3. Справка

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий*. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.

4. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема объектов в эксплуатацию, акт списания материалов, акт приема-передачи дел, документов и т.п.).

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности), техники безопасности и т.п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчиток и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт содержат следующие реквизиты: наименование предприятия (структурного подразделения), наименование вида документа (акт), дату (дата активируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости: для придания акту юридической силы), заголовок к тексту, текст, приложения (при наличии копий подтверждающих документов), подписи Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа и состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание: это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указываются члены комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают фамилии и должности присутствующих. Акт может иметь заголовок, например: «Акт приема-передачи документов». «Акт о недостаче ТНП».

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием.

5. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания) и фиксируют ход обсуждения вопросов и принятие решений.

Протоколы оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит следующие данные:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствующих (фамилии в алфавитном порядке) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если количество присутствующих более 10 человек;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протоколы подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.