Облік необоротних активів
Основні терміни і поняття:
основні засоби, необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, незавершене капітальне будівництво, оцінювання необоротних активів, знос необоротних активів, норми зносу, інвентарний об’єкт, відновлення необоротних активів.
5.1. Склад, класифікація та оцінювання необоротних активів
Необоротні активи являють собою сукупність матеріально-речових і нематеріальних цінностей та об’єктів, які належать установі, забезпечуючи її функціонування, і мають очікуваний термін корисної дії чи експлуатації понад рік. Особливістю необоротних активів є багаторазове використання їх у процесі діяльності бюджетних установ і збереження початкового зовнішнього вигляду (форми) впродовж тривалого періоду.
До складу необоротних активів належать земельні ділянки, капітальні витрати на поліпшення земель, будинки, споруди, частини будинків, які на правах власності належать установі, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, транспортні засоби, інструменти, прилади, столовий, кухонний та господарський інвентар, обчислювальна техніка, робоча та продуктивна худоба, багаторічні насадження, музейні цінності, експонати зоопарків, виставок, бібліотечні фонди, знаряддя риболовлі, спеціальні інструменти та спеціальні пристосування, білизна, постільні речі, одяг та взуття, тимчасові нетитульні споруди, природні ресурси, інвентарна тара, матеріали тривалого використання для наукових цілей, авторські та суміжні з ними права, права користування природними ресурсами, майном, об’єктами промислової власності, інші матеріальні та нематеріальні активи тривалого використання.
Необоротні активи залежно від їхньої функціональної ролі (за видами) поділяють на основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, незавершене капітальне будівництво.
До основних засобів належать матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, очікуваний термін корисного використання (експлуатації) яких становить понад рік і вартість яких без податку на додану вартість та інших платежів перевищує 1000 грн за одиницю (комплект).
Термін корисної (очікуваної) експлуатації основних засобів установи встановлюється міністерством за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання активу. В межах одного головного розпорядника бюджетних коштів на однотипні основні засоби встановлюється єдиний термін їхньої корисної (очікуваної) експлуатації. При визначенні цього терміну слід враховувати очікуване використання об’єкта установою з урахуванням його потужності або продуктивності, передбачуваного фізичного та морального зносу, правові та інші обмеження щодо термінів використання об’єкта тощо.
До основних засобів незалежно від вартості належать:
сільськогосподарські машини та знаряддя;
будівельний механізований інструмент;
робочі та продуктивні тварини;
усі види засобів пересування, призначені для перевезення людей і вантажів;
документація з типового проектування.
Міжнародними стандартами бухгалтерського обліку в державному секторі (МСБОДС) основні засоби визначаються як матеріальні активи, що їх:
а) утримує суб’єкт господарювання для використання у виробництві або постачанні товарів і наданні послуг, для надання в оренду іншим особам або для адміністративних цілей;
б) використовуватимуть, за очікуванням, більш як рік.
Об’єкт основних засобів визнається як актив, коли:
існує ймовірність того, що в майбутньому суб’єкт господарювання отримає економічні вигоди, пов’язані з цим активом, або реалізує його потенціал корисності (сервісний потен- ціал);
собівартість або справедливу вартість активу для суб’єкта господарювання можна достовірно оцінити.
До основних засобів належать:
Земельні ділянки, чи земля, яку, згідно із чинним законодавством, придбано і/або надано для користування установі, зокрема здано в оренду.
Капітальні витрати на поліпшення земель — витрати неінвентарного характеру (не пов’язані з будівництвом споруд) на культурно-технічні заходи з поверхневого поліпшення земель для сільськогосподарського використання, здійснювані за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).
Будинки і споруди:
1) будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними (будівлі навчальних закладів, лікарень, поліклінік і амбулаторій, будинків-інтер- натів для літніх людей та інвалідів, дитячих закладів, бібліотек, клубів, музеїв, науково-дослідних інститутів, лабораторій тощо) та іншими установами;
2) будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання;
3) водогони, стадіони, басейни, дороги, мости, пам’ятники, загорожі парків, скверів і громадських садів тощо.
Машини та обладнання:
1) силові машини та обладнання, машини-генератори, що виробляють теплову та електричну енергію, машини-двигуни, що перетворюють різного роду енергію (енергію води, вітру, теплову, електричну енергію тощо) на механічну, тобто на енергію руху;
2) робочі машини та обладнання, машини, апарати та їх обладнання, що призначені для механічного, термічного й хімічного впливу на предмет праці у процесі створення продукту чи послуг виробничого характеру та переміщення предметів праці у виробничому процесі за допомогою механічних двигунів, сили людини та тварин;
3) вимірювальні прилади — дозатори, амперметри, барометри, ватметри, водоміри, вакуумметри, вапориметри, вольтметри, висотометри, гальванометри, геодезичні прилади, гіроскопи, індикатори, компаси, манометри, хронометри, спеціальні ваги, мірники, касові апарати тощо;
4) регулювальні прилади та пристрої — киснево-дихальні прилади, регулювальні, електричні, пневматичні та гідравлічні пристрої, пульти автоматичного керування, апаратура централізації та блокування, лінійні пристрої диспетчерського контролю тощо;
5) лабораторне обладнання — пірометри, регулятори, калориметри, прилади для визначення вологи, перегінні куби, лабораторні копри, прилади для випробування на газонепроникність, прилади для випробування міцності зразків на розрив, мікроскопи, термостати, стабілізатори, витяжні шафи тощо;
6) обчислювальна техніка — електронно-обчислювальні, керувальні та аналогові машини, цифрові обчислювальні машини та при- строї (клавішні обчислювальні та підсумовувальні машини тощо);
7) медичне обладнання — медичне обладнання (зуболікувальні крісла, операційні столи, ліжка зі спеціальним обладнанням тощо), спеціальне дезінфекційне та дезінсекційне обладнання, облад- нання молочних кухонь та молочних станцій, станцій переливання крові тощо;
8) комп’ютерна техніка та комплектуючі — комп’ютери, монітори, периферійне й мережеве обладнання комп’ютера, що за вартістю за одиницю чи комплект належить до основних засобів;
9) інші машини та обладнання — машини, апарати та інше обладнання, не назване в перелічених підгрупах. До інших машин та обладнання належать: обладнання стадіонів, спортмайданчиків та спортивних приміщень (зокрема спортивні снаряди), обладнання кабінетів та майстерень у навчальних закладах, кіноапаратура, освітлювальна апаратура, обладнання сцен, музичні інструменти, телевізори, радіоапаратура, спеціальне обладнання науково-дослідних та інших установ, що працюють у науковій сфері, обладнання автоматизованих телефонних станцій, телефони, факси, копіювальна техніка, технічні засоби приготування й транспортування їжі, пожежні машини на автомобільному й кінному ходу, пожежні автоцистерни, механічні пожежні драбини, пральні та швейні машини, холодильники, пилососи тощо.
Транспортні засоби:
1) рухомий склад залізничного, водного, автомобільного транс- порту (електровози, тепловози, паровози, мотовози, мотодрезини, вагони, платформи, цистерни, теплоходи, пароплави, дизель-електроходи, буксири, баржі та барки, човни та судна службово-допоміжні, рятувальні, пристані плавучі, парусні судна, автомобілі вантажні та легкові, причіпи, автосамоскиди, автоцистерни, автобуси, трактори-тягачі тощо);
2) рухомий склад повітряного транспорту (літаки, вертольоти);
3) гужовий транспорт (вози, сани тощо);
4) виробничий транспорт (електрокари, мотоцикли, моторолери, велосипеди, візки тощо);
5) усі види спортивного транспорту.
Інструменти, приладдя та інвентар:
1) лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма проміжними пристроями, необхідними для трансформації (перетворення) і передавання енергії та для переміщення трубопроводами рідких і газоподібних речовин до споживача;
2) інструменти — механічні та немеханічні знаряддя праці загального значення, а також прикріплені до машин предмети, які слугують для обробки матеріалів. До них належать: різальні, ударні, натискувальні та ущільнювальні знаряддя ручної праці, зокрема ручні механічні знаряддя, що працюють на електроенергії, енергії стисненого повітря тощо (електродрилі, фарбопульти, електровібратори, гайковерти тощо), а також різного роду пристрої для оброблення матеріалів, здійснення монтажних робіт та ін. (лещата, патрони, ділильні головки, пристрої для встановлення двигунів і для прокручування карданного вала на автомобілях тощо);
3) виробничий інвентар і приладдя — предмети виробничого значення, які використовують для полегшення виробничих операцій під час роботи (робочі столи, верстаки, кафедри, парти тощо); обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути віднесені до робочих машин (наприклад світлокопіювальні рами тощо);
4) господарський інвентар — предмети конторського та господарського облаштування, конторське обладнання, переносні бар’єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машини, гектографи, шапірографи та інші ручні розмножувальні й нумерувальні апарати, переносні юрти, намети (крім кисневих), ліжка (крім ліжок зі спеціальним обладнанням), килими, портьєри та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення — гідропульти, стендери, драбини ручні тощо (крім насосів пожежних на автомобільному чи кінному ходу та механічних пожежних драбин).
Робочі та продуктивні тварини:
1) робоча худоба — коні, воли, осли та інші робочі тварини (зокрема транспортні та спортивні коні, інші транспортні тварини);
2) продуктивна та племінна худоба — корови, бики-плідники, бугаї, буйволи та яки (крім робочих), жеребці-плідники та племінні кобили (неробочі), кобили, переведені на табунне утримання, верблюди-плідники й матки (неробочі), олені — матки й самці (рогачі), кнури та свиноматки, вівцематки, кози, барани тощо;
3) службові собаки;
4) декоративні тварини;
5) піддослідні тварини (собаки, щури, морські свинки тощо).
Багаторічні насадження:
1) штучні багаторічні насадження незалежно від їхнього віку;
2) плодово-ягідні насадження всіх видів (дерева та кущі), озеленювальні та декоративні насадження на вулицях, майданах, у парках, садах, скверах, на території установ, на подвір’ях житлових будинків, живі огорожі, снігозахисні та полезахисні смуги, насадження для укріплення пісків і берегів річок, яро-балочні насадження тощо;
3) штучні насадження ботанічних садів та інших науково-дослідних установ і навчальних закладів для наукових цілей та інші штучні багаторічні насадження.
Інші основні засоби:
1) сценічно-постановні засоби вартістю понад 10 грн за одиницю (декорації, меблі та реквізити, бутафорії, театральні й національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки);
2) документація з типового проектування незалежно від вартості;
3) навчальні кінофільми, магнітні диски, стрічки, касети та інші активи, що належать до фільмофонду установи.
Згідно із МСБОДС основні засоби розподіляють на класи — групи активів, однакових за характером і способом використання в діяльності суб’єкта господарювання. Прикладами окремих класів є :
а) земля;
б) операційні будівлі;
в) дороги;
г) машини та обладнання;
д) кораблі;
е) літаки;
є) спеціалізоване військове обладнання;
ж) транспортні засоби;
з) меблі та приладдя;
і) офісне обладнання;
к) установки для буріння нафтових свердловин.
Інші необоротні матеріальні активи — всі інші необоротні активи, що мають матеріальну форму й не ввійшли до переліку основних засобів. До їх складу належать:
Музейні цінності, експонати зоопарків, виставок:
1) музейні цінності (незалежно від вартості), крім предметів мистецтва та природознавства, старовини й народного побуту та експонатів наукового, історичного й технічного значення, які обліковуються в порядку, встановленому для обліку цих цінностей у державних музеях;
2) експонати тваринного світу в зоопарках та інших аналогічних установах незалежно від їхньої вартості.
Бібліотечні фонди: наукова, художня, навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання.
Малоцінні необоротні матеріальні активи:
1) знаряддя риболовлі (трали, неводи, сіті тощо);
2) бензомоторні пилки, сучкорізи, троси для сплаву;
3) спеціальні інструменти та спеціальні пристосування (для серійного й масового виробництва певних виробів або для виконання індивідуальних замовлень);
4) предмети виробничого значення вартістю до 1000 грн за одиницю (комплект) без податку на додану вартість — робочі столи, верстаки, кафедри, парти тощо; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які можуть бути віднесені до робочих машин (світлокопіювальні рами тощо);
5) предмети, призначені для видачі напрокат;
6) господарський інвентар вартістю до 1000 грн за одиницю (комплект) без податку на додану вартість — предмети конторського й господарського облаштування, конторське обладнання, переносні бартери, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машинки, гектографи, шапірографи та інші ручні розмножувальні й нумерувальні апарати, переносні юрти, намети (крім кисневих), ліжка (крім ліжок зі спеціальним обладнанням), килими, портьєри, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення — гідропульти, стендери, драбини ручні тощо;
7) інші малоцінні необоротні предмети, термін експлуатації яких понад рік, а вартість за одиницю не перевищує 1000 грн без податку на додану вартість — телефони, обчислювальна техніка, пральні та швейні машини, холодильники тощо.
Білизна й постільні речі, одяг та взуття:
1) білизна (сорочки, халати);
2) постільні речі та постільна білизна (матраци, подушки, ковдри, простирадла, підковдри, наволочки, покривала, мішки спальні тощо);
3) одяг та обмундирування, включно зі спецодягом (костюми, пальта, плащі, кожухи, сукні, кофти, спідниці, куртки, штани тощо);
4) взуття, включно зі спеціальним (черевики, чоботи, сандалі, валянки тощо);
5) спортивний одяг і взуття (костюми, черевики тощо).
Тимчасові нетитульні споруди:
1) тимчасові нетитульні споруди, пристосування та пристрої, витрати на зведення яких включають до собівартості будівельно-монтажних робіт;
2) сезонні шляхи, тимчасові відгалуження лісовозних доріг і тимчасові будівлі в лісі (пересувні будиночки, котлопункти, пилкозаточувальні майстерні, бензозаправки тощо).
Природні ресурси: мінеральні копалини, нафтові свердловини, родовища корисних копалин внутрішніх вод, смуги будівель- ного лісу, що, згідно із чинним законодавством, належать бюджетній установі.
Інвентарна тара: інвентарна тара тривалого використання для зберігання товарно-матеріальних цінностей на складах чи для здійснення технологічних процесів, сховища для зберігання рідких і сипучих речовин (баки, скрині, чани, засіки тощо); шафи торговельні та стелажі; інша інвентарна тара.
Матеріали тривалого використання для наукових цілей: матеріали, отримані зі складу в лабораторію або інші структурні підрозділи науково-дослідних інститутів, вищих навчальних закладів для науково-дослідних робіт, які використовуються неодноразово або тривалий час, а також матеріали, що є об’єктами наукових досліджень; в установах культури дорогі матеріали, отримані зі складу для реставрації й ремонту творів мистецтва, музейних цінностей і пам’яток архітектури.
Необоротні матеріальні активи спеціального призначення: необоротні матеріальні активи, що мають специфічне призначення та обмежене застосування лише в певних галузях.
Нематеріальні активи — це активи, що не мають фізичної і/або матеріальної форми незалежно від вартості й використовуються установою у процесі виконання основних функцій понад рік. До складу цих активів належать авторські та суміжні з ними права; права на літературні твори; права на музичні твори; програми для електронно-обчислювальних машин; бази даних тощо; інші нематеріальні активи.
Інші нематеріальні активи охоплюють:
1) права користування природними ресурсами — право користування надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною та іншою інформацією про природне середовище тощо;
2) права користування майном — право користування земельною ділянкою, право користування будівлею, право на оренду приміщень тощо;
3) права на знаки для товарів і послуг — товарні знаки, торгові марки, фірмові назви тощо;
4) права на об’єкти промислової власності — право на винаходи, корисні моделі, промислові зразки, сорт рослин, породи тварин, ноу-хау, захист від недобросовісної конкуренції тощо.
Нематеріальні активи для взяття їх на облік мають бути завершеними та засвідченими відповідними документами (патентом, сертифікатом, ліцензією тощо), відчужені від колишніх власників, оцінені за відповідною вартістю.
Не визнаються нематеріальним активом, а підлягають відображенню у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені, витрати на дослідження, підготовку і перепідготовку кадрів.
Незавершене капітальне будівництво — це обсяг фактично освоєних капітальних витрат на незакінчених і не введених в експлуатацію будівлях та об’єктах будівництва (основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів) на певну дату.
У бухгалтерському обліку вартість, за якою відображають необоротні активи, розподіляють на:
первинну;
балансову (залишкову);
відновлювальну.
Під первинною вартістю розуміють вартість, що історично склалася, тобто собівартість за фактичними витратами на придбання, спорудження та виготовлення необоротних активів. Балансова вартість — це вартість, за якою необоротні активи включають до балансу після віднімання суми нарахованого зносу. Відновлювальна вартість являє собою первинну вартість, змінену внаслідок переоцінювання.
Первинну (відновлювальну) вартість необоротних активів змінюють у разі індексації їхньої первинної вартості, відповідно до чинного законодавства України, а також у разі добудівлі, дообладнання, реконструкції, часткової ліквідації відповідних об’єк- тів та модернізації, що спричинила додаткове укомплектування необоротних активів.
Індексацію первинної вартості групи необоротних активів здійснюють згідно з коефіцієнтом індексації, який визначають за формулою, передбаченою пунктом 8.3.3 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.1994 р. № 334/94-ВР. Згідно із нормою цього підпункту вартість необоротних акти- вів збільшується на коефіцієнт індексації, який визначають за фор- мулою:
Кі = [І (а – 1) – 10] : 100, (5.1)
де Кі — коефіцієнт індексації;
І (а – 1) — індекс інфляції року, котрий щорічно визначається Державним комітетом статистики України і за результатами якого здійснюють індексацію.
У випадку, якщо значення Кі не перевищує одиниці, індексацію не проводять.
Індексація первинної (відновлювальної) вартості груп необоротних активів може проводитися за самостійним рішенням керівника установи. Під час індексації одночасно здійснюють індексацію суми зносу, нарахованої на необоротні активи, яка скла- лася на момент проведення індексації.
Індексацію балансової вартості об’єктів житлового фонду здійснюють за Методикою визначення балансової вартості об’єк- тів житлового фонду, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.1995 р. № 163 (163-95-п) (зі змінами), дія якої поширюється на всі житлові будинки і належні до них будівлі та споруди незалежно від форм власності. Індексацію вартості об’єктів житлового фонду, визначеної на 1 січня кожного року, проводять відповідно до індексів, затверджених Державним комітетом України з будівництва та архітектури — за погодженням із Державним комітетом з питань житлово-комунального господарства, Державним комітетом статистики України та Міністерством економіки України.
Індексацію грошової оцінки земель здійснюють відповідно до Порядку проведення індексації грошової оцінки земель, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 12.05.2000 р. № 783 (783-2000-п).
Переоцінювання необоротних активів здійснює постійна комісія, яка щорічно призначається наказом керівника установи і діє впродовж року. До складу комісії входять: керівник або заступник (голова комісії); головний бухгалтер або його заступник; керівники груп обліку або інші працівники бухгалтерії, які здійснюють облік необоротних активів; особа, на яку покладено відпо- відальність за збереження необоротних активів; інші посадовці (на розсуд керівника).
Комісія здійснює переоцінку кожної окремої одиниці необоротних активів і встановлює нові ціни. У разі встановлення цін на однотипні предмети ціни в межах одного головного розпорядника коштів мають бути однаковими.
За результатами переоцінювання вартості необоротних активів комісія складає акт, який затверджує керівник установи.
Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості необоротних активів — на керівника і голову комісії.
Зміна первинної вартості необоротних активів не належить до доходів установи.
Витрати з наймання транспорту для перевезення необоротних активів не збільшують вартості придбаних необоротних активів, їх відносять на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.
Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отримані (купівлі) необоротних активів, не враховують до вартості необоротних активів і відносять на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів.
Податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні, не збільшують вартості необоротних активів, їх відносять на фактичні видатки бюджетної установи.
Витрати на поточний і капітальний ремонт відносять не на збільшення вартості необоротних активів, а на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків. При проведенні ремонту необоротних активів, що призвів до заміни запасних частин, їхню вартість не відносять на збільшення вартості необоротних активів, а списують на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.
Облік необоротних активів (за винятком бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття, матеріалів тривалого використання з науковою метою й таких, що мають обмежене викори- стання) ведуть у повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься на видатки установи.
Книжки, посібники та інші видання, що входять до фонду бібліотек, обліковують за груповим обліком і номінальними цінами, включно з вартістю початкових палітурних робіт. Витрати на ремонт і реставрацію книжок, у тому числі й на повторні палітурні роботи, на збільшення вартості книжок не відносять і списують на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.
Таким чином, на відміну від суб’єктів підприємницької діяльності, бюджетні установи відображають необоротні активи в поточному обліку за «урізаною» історичною собівартістю — до неї не включають транспортно-заготівельних витрат, митних платежів, витрат на установку, монтаж, ПДВ.
Відповідно до МСБОДС компонентами собівартості необоротних активів (основних засобів) є ціна придбання, включно з імпортними митами та податками на покупки, що не підлягають відшкодуванню, а також витрати, безпосередньо пов’язані з приведенням активів у робочий стан; будь-які торговельні знижки вираховуються при визначенні ціни придбання.
Головними завданнями бухгалтерського обліку необоротних активів є:
правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в облікових регістрах надходження необоротних активів, внутрішнього руху та вибуття їх;
правильне обчислення та відображення в обліку суми зносу необоротних активів та видатків, пов’язаних із їхнім ремонтом;
точне визначення результатів ліквідації зазначених об’єктів обліку;
контроль за збереженням та ефективним використанням кожного з об’єктів необоротних активів.
5.2. Облік надходження і наявності необоротних активів
Первинне формування складу необоротних активів бюджетних установ здійснює держава за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів. Надалі для забезпечення оптимізації господарської діяльності та якісного надання послуг їхній склад постійно поповнюється й оновлюється через придбання за системою тендерних торгів, капітального будівництва, отримання гуманітарної допомоги та безоплатного надходження. Усі зазначені процеси характеризуються як надходження необоротних активів.
Відповідно до Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64, зі змінами, внесеними згідно із Наказом Державного казначейства України від 21.02.2005 р. № 30, зазначені об’єкти приймає в експлуатацію комісія, утворена з цією метою наказом керівника установи. До складу комісії, як правило, входять представники інженерно-технічних служб, відділів постачання, бухгалтерії та представники структурних підрозділів. Комісія, приймаючи необоротні активи, складає Акт прийняття-передання основних засобів ф. № ОЗ-1 (бюджет) (табл. 5.1). Акт складають у двох примірниках: один — для установи, що здає, другий — для установи, що приймає. Підписують його члени комісії та матеріально відповідальна особа, а затверджує керівник установи. На кожен об’єкт необоротних активів складають окремий акт, проте в разі прийняття до обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання та інших однотипних об’єктів, які мають однакову вартість, дозволяється складання загального акта.
В окремих випадках дозволяється прийняття необоротних активів безпосередньо на підставі первинної супроводжувальної документації постачальника: рахунків-фактур, накладних тощо. За таких умов форма № ОЗ-1 не складається, а прийняття необоротних активів супроводжується підписом матеріально відповідальної особи на документах постачальника.
Необоротні активи, отримані установою як гуманітарна допомога, приймає комісія, утворена наказом керівника установи, до складу якої входять працівник бухгалтерії та представник вищої установи. Комісія здійснює огляд та оцінювання за ринково вільними цінами на аналогічні об’єкти й складає акт про прийняття, який оформлюють у щойно зазначеному порядку. Після оформлення акт разом із відповідною технічною документацією передають до бухгалтерії (централізованої бухгалтерії) для здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Для включення отриманого об’єкта необоротних активів до складу інвентарних об’єктів установи йому присвоюється інвентарний чи номенклатурний (для білизни, постільних речей, одягу, взуття, бібліотечних фондів, малоцінних необоротних активів, матеріалів тривалого використання й таких, що мають специфічне призначення) номер.
Інвентарний номер має вісім знаків (цифр): перші три знаки означають номер субрахунка Плану рахунків бухгалтерського обліку, четвертий — підгрупу, останні чотири знаки — порядковий номер предмета в підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виокремлено підгрупи, четвертий знак позначається нулем. Якщо інвентарний об’єкт складний і містить ті чи інші окремі елементи, що утворюють із ним єдине ціле, на кожному такому елементі має бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті.