1.2. Створення концептуальної схеми бази даних організації

Ділова модель слугує основою для створення концептуальної схеми бази даних. Опис предметного середовища в термінах деякої моделі називається концептуальною схемою або логічною схемою бази даних. Назва концептуальна походить від латинського слова концепція.

Створення бази даних - ітераційний процес. В процесі розробки структура бази неодноразово узгоджується з користувачем. Створена спочатку схема повинна представляти базу в укрупненому вигляді і відображати об‘єкти предметної області та зв‘язки між ними. Схему бази даних, наведену на рис.1.2., інакше називають моделлю об’єкт-зв’язок, або сутність-зв‘язок. (ER моделлю). Вона створюється на першому етапі проектування бази даних.

Для побудови концептуальної схеми навчального процесу організації "Факультет" виділимо сутності: Кафедра, Викладач, Дисципліна, Студент, Група, Успішність.

Рис. 1.2. Концептуальна схема бази даних організації "Факультет"

Після створення концептуальної схеми бази даних слід визначити характеристики (атрибути) кожної сутності. В реляційній моделі даних кожній сутності відповідає таблиця. Назви атрибутів утворюють назви колонок таблиці. Дані про один об’єкт сутності зберігаються у одному рядку таблиці. Наприклад, дані про певного студента зберігаються у відповідному рядку таблиці Студент. Перелік таблиць з назвами атрибутів та їх типами даних називається Словником бази даних. Приклад словника бази даних для організації «Факультет» наведено у табл..1.

1.3. Створення бази даних та таблиць

СКБД Access підтримує два способи створення баз даних:

• створення порожньої бази даних, до якої добавляються таблиці, форми, звіти та інші об'єкти;

• вибір однієї з стандартних баз даних MS Access, усі об’єкти якої створюються за допомогою спеціального майстра.

Таблиця ‑ це основний об'єкт СКБД Access, який використовується для збереження даних. При створенні таблиць визначають поля, що будуть містити однотипну інформацію, задають ключові поля. Таблиця складається із записів, кожен з яких задає один екземпляр об’єкта (екземпляр сутності). Дані таблиць можна зберігати, доповнювати, сортувати або фільтрувати за визначеними критеріями.

Для створення таблиць необхідно активізувати вкладку Таблицы, натиснути кнопку Создать, у вікні Новая таблица вибрати елемент Конструктор та натиснути кнопку Ok.

У вікні конструктора таблиці у стовпці Имя поля вводяться імена полів таблиці згідно з описом фізичної моделі; у стовпці Тип данных вибирається зі списку тип даних поля; у стовпці Описание задається примітка щодо призначення поля таблиці, або інша інформація за бажанням користувача (інформація, що заноситься до цього стовпця є необов'язковою).

Властивості поля задаються з використанням вкладок Общие та Подстановка, які розташовані у нижній частині вікна конструктора таблиці. Набір властивостей поля, що відображаються на цих вкладках, залежить від типу поля таблиці. При визначенні значень багатьох властивостей поля можна скористатись значенням зі списку, що розкривається, або вбудованими майстрами.

Для створення бази даних навчального процесу організації "Факультет" у режимі конструктора створимо структури таблиць, встановимо зв’язки між таблицями.

Таблиця 1

Назва таблиці	Ім'я поля	Тип даних
Кафедра	КодКафедри	Счетчик
	НазваКафедри	Текстовый
	ЗавКафедри	Текстовый
	ТелЗавКафедрою	Текстовый
	ЗавЛабораторією	Текстовый
	ТелЗавЛабораторією	Текстовый
Викладач	КодВикладача	Счетчик
	ПІП_Викладача	Текстовый
	НомерКімнати	Текстовый
	НомерТелефону	Текстовый
	Навантаження	Числовой
	КодКафедри	Числовой
Дисципліна	КодДисципліни	Счетчик
	НазваДисципліни	Текстовый
	Семестр	Числовой
	КількістьЛекцій	Числовой
	КількістьЛабораторних	Числовой
	Іспит	Числовой
	Залік	Числовой
	Курсовий	Числовой
	Розрахункова	Числовой
	КодВикладача	Числовой (Мастер подстановки)
Група	КодГрупи	Счетчик
	НомерГрупи	Текстовый
	Факультет	Текстовый
	РікФормування	Числовой
	Спеціальність	Текстовый
	Куратор	Текстовый
Студент	НомерЗаліковоїКнижки	Числовой
	ПІП_Студента	Текстовый
	Адреса	Текстовый
	Телефон	Текстовый
	КодГрупи	Числовой (Мастер подстановки)
Успішність	КодДисципліни	Числовой (Мастер подстановки)
	НомерЗаліковоїКнижки	Числовой (Мастер подстановки)
	Атестація1	Числовой
	Атестація2	Числовой
	Іспит	Числовой

На рис.1.3. наведено вікно таблиці "Група", відкрите у режимі конструктора.

Рис 1.3. Структура таблиці "Група"

Під час опису структури таблиці необхідно визначити первинний ключ.

Первинний ключ – це атрибут або група атрибутів, що однозначно ідентифікують екземпляр сутності, тобто об’єкт.

Первинний ключ – це одне або декілька полів, які однозначно ідентифікують кожний запис таблиці.

В MS Access можна визначити три види ключових полів:

• лічильник (тип поля Счетчик)

• простий ключ

• складний ключ

Використання поля типу Счетчик є найбільш простим способом створення первинного ключа, оскільки значення поля можна налаштувати таким чином, що при внесенні нового запису в це поле вноситься порядкове число.

В якості ключового також може бути використане поле, що містить унікальні значення. В такому полі значення даних не можуть повторюватися, або мати значення Null.

Складний ключ, що містить значення декількох полів, використовується у випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля. Найчастіше така ситуація виникає при зв’язуванні двох таблиць у відношенні "багато до багатьох".

Для створення первинного ключа у режимі конструктора таблиці використовується кнопка Ключове поле , яку натискують, після того, як поля, що входять до первинного ключа, виділено. Якщо ключ містить більше, ніж одне поле, то для їх виділення додатково утримують натиснутою клавішу Ctrl. Для визначення складного ключа можна також скористатися вікном Индексы. На рис 1.4. показано вікно Индексы для таблиці "Успішність", яка містить складний ключ, що складається з двох полів "КодДисципліни", "НомерЗаліковоїКнижки"

Рис. 1.4. Структура таблиці "Успішність"

У режимі конструктора можна також задавати властивості таблиці, використовуючи вікно властивостей, що відкривається за допомогою пунктів меню Вид, Свойства або кнопки з панелі інструментів.

При створенні таблиці в режимі конструктора для створення маски введення, необхідні символи вводяться у властивість даного поля Маска введення таким чином:

наприклад, необхідно задати маску введення для телефонного номера наступного вигляду (044) 289-11-23

у властивість поля Маска введення вводимо (000) 000-00-00

після перегляду таблиці маска матиме вигляд: \(000") "00\-00

Визначення маски введення може складатися з трьох розділів, розділених знаком крапка з комою, наприклад, (999) 000-0000!;0;" ". Приклади описів деяких масок введення і приклади значень, які в них можуть бути введені див. додаток 2. Щоб включити в маску текстові константи, відмінні від представлених в таблиці, зокрема символи і пропуски, слід просто ввести їх в потрібну позицію. Щоб включити один з наступних символів як текстової константи, необхідно перед ним ввести символ зворотної косої межі \ .

Перехід з режиму конструктора до режиму перегляду таблиці можна здійснити за допомогою кнопки Вид з панелі інструментів