Основы работы в программе Microsoft Excel
Microsoft Excel - пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Для ведения домашней бухгалтерии Excel тоже вполне подходит.
Основное отличие электронных таблиц от тех табличек, которые можно строить в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления.
Excel может вычислять суммы по столбцам, строкам или любым иным группам ячеек, перемножать и делить, брать проценты; он сумеет посчитать среднее арифметическое, дисперсию или срок погашения кредита. В нем вообще можно использовать множество стандартных функций - финансовых, математических, логических, статистических.
Оформление таблиц может быть самым разнообразным (а это немаловажно, когда нужно распечатать прайс-лист, справку или презентационный материал), возможности форматирования данных - как в хорошем текстовом процессоре (тот же Word): можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом шрифта, фоновым цветом, рамочками и линеечками, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т. д. и т. п.
Надо сказать, что программа достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными данными, - более двухсот штук. Все функции перечислить невозможно в этом пособии, наша задача: разобраться с самыми важными, базовыми понятиями программы, освоить главные способы работы с ней.
Microsoft Excel – это программа электронных таблиц из пакета программ Microsoft Office. Она предназначена для создания таблиц и обработки содержащихся в них данных (различных вычислений, построения графиков и диаграмм, сортировки данных). Файлы созданные в этой программе имеют расширение *.xls.
Для запуска программы надо выполнить команды меню:
Пуск►Программы (Все программы)► папка Microsoft Office ► Microsoft Excel
Структура окна Excel
Файл в Excel предсталяет собой Книгу, состоящую из нескольких листов.
На каждом листе Книги расположена одна таблица. Строки пронумерованы цифрами, а столбцы обозначены английскими буквами. Таким образом, каждая ячейка таблицы имеет свой адрес: имя столбца и номер строки. Например: А1, В8, Е23, АА3, ВА56… Строки с названиями строк и столбцов называются бордюрами.
Размер таблицы на листе – 256 столбцов и 65536 строки.
Справа и внизу от таблицы расположены линейки прокрутки для просмотра содержимого больших таблиц.
Внизу таблицы расположена строка закладок с названиями листов Книги Excel (Лист1, Лист2,… и т.д.). Щелкая кнопкой по закладкам можно переключаться между листами. Чтобы добавить, удалить, скопировать или переименовать лист, нужно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, и из раскрывшегося контекстного меню, выбрать нужную команду. Если в строке закладок видны закладки не всех листов, то их можно прокручивать с помощью кнопок, расположенных слева от закладок.
В Microsoft есть понятие активной (текущей) ячейки.
Ячейка – область электронной таблицы, находящейся на месте пересечения столбца и строки и являющаяся наименьшей структурной единицей на рабочем листе. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Активная ячейка – это ячейка, которая в данный момент способна воспринимать ввод с клавиатуры. Активная ячейка отображается двумя способами:
В самой таблице (она подсвечена жирной линией), которая называется табличным курсором;
Номер ячейки отображается в строке формул, которая расположена над бордюром, содержащим названия столбцов.
При открытии программы, активная ячейка всегда имеет адрес А1.
Строка формул – строка над рабочей областью, состоящая из трех частей. Первая часть содержит адрес текущей ячейки. При вводе данных в текущую ячейку они автоматически отображаются в третьей части строки формул. В средней части находятся кнопки, появляющиеся при вводе или редактировании данных.