6. Особливостi органiзацiї облiку в аптецi.

Система облiку в аптецi складається з п’яти операцiй:

1. Спостереження за господарським  процесами  та явищами.

2. Їх вимiрювання в певних числових показниках.

3. Реєстрацiя на умовнiй формi бланкiв або облiкових книгах.

4. Групировка облiкових даних по наперiд прийнятiй  обрунтованiй системi.

5. Узагальнення отриманих даних.

  Так, приймаючи рецепт, спостерiгаємо який рецепт поступив, реєструємо його в „Рецептурому дурналі”i в кiнцi дня пiдводимо пiдсумок (Журнал обліку рецептури).

     Стосовано до аптечних пiдприємств завдання обліку наступнi:

1. Контроль за реалiзацiєю  медикаментiв, виробiв медичного призначення та iнших матерiальних цiнностей.

  2. Контроль за збереженням товарно-матерiальних цiнностей.

3. Контроль за об’ємом виробництва в аптецi

4. Видача оперативної iнформацiї про стан фiнансово-господарської дiльностi  аптеки с метою прийняття управлiнських рiшень.

7. Вимоги до первинних документів в бухгалтерському обліку.

       В аптечнiй сiтцi заповняються бiльше 200 бланкiв, встановлених МОЗ, Мiнфiном, департаментом статистики. Розносять  вiдомостi по цим бланкам працiвники аптек i бухгалтерiї. Тому для одержання своєчасної iнформацiї без ПЕВМ не обiйтись.

   Основу господарського облiку в аптецi складає документацiя оформлена вiдповiдним чином. Для його органiзацiї необхiдно  встановлення єдиних типових форм документiв первинного облiку в кожнiй аптецi, а також документобiгу, який би дозволив правильно вести оперативний,

статистичний i бухгалтерський облiк. Вихiднi данi для органiзацiї облiку в аптеках дає первинна документацiя.

      Облiковий документ - це бланк на якому записується кiлькiсне i сумарний вираз господарської операцiї, мiсце i час її здiйснення та iншi данi. Документи мають важливе правове значення. При суперечках мiж пiдприємствами, установами, окремими особами документи виступають в якостi  речових доказiв. Звiдси дуже важлива вимога старанного i акуратного оформлення  всiх документiв. Документи широко використовуються i при проведеннi ревiзiї, при  аналiзi фiнансового стану аптечного пiдприємства.

       Iснують наступнi правила ведення i оформлення документiв:     

1. Необхiдно своєчасно оформити документи до початку або в моменнт здiйснення операцiї.

2. всi документи повиннi мати обов’язковi реквiзити:

-         назву (акт, приймальна квiтанцiя)

-         дату складання

-         змiст господарської операцiї в кiлькiсному i цiновому виразi

-         пiдписи осiб, що вiдповiдають за здiйснення операцiї i правильне оформлення документу

3. В документах, що вiдображають операцiї, що здiйснюються з порушенням будь-яких показникiв повино бути вказано причини порушень, з чиї вини вони пройшли.

4. якщо документи потрiбнi для декiлькох виконавцiв,  необхiдно їх оформлення  у вiдповiднiй кiлькостi екземплярiв.

5. якщо змiст документу має специфiчне галузеве значення, повиннi бути створенi типовi форми документiв.

                Класифiкацiя документiв.

        Основним класифiкацiйним признаком документу є його змiст, а саме - вiдношення зафiксованої в ньому iнформацiї до напрямку дiяльностi аптеки. Вiдповiднiсть цим параметрам  видiляють  наступнi види документiв за їх квалiфiкацiйним признакам i групам:

1. По призначенню документи дiляться на ропоряднi i оправдуючi (виконанi).

  Розпорядними документами є такi, в яких змiст носить форму розпорядження, вказiвку на здiйснення тої чи iншої операцiї (наказ зав.аптекою) Перевiрка цих документiв дозволяє  виявити осiб, якi вiдповiдальнi за виконання даного розпорядження, вказiвки. Оправдуючi документи складаються на вже здiйсненi господарськi операцiї -рахунок, копiя чеку,  приходний касовий ордер i т.п.

2.   По об’єму змiсту документи дiляться на первиннi i звiднi. В первинних документах знаходять вiдображення одна iз господарських операцiй - платiжне доручення, платiжна вимога, прийомна квiтанцiя та iнш. В звiдних документах реєструються i групуються данi ранiше складених первинних однорiдних документiв - звiт касира, авансовий звiт та iнш.

3.   По способу використання документи дiляться на разовi - чеки, накладнi, касовi ордера i накоплюючi, що вiдображають однорiднi, часто повторюючi операцiї - касова книга, рецептурний журнал i т.д.

4. За мiсцем складання розрiзняють документи внутрiшнi - що вiджображають внутрiшнi

операцiї аптеки - накази, акти, звiти i зовнiшнi, що вiдображають господарськi взаємовiдносини з iншими установами, органiзацiми - виписки банку, платiжнiвимоги постачальникiв.

   Документообiгом називають порядок i термiни  просування кажного документу через систему оперативної i облiкової обробки вiд мiсця його складання до мiсця зберiгання. В процесi документообiгу кожний первинний документ перевiряється з точки зору сутi i змiсту операцiй.  Доброякiсна первинна документацiя i чiткий графiк локументообiгу є головними умовами правильно постановки облiку.

    Всi первиннi документи, що обробленi  i занесенi у вiдповiднi книги,  вiдомостi i реєстри , пiдлягають зберiганню.Вiдповiднiсть за їх збереження несут  керiвники пiдприємства та облiковi працiвники.Для кожного виду оправдуючих документiв встановленi вiдповiднi термiни зберiгання. Для забезпечення кращого зберiгання документiв i можливостi швидкого знаходженняїх при ревiзiї документи пiдбирають в хронологiчнiй  послiдовностi i пiдшивають в книги в залежностi вiд  їх призначення та значущостi. Для зберiгання документiв в архiвi iснує декiлько способiв:  хронологiчний - за датами i в порядку поступлення. Коренсподентний  - по пiдприємства i установам. Документи, що передаються в архiв заносяться в архiвну книгу.