяльності, по кореспондентах і т.п.) і контрольну картотеки.

Установлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

• автор (кореспондент);

• назва документа;

• дата документа;

• індекс документа;

• дата надходження документа (для вхідних документів);

• індекс надходження документа (для вхідних документів;

• заголовок документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• термін виконання;

• оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання й індекс документа - відповіді);

• номер справи [9].

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними:

• виконавці;

• розписка виконавця в одержанні документа;

• хід виконання;

• додатки й ін [9].

Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначається самим підприємством.

Реєстрація документів – відповідей повинна вестися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу – відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстраційного масиву.

1.2 Основні правила оформлення обліково-фінансової документації

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень [26].

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил. Наприклад: 454053, Київ-21, вул. П.Усенка, 15 тел. 214-25-32, факс 214-25-25.

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку. Наприклад: Розрахунковий рахунок 3111211 в Залізничному УСБ м. Києва МФО 311244.

Дата це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ [26].

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку трьома парами арабських цифр. Наприклад: 12.03.15 (тобто 12 березня 2015 р.).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд з підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр, перша пара індекс структурного підрозділу, друга номер справи за номенклатурою, третя порядковий номер за книгою обліку. Наприклад: вхідний 04-15/56, де 04 шифр структурного підрозділу автора документа; 15 номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 56 реєстраційний иомер документа за книгою облку вхідних документів.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи, структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища у давальному [22].

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва «входить у найменування посади й пишеться у давальному відмінку. Наприклад: Ректорові Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв проф. Чернецю І. М.

До реквізиту «адресат» може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати, що коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка. Наприклад: Київський університет імені Тараса Шевченка Навчальна частина Пономаренку О. П. 252060 Київ-60 вул. Грінченка, 8/2. Якщо документ адресовано приватній скобі, то поштову адресу вказують перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватися конвертами.

Підпис – це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи голова та секретар колегіального органу [30].

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ.

При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади.

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб [30]. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затверджений.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили [15].

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами [15].

Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.

Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань [19].

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резолюції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати виконавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова. Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте..; Терміново відрядіть..; Негайно підготуйте листа..; Розглянути й доповісти в десятиденний строк...

Загальні вказівки, як правило, виражаються так: До виконання; До керівництва; До відома.

Резолюція пишеться на першій сторінці документа (з лицевого боку) у верхній частині.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службових осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.

Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються, у цифровій послідовності:

• Додаток: Акт оцінки вартості використаних матеріалів 2 арк. в 1 пр.;

• Акт прийому нових будівельних матеріалів 3 арк. у 2 пр.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на остан-ній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).

Відмітка про виконання вміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа.

Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний номер документа (індекс); дату його надходження.

Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою реєстрацінного штампа.

При оформленні документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

1.3 Класифікація та вимоги до обліково-фінансової документації

В Україні єдину типову форму первинних документів по ділянках обліку розробляють централізовано. Розроблені первинні документи є обов'язковими для виконання на підприємствах. Такі первинні документи в практичній роботі називають уніфікованими формами (наприклад, форми касових документів, банківських документів і т. д.) [13].

Бухгалтерські документи класифікуються по наступних ознаках: призначенню, порядку складання і способу охоплення операцій [13].

По призначенню документи підрозділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Необхідна для відображення в бухгалтерському обліку інформація, що утримується в прийнятих до обліку первинних документах, накопичується і систематизується в облікових реєстрах, що рекомендуються Міністерством фінансів України. Підприємства, що складають облікові реєстри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення в зручному для читання виді [13].

У первинних документах і облікових реєстрах виправлення помилок повинні бути підтверджені підписами посадових осіб, що підписали ці документи, і з указівкою дати виправлення. У касових і банківських документах виправлення не допускаються.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні містити назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, що брали участь у їхньому складанні. Господарські операції повинні бути відбиті в облікових реєстрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені.

На підприємстві повинен бути розроблений графік документообігу, що складається з метою упорядкування руху і своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів. У графіку повинен бути перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, а також указуються конкретні виконавці, взаємозв'язки і термін виконання робіт.

Після обробки первинні документи й облікові реєстри, звітність підлягають обов'язковій передачі в архів.