Теоретический блок

Современный специалист должен не только уметь грамотно и красиво говорить, быть вежливым и располагающим к общению, но и правильно вести документацию. 

Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Важнейшей из функций документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.Документ обладает и организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Ряд документов изначально наделен юридической функцией. Также документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.Деловая корреспонденция может быть внутренней и внешней.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. Документацию этого типа называют служебной.

Требования к оформлению документов

Для придания распорядительным документам юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов.Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное оформление может привести к тому, что распорядительный документ не будет иметь значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с распорядительным документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение распорядительного документа, являются:

• официальное название организации (должностного лица) – автора документа

• наименование вида документа

• дата документа

• регистрационный номер документа

• текст

• подпись

• печать

Дата документа – один из важнейших реквизитов распорядительного документа. Отсутствие даты на распорядительном документе делает его недействительным.Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности распорядительного документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным распорядительным документом организации.Подпись является обязательным реквизитом любого документа, в том числе распорядительного. Должностное лицо, проставляя подпись в распорядительном документе, берет на себя ответственность за достоверность распорядительного документа, за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено в уставе организации, положении об организации (о структурном подразделении); инструкции по делопроизводству; должностной инструкции работника; приказе о распределении обязанностей. Распорядительные документы подписывает первый руководитель организации (генеральный директор, директор, начальник, председатель правления) или его заместитель.Печать свидетельствует о подлинности распорядительного документа, принадлежности распорядительного документа к указанной на печати организации.Распорядительные документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Руководствуясь пунктом 52 Типовых правил, языком делопроизводства в организации должен являться государственный язык, наравне с казахским должен употребляться русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», могут применяться и другие языки.При этом, создавая документ на государственном языке, должен одновременно создаваться аутентичный документ на другом языке, каждый из которых должен печататься на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляться едиными реквизитами.

Приказ. Самый распространенный вид распорядительного документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Приказами по личному составу документально оформляются: прием на другую работу, увольнение; изменение условий труда, присвоение разрядов; установление размеров оплаты труда; предоставление отпусков; командирование сотрудников;наложение дисциплинарных взысканий.  Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.П оструктуре приказы могут быть простыми и сложными.  Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде. В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала – назначение на должности, затем – перевод на другие должности, далее – освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Р аспоряжение– правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации.

Акт – это документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Акт