Разработка отчета о статусе: гипотетический пример Допущения

Допустим, что каждый счет издержек имеет всего один пакет работ, и каждый счет издержек будет представлен в сети в виде операции. Время раннего начала работ в сетевом графике проекта послужит базой для определения значений опорного плана. За исключением тех случаев, когда применяются правила 0/100 и 50/50, значения опорного плана будут обозначены линейно, если особо не будет указано, что они обозначены по‑другому (на практике затраты могут быть обозначены как угодно, лишь бы это соответствовало фактическим ожидаемым условиям). С момента начала операции в каждый период будут иметь место фактические затраты, вплоть до завершения операции.

Разработка опорного плана

На рис. 6.6 представлена простая структура распределения наборов работ по этапам (СРНРЭ) для примера.

Есть три промежуточных результата (X, Y, Z) и четыре ответственных за их достижение отдела (А, В, С, D). Общая цифра всех счетов издержек (СА) составляет $137.

Рис. 6.6. Сетевой план проекта

На рис. 6.8 представлена сеть проекта с ES, LS, EF, LF и резервами времени операций.

Рис. 6.7. Сетевой план проекта

Эта информация о сети нужна для распределения по времени опорного плана проекта. На рис. 6.8 представлена таблица опорного плана, разработанного на основе правил приведенной стоимости.

Рис. 6.8. Расходы по реализации опорного плана проекта

Применяются три основных правила:

100% Сметы по окончании. 50% в начале и 50% по окончании. Процент выполнения объема.

Например, операция 3 использует правило приведенной стоимости 50/50 и выделяет $15 в начале периода 3‑4 и $15 по окончании в периоде 5‑6 при общей сметной стоимости $30.

Операция 4 использует правило выполненного процента и распределяет затраты линейно по ожидаемой продолжительности операции.

Разработка отчета о статусе

Отчет о статусе ‑ это моментальный снимок проекта в конкретный момент времени.

В отчете о статусе используется приведенная стоимость и сроки выполнения работы.

Измерение приведенной стоимости начинается на уровне набора работ. Наборы работ могут находиться в одном из трех состояний на день отчета:

Еще не .начинались, Уже закончены. Находятся в процессе выполнения или частично завершены.

Определение приведенной стоимости для первых двух условий не представляют трудности.

Наборы работ, к которым еще не приступали, получают 100% от их сметы (BCWS).

Для наборов, находящихся в процессе выполнения, применяют одно из трех правил приведенной стоимости для разработки опорного плана (BCWP).

На рис. 6.9 представлена таблица отчета о статусе в конце периода 4. Для отчета о статусе собрана следующая информация.

Операция 1 завершена. Операции 2, 3, 4 и 5 ‑ в процессе выполнения. операция 3 имеет продолжительность 5 единиц времени;операция 4 имеет продолжительность 5 единиц времени,Операции 2, 3, 4, 5 и б имеют пересмотренные оценки их стоимости. Операция 4 выполнена на 60% по смете в долларах. К операциям 6, 7 и 8 еще не приступили, они будут отложены.

Рис. 6.9. Отчет о статусе

На рис. 6.9 правило приведенной стоимости для каждой операции обозначено заштрихованным кружочком слева.

Например, для операции 4 использовано правило 3 ‑ правило процента выполнения. Для операции 5 используется правило 1.

Заштрихованные клеточки обозначают ACWP; под каждой клеточкой факта находится клеточка приведенной стоимости.

Например, операция 1 имеет фактические стоимости $1, $3 и $4 в периоды с 0 по 3.

Так как операция 1 завершена, то приведенная стоимость составляет 100% от сметы (BCWS).

Операции 2 и 3 находятся в процессе, и для них используется правило 50/50. Отсюда приведенная стоимость на сегодняшний момент для операции 2 составляет $10 (50% от $20), а приведенная стоимость для операции 3 составляет $15 (50% от $30). Операция 4 завершена на 66%; приведенная стоимость равна $16 (66% от $24).

Так как к операциям 6, 7 и 8 еще не приступали, они получают 0% соответственно от своих смет.

На рис. 6.9 пересмотренные цифры были получены из результатов работы и включены в отчет о статусе для оценки стоимости по окончании (ЕАС).

Часто эти пересмотренные цифры ожидаемых затрат отличаются от первоначально запланированных сметных показателей относительно количества времени и денег. Например, операция 3 имеет ожидаемую продолжительность 5 единиц времени и ожидаемые затраты 35.

Представлены общие цифры ACWP и BCWP для каждого периода. Эти величины кумулятивные.

Рис. 6.10. График сметной стоимости работ

SV выражена в долларах и не является точной мерой времени; однако она достаточно правильно оценивает статус всего проекта относительно опережения и отставания от сроков.

Только сеть проекта и фактический график работы могут точно оценить выполнение графика работ вплоть до уровня пакета работ.

При таких пересмотренных цифрах стоимости и сроков, проект не уложится во время и в смету, если не внести коррективы в будущие тенденции.

По оценкам, работа над проектом закончится в период времени 14, а не 12.

Разница в стоимости при завершении проекта (VAC = ВАС‑ЕАС = 137 ‑ 154) составляет ‑ $17.

Приведенный пример демонстрирует, как традиционный метод, использующий только факт (ACWP = $32) и смету (BCWS = $37), может быть обманчив.

Если использовать традиционный метод, то можно прийти к выводу, что проект отстает от графика, соответствует или ниже стоимости и/или сроков. Хотя в настоящий момент проект опережает график и ниже стоимости.

Таблица 6.2. Общий отчет о стоимости проекта Операция Работа, выполненная на конкретный момент Общая стоимость при завершении Сметная стоимость выполнен‑ной работы (PCWP) Фактическая цена (ACWP) Превышение/ недостижение цены Сметная стоимость выполненной работы в комулятивной основе (BCWS) Последняя пересмотренная цена Превышение/ недостижение цены 1 6 8 (‑2) 6 8 (‑2) 2 10 4 6 20 18 2 3 15 6 9 30 35 (‑5) 4 16 12 4 24 30 (‑6) 5 0 2 (‑2) 16 18 (‑2) 6 16 20 (‑4) 7 10 10 0 8 15 15 0 Общая 137 154 (‑17)

Рис. 6.11. Период 4. Сворачивание проекта по промежуточным результатам, организации и счету издержек

На рис. 6.11 представлено крайне упрощенное сворачивание проекта в конце периода 4.

Сворачивание идет по промежуточным результатам и организационным отделам.

Относительно графика/сроков и колебания цен все переменные благоприятны.

Отдел А имеет превышение цен ‑ $2.

В более сложных проектах клеточки пересечения счетов издержек промежуточных результатов и организационных отделов могут давать более глубокую и исчерпывающую информацию.