Розділ 2. Програмно-технічні можливості комп’ютеризації юридичної діяльності

Тема 2.4. Система управління базами даних Access Обробка бази даних: створення звітів.

Студенти повинні

знати: поняття звіту, способи створення та перегляду звітів, алгоритм створення звітів за допомогою майстра, правила друку даних на папері;

вміти: створювати звіти за допомогою майстра, здійснювати налаштування сторінки, здійснювати групування і сортування даних, вибирати стиль звіту, виконувати друк об’єктів бази даних на папері.

Звіт - об'єкт бази даних, призначений для ефективного представлення даних у друкованій формі.

При перегляді в режимі зразка буде виведене обмежене число записів.

Часто використовується експорт звітів у різні формати. Э можливість зробити знімок звіту.

Після вибору джерела записів і макета (у стовпець, стрічковий або табличний) Автозвіт створює звіт, що використовує всі поля джерела записів і застосовує останній використаний автоформат.

Майстер задає докладні питання про джерела записів, полях, макеті, необхідних форматах і створює звіт на підставі отриманих відповідей.

Крім того, автоматично можна створити звіт з діаграмою і поштові наклейки.

Створення звіту за допомогою майстра

В Access звіт являє собою форму спеціального типу, яка призначена для виведення на друкування. Звіт створюється тоді, коли необхідно представити на папері зведену інформацію, яка зберігається в базі даних.

1. На вкладці Отчеты натиснути кнопку Создать. У вікні вибрати Мастер отчетов.

2. У полі Таблицы и запросы вибрати таблицю або запит, для яких буде створено звіт.

3. У полі Доступные поля вибрати ті поля, які потрібні для звіту, натисканням кнопок > або >>. Натиснути Далее.

4. Перевага звітів перед формами - у можливості групування даних. Якщо потрібні рівні групування то вибрати поле, яке буде І рівнем, натиснути >. Дані можна групувати не більше ніж по 3 рівням. Натиснути Далее.

5. Access автоматично сортує дані по тим же полям, по яким виконується групування.

Якщо в попередньому вікні були встановлені рівні групування, то у поточному вікні з'явиться кнопка Итоги, де можливо вказати поля для підведення підсумків.

Для встановлення підсумків вибрати їх тип у відповідних полях (Sum, Avg, Min, Max). Потім вибрати одне з двох: данные и итоги або только итоги. Якщо потрібно, встановити підрахунок процентів, натиснути ОК.

Якщо потрібно відсортувати і інші поля, їх необхідно вказати в спеціально відведених полях та вказати напрямок сортування натисканням кнопки в кінці поля АЯ↓ або ЯА↑. Натиснути Далее.

6. У наступному вікні вказати, як будуть представлені дані в звіті:

   • Ступечатый – ступенчате розташування даних різних рівней;

   • Блок – блочне розташування даних;

   • структура1 та структура2 – ступінчате розташування рівней з перекриттям;

   • по левому краю 1, 2 – вирівнювання по всім рівнях по лівому краю сторінки.

Вибрати потрібне.

Якщо рівні звіту не задано, то макет запиту має наступні пункти:

• в столбец;

• табличный;

• выровненный.

Вибрати орієнтацію сторінки (альбомна, книжна). Встановити опцію «Настроить ширину полей для размещения на одной странице», натиснути Далее.

7. Вибрати стиль (діловий, звичайний, полужирний, стиснутий, спокійний, строгий)

8. Ддати ім’я звіту, яке буде виведено у вигляді заголовку, натиснути Готово.

В готовому звіті внизу автоматично встановлюється дата створення цього звіту.

Зберегти звіт командою Файл → Сохранить.

Робота зі звітом у режимі конструктора аналогічна роботі з формою.

Присутні розділи аналогічні формі, а також заголовки і примітки груп.

Згрупувавши записи, що містять спільні значення, можна обчислити проміжні підсумки і зробити звіт більш легким для читання.

Керування сортуванням і групуванням здійснюється за допомогою вікна «Сортування й групування». Порядок зверху вниз задає рівні групування (сортування).

Що б використовувати групування, треба змінити “заголовок групи”, “примітка групи” у вікні «Сортування й групування» на «Так».

Треба установити властивість «Не виводити повтори» у положення «Так».

Підлеглим звітом називають звіт, вставлений в інший звіт.

Робота з підлеглими звітами аналогічна роботі з підлеглими формами.

Обчислювальні значення у звітах схожі на обчислювальні значення у формах.

Аналогічно меню «Вставка» - «Номера сторінок» і «Дата і час».

Використовуючи властивість поля «Сума з нагромадженням» можна отримати нумерацію записів, а також їхнього підрахунку в кожній групі.