3. Документооборот и его основные законы

Движение документов с момента их составления (получения) до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Различают 3 вида потока документов:

1. Входящие, т.е. поступающие со стороны от физических и юридических лиц.

2. Внутренние, т.е. те, которые составляются и используются на самом предприятии.

3. Исходящие, т.е. составляемые на предприятии и отправляемые в другие внешние структуры.

Организация документооборота возлагается на главного бухгалтера, который разрабатывает правила документооборота и утверждает график документооборота: приемка, проверка и хранение документов.

Документы поступают в бухгалтерию и при приемке должны подвергаться проверке и обработке.

Проверка осуществляется, учитывая следующее:

1. по существу – выявляется законность

2. по форме

3. арифметическая проверка

После этих этапов проверки документы обрабатываются. При этом осуществляется:

• таксировка – способ перевода натуральных и трудовых в денежные.

Количество * Цену = Стоимость

• группировка – по однородности экономической информации

• котировка – оформление корреспонденции.

По истечению года все документы собираются в установленном порядке оформления и сдаются в архив. Каждый обработанный документ должен погашаться штампом, либо подписью с указанием даты, и подписью главного бухгалтера.

Внутренние документы – накопительные ведомости, справки бухгалтера – хранятся 3 – 5 лет. Книги, журналы, ордера, балансы – до 5 лет.

Документы, связанные с выплатой заработной платы (расчетный счет), хранятся 75 лет.

4. Понятие инвентаризация и ее цель

Инвентаризация – способ проверки фактического наименования товарно-материальных ценностей и других активов и сопоставление получения данных с данными документов бухгалтерского учета.

Все имущество экономического субъекта, независимо от его местонахождения, подлежит инвентаризации.

Перед инвентаризацией стоят определенные задачи и цели, к которым относятся:

1. Проверка правильности текущего учета и выявление ошибок.

2. Отражение не учетных результатов хозяйственных и финансовых операций.

3. Контроль за сохранностью имущества и соблюдение финансовой дисциплины.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по обязательствам.

5. Проверка условия порядка хранения товара.

6. Проверка собственности, принципа материальной ответственности.

7. Проверка правильности отражения инвентаризации документов бухгалтерского учета.

Тема 7. Техника и форма бухгалтерского учета

1. Учетные регистры и техника записи в них.

2. Способ выявления и исправления ошибок в учетных записях.

3. Формы бухгалтерского учета.

1. Учетные регистры и техника записи в них

Формы первичных документов, отражающие хозяйственные операции, после их проверки с точки зрения законности, целесообразности и правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливания группируется в систематические регистры.

Учетные регистры – это носители экономической информации, имеющие табличную форму. Они предназначена для регистрации хозяйственных операций и процессов, осуществляемых экономическими субъектами.

Способ регистрации учетной информации в учетных регистрах называются техникой бухгалтерского учета.

Внешний вид и материальная основа учетных регистров разнообразны и для соблюдения принципа унификации и стандартизации применяется классификация учетных регистров.

Содержание учетных регистров признается коммерческой тайной предприятия, за разглашение которой устанавливается административная и уголовная ответственность.

К учетным регистрам, как и к другим документам, предъявляются определенные требования:

− записи в учетных регистрах должны быть накопительными, четкими, разборчивыми.

− неоговоренных подчисток, помарок, исправлений в учетных регистрах быть не должно.

− учетные регистры ведутся в хронологическом порядке.

Записи в учетных регистрах производятся с помощью различных приемов. Наиболее распространенным является линейный способ записи. Данный способ позволяет наглядно отразить по 1 линии все данные хозяйственных операций. Если используется линейный способ, то, как правило, в учетных регистрах совмещают синтетический и аналитический учеты. Это упрощает технику ведения бухгалтерского учета.

Применяют такие способы предварительного накопления, т.е. суммы по однородным операциям накапливаются в учетном регистре, с целью их группировки и обобщения.

Для наглядности и раскрытия внутреннего содержания корреспондирующих счетов применяют шахматный принцип запаси.

В последнее время в текущем учете применяют униграфическую единицу, т.е. хозяйственные операции записывают в одностороннем порядке, и диаграфические записи, которые применяются в случае регистрации хозяйственных операций в строго определенной группировке. При разноске каждой операции приписывается номера.

Существуют определенные способы присваивания нумерации:

а) систематическая запись

б) хронологическая запись

в) комбинированная запись

По способу обработки учетные регистры подразделяются на:

− ручные

− автоматизированные

По объему содержания хозяйственных операций:

− синтетического учета

− аналитического учета

− комплексные.