10. Деятельность управляющего офисного здания.

Под управлением понимают все заботы, связанные с эксплуатацией здания и созданием максимально комфортных условий для его арендаторов, а также извлечение прибыли от этого вида деятельности

В стандартный перечень работ по управлению входят:

• Сопровождение и контроль качества строительства объектов;

• Техническая эксплуатация инженерных систем и помещений здания;

• Уборка помещений и прилегающих территорий, включая паркинг;

• Организация ресепшна;

• Организация питания;

• Ведение бухгалтерии по эксплуатации здания;

• Управление отношениями с арендаторами

Главными функциями являются техническая эксплуатация и уборка здания, а также организация питания, также могут быть включены и специфические поручения: «мэйлинг» - доставку корреспонденции и курьерские услуги, организацию и сопровождение различных мероприятий (презентаций, конференций, банкетов), экспертизу рынка по тому или иному оборудованию, управление складами и т.д.

В разных зданиях существуют различные потребности в управлении в зависимости от наличия и технической сложности оборудования лифтов, кондиционеров, систем автоматики и т.п. В зависимости от потребности владелец отправляет на обучение свой управляющий персонал или приглашает опытного специалиста по недвижимости управления, либо заключает договор на частичное или комплексное обслуживание с управляющей компанией.

Рассмотрим некоторые функции управляющей компании:

• Сопровождение и контроль качества строящихся объектов – управляющая компания является заинтересованной в максимальном раскрытии дефектов и исправления их строительной компанией до подписания приемных документов;

• Техническая эксплуатация здания – основополагающий интерес инвестора/владельца: сохранение рыночной стоимости здания. Для управляющей компании тоже важно, чтобы состояние здания не вызывало экстренных ситуаций и являлось надежной основой для оказания качественного сервиса. Таким образом, интересы владельца и управляющей компании совпадают.

11. Перечень основных мероприятий, которые необходимо выполнять при приеме офисного здания в управление.

Стандартный перечень основных мероприятий, при приеме объекта в управление.

Услуги по содержанию и обслуживанию объекта

1. Провести первичный физический осмотр объекта и оценку его состояния и осуществить следующие первоначальные мероприятия:

- Немедленно взять объект под свой контроль; получить ключи, все виды документации.

- Осмотреть все помещения и дать оценку состоянию свободных помещений/площадей.

- Определить все счета, на которые переводятся коммунальные платежи, и известить коммунальные предприятия о произошедших изменениях.

- Зафиксировать в документах состояние объекта (как с точки зрения его физических параметров, так и с точки зрения состояния административных дел).

- Установить и зафиксировать документально все характеристики объекта, собрать воедино всю информацию по объекту.

- Встретиться с арендаторами, выяснить, на что следует обратить особое внимание и оценить состояние территории в целом.

- Провести предварительный анализ состояния рынка и определить место данного объекта на этом рынке.

- Уведомить всех подрядчиков о вступлении в управление и изучить все действующие договоры на поставку услуг; проанализировать работу всех поставщиков товаров и услуг, с которыми уже заключены договоры, и внести изменения, если это необходимо и более выгодно с экономической точки зрения, подготовить соответствующие перечни работ.

- Встретиться с кем-либо из сотрудников, ранее участвовавших и продолжающих участвовать в работе по управлению объектом, и получить от них информацию о специфике данного объекта; оценить имеющийся состав сотрудников и определить, с кем из них можно продолжать работать, чью работу следует несколько скорректировать, кого можно заменить или имеющимся сотрудником, или вновь принятым; сразу же распределить между сотрудниками обязанности и ответственность.

2. Принять все необходимые меры для того, чтобы немедленно взять под свой учет все существующие источники доходов или источники, приносившие доходы в предшествующий период; уведомить всех, кто является источниками дохода (арендаторов, торговые предприятия и т. п.), о порядке внесения платежей и вновь составить список всех существующих на данный момент арендаторов.

3. Подготовить предварительный отчет о работе, проделанной на первом этапе управления, в котором кратко перечислит все выявленные на тот момент проблемы, а также описать все действия, предпринятые в ходе осуществления мероприятий, указанных в пунктах (1) - (2).

4. Осуществлять ежемесячную регулярную инспекцию объекта и готовить регулярные отчеты о его состоянии и проводимой на нем работе.

5. Реализовывать программы технического обслуживания объекта, разработанные специально с учетом его потребностей. Каждая программа должна быть оформлена в виде документа, гаран¬тирующего регулярное проведение на объекте необходимых профи¬лактических работ, направленных на обеспечение бесперебойной и эффективной работы сантехнического, механического и электротехни¬ческого оборудования. Данные программы могут отличаться по объему и составу работ, который, в свою очередь, всецело зависит от типа недвижимости.

6. Составить планы и рекомендации по проведению ремонта, в том числе косметического, цель которого - способствовать получению более высоких доходов от аренды или продажи объекта; представить эти планы для согласования и утверждения, организовать и контролировать проведение предусмотренных в них ремонтных работ; проверить качество выполненных работ и осуществить их приемку.

7. Разработать и установить порядок обработки и регистрации заявок арендаторов на предоставление им тех или иных услуг; проинструктировать всех арендаторов о порядке оформления заказа на услуги.

8. Провести инвентаризацию имущества – иметь инвентарные перечни и контролировать целостность и сохранность оборудования, установленного на объекте.

9. Следить за соблюдением всех правил, требований и ограничений, направленных на обеспечение нормального функционирования объекта и создание удобных и безопасных условий для работы и жизнедеятельности арендаторов.

10. Подготовить спецификации работ и подыскать кандидатов на выполнение подрядных работ; высказать свое мнение о том, с кем следовало бы заключить договор; вести переговоры и заключить договор подряда; осуществлять непосредственный контроль за работой подрядчиков; контролировать, насколько точно выполняемые подрядчиком работы соответствуют условиям договора, и не нарушаются ли условия оплаты его труда. В зависимости от типа недвижимости, договоры подряда могут заключаться на выполнение следующих видов работ:

- Охрана объекта

- Благоустройство и содержание территории

- Вывоз мусора

- Уборка прилегающей территории

- Уборка помещений

- Борьба с бытовыми насекомыми и грызунами

Услуги административного характера

1. По каждому объекту недвижимости вести ежемесячный компьютеризированный учет прибылей и убытков, в котором должны быть отражены как фактические, так и предусмотренные бюджетом доходы и расходы, учитываемые как ежемесячно, так и с начала года на текущий момент, с указанием точного отклонения от бюджета; проводить анализ затрат и порядок выполнения работ; регулярно в соответствии с графиком представлять собственнику объекта свои рекомендации; вносить в проекты и программы необходимые поправки.

2. Постоянно вести учет по арендной платы/доходов получаемых от объекта.

3. Осуществлять сбор арендных платежей, гарантийных взносов, концессионного и других видов дохода (например, пени, штрафы и т.п.); предоставлять собственнику ежемесячные отчеты о дебиторской задолженности с точным указанием сроков, которые должны отражать состояние счетов по каждому арендатору; регистрировать доход и расход денежных средств, связанный с содержанием и техническим обслуживанием объекта; ввести надлежащий порядок сбора просроченных арендных платежей.

4. Принимать на работу, контролировать и координировать выплату заработной платы всем работающим на объекте сотрудникам, выполняющим непосредственную работу по его обслуживанию.

5. Постоянно наблюдать и контролировать фактические и запланированные расходы средств.

6.Получить согласие собственника осуществлять финансирование в соответствии с установленными требованиями, а также использовать на проведение ремонта средства, превышающее установленный уровень, прежде чем будет принято официальное обязательство компенсировать данные расходы.

7. Составлять конкретные уведомления и иные виды информационных бюллетеней общего содержания, которые должны быть распространены на объекте.

Контролировать соблюдение требований и условий всех действующих на настоящий момент на объекте договоров аренды

Услуги по аренде.

1. Реализовать и контролировать программу сдачи в аренду помещений, имеющихся на объекте. В этой программе должны быть намечены мероприятия, связанные с непосредственной деятельностью по организации аренды, и меры, направленные на координацию деятельности сторонних подрядчиков, выполняющих посреднические функции, в случае, если это предусматривается в специальном договоре аренды.

2. Проводить анализы и обзоры рыночной ситуации с тем, чтобы убедиться в том, что все коммерческие объекты недвижимости (с учетом финансовых ограничений) могут выдержать конкуренцию на рынке и приносят максимальный арендный доход.

3. Активно проводить в жизнь политику пролонгации договоров аренды с арендаторами, занимающими помещения на объектах, после того, как будет принято соответствующее решение собственника.

4. В рамках утвержденного бюджета стремиться придать объектам недвижимости чистый и ухоженный вид с тем, чтобы сделать их максимально привлекательными для будущих и нынешних арендаторов.

5. При заключении договоров аренды использовать форму договора, утвержденную собственником.

6. Подготавливать рекламные и иные информационные материалы.

7. По мере необходимости согласовывать требования, предъявляемые к сдаче в аренду помещений, с риэлторами и контролировать любое их участие в работе.

8.Сотрудничать и оказывать помощь посреднической организации (и назначенным брокерам) в заключение сделки по продаже объекта недвижимости.