8. Оцінка системи автоматизації управління та застосування сучасних інформаційних технологій на підприємстві

Визначити рівень автоматизації діловодства на підприємстві, організацію електронного документообороту.

Підприємство вибрало форму організації діловодства централізовану – для установ ІІІ-IV категорії з малою кількістю структурних підрозділів (всі операції з оброблення документів зосереджені в єдиному для всієї установи центрі – службі діловодства). Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар/діловод;

Електронний документооборот – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Рівень організації електронного документообороту дуже високий. Для чого він потрібен?

- можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо;

- можливість он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання;

- можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями;

- можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації1 .

Визначити основні засоби зв'язку та обміну інформації, що використовуються менеджерами підприємства.

Менеджери використовують наступні засоби зв’язку:

1. Телефон.

2. Факс.

3. Інтернет мережа.

4. Скайп.

Охарактеризувати рівень та напрямки використання Інтернет- технологій в діяльності підприємства.

Інтернет в «Парус Інтер Тур» застосовується за кількома напрямами. Один із них — використання віртуального простору для просування на ринку своїх послуг. Реклама в Інтернеті набуває дедалі більшої популярності, великі туроператори і невеликі турагентства активно використовують веб-сторінки і власні сервери. Інформацію про далекі країни, екзотичні подорожі та ціни на туристичні послуги легко знайти через будь-яку пошукову систему. Наприклад, дуже популярна така пошукова система, як "Рамблер" (http://www.rambler.ruщо на запит "туризм" видає понад 4,5 тис. унікальних посилань). Однак таке розмаїття вибору є здебільшого оманливим, сторінка виявилася малоцікавою для користувача й містить перелік пропонованих країн і телефони офісів. Треба забезпечити повноцінне наповнення сайта й організувати регулярне поновлення інформації. Інтернет приваблює турфірми не тільки як рекламний засіб, а й як унікальний засіб організації взаємодії філій та агентств. Великі туроператори, яким щодня доводиться підтримувати зв'язок із сотнями турагентств у різних країнах, уже усвідомили перевагу цього виду зв'язку. В Інтернеті можна знайти віртуальні представництва практично всіх провідних туроператорів.

Охарактеризувати види оргтехніки, що використовуються менеджерами.

Менеджерами використовується наступна оргтехніка:

1. Принтер - це периферійний друкуючий пристрій персонального комп’ютера, який дозволяє отримувати тверду копію даних.

2. Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам’ятовувати повідомлені дані.

3. Телефон-це пристрій для передачі звуку на великі відстані за допомогою електричних сигналів.

4. Комп'ютер — програмований електронний пристрій, який приймає дані, обробляє їх, відображує результати у вигляді інформаційних повідомлень і за потреби зберігає дані для їх подальшого вико-ристання.

Оцінити рівень, раціональність та напрямки використання комп'ютерної техніки менеджерами підприємства.

У сучасній бізнес середовищі будь-яка компанія або підприємець не зможе ефективно працювати без комп’ютерної техніки та спеціального програмного забезпечення, яке створене для автоматизації багатьох виробничих процесів, в першу чергу обліку.

Застосування комп’ютерів на підприємстві дозволило автоматизувати робоче місце менеджера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Менеджер працює на комп’ютері в діалоговому режимі, використовує зв’язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Комп’ютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, які пов’язані з отриманням різних зведених показників, що характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. В цій обліковій системі інформація йде по єдиному каналу і використовується для всіх потреб правління.

Накопичення, систематизація та узагальнення облікової інформації здійснюється в автоматичному режимі. Первинна бухгалтерська інформація накопичується в базі даних комп′ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках.