2 Служба бронювання

 

У готелі процес обслуговування гостей започатковується саме з бронювання, під яким на увазі попередній замовлення місць і номерів. Функції бронювання здійснюють або менеджери відділу бронювання готелю, або безпосередньо служба приймання й розміщення гостей. Зазвичай, турист чи бізнесмен, який бажає мати справу з труднощами найму тимчасового житла, обов'язково пов'яжеться з такою службою і подасть заявку на бронювання місця чи номери.

Програмний модуль, створений до виконання функції бронювання готельних місць, працює у режимі «підтвердження / відмова» з прив'язкою вчасно у межах загальної системи бронювання готельної ланцюга чи автономної роботи.

До функцій служби бронювання ставляться:

· прийом заявок та його обробка;

· складання необхідної документації — графіків заїзду на день (тиждень, місяць, квартал, рік), карти руху номерного фонду.

· Прийом заявок здійснюється за телефону, факсу, телексу, поштою (письма чи телеграмі), з допомогою комп'ютерних систем бронювання. У кожній заявці має міститися наступна інформація: дата та палестинці час заїзду; приблизна дата та палестинці час від'їзду; число гостей;

· категорія номери (люкс, апартамент, економічний клас, бізнес-клас);

· послуг у номері (наявність ванни, душа, телевізора, холодильника, сейфа, міні-бару тощо.);

· послуги харчування (лише сніданок, напівпансіон, повний пансіон); ціна (при вказуванні ціни слід визначити, внаслідок чого платить гість, — весь час перебування, за дня перебування, кожного проживаючого, лише розміщення, за розміщення та харчування, за розміщення та сніданок тощо.);

· прізвище і ініціали того, хто оплачувати рахунок (чи назву організації);

· вид оплати (готівкова, безготівкова, з допомогою кредитної картки);

· особливі побажання (заздалегідь забронювати стіл у ресторані, трансфер, можливість тримати у номері тварина й т.д.).

3 Порядок реєстрацію змі й розміщення гостей

 

Наступний етап — розселення, який у часи чергу складається з зустрічі, реєстрації, вручення ключа і супроводження до номери.

Прибувши готель, клієнт повинен зареєструватися. Тривалість процесу реєстрації залежить від цього, забронював гість номер чи ні. Природно, що поселення по броні в готелях, де організовано автоматизований облік, займає усього кілька хвилин, оскільки уся необхідна інформація зазначена в попередньої заявці.

При реєстрації клієнту виписується рахунок за проживання, до складу якого у собі тариф номери (чи місця у номері), помножений кількості діб проживання, оплату послуг бронювання, оплату додаткових послуг, які гість замовляє при реєстрації, тощо.

Рахунок виписується у трьох примірниках: перший видається клієнту, другий разом із касовим звітом можна здавати у бухгалтерію, третій зберігається до виїзду гостя контрольної картотеці розрахункової частини готелю (у спеціальнихкармашках, розставлених по числам оплати).

При автоматизованому способі ведення розрахунків виписується два примірника рахунки. У ньому фіксується оплата за період проживання. Обидва примірника зберігаються у контрольної картотеці до виїзду гостя.