Розділ 2. Програмно-технічні можливості комп’ютеризації юридичної діяльності

Тема 2.1 Текстовий редактор Word. Поняття про шаблон документа. Створення шаблонів

Студенти повинні

знати: визначення шаблону документа, алгоритм створення шаблонів, порядок завантаження шаблонів з різних джерел;

вміти: створювати шаблони документів, створювати нові документи на основі існуючих шаблонів.

Шаблон – це відформатований певним чином документ-заготовка, який зберігається в окремому файлі та використовується як основа для створення нових документів певного типу.

Наприклад, шаблон для створення листа, звіту, резюме, вітальної листівки, візитки тощо.

Шаблони зберігаються у файлах з розширенням імені dotx та dotm. Зазвичай вони зберігаються у папці Programs Files\Microsoft Office\Templates. Пам’ятайте, у шаблонах можуть зберігатися макровіруси, тому будьте обережні, використовуючи нові шаблони від невідомого автора.

Усі шаблони розподілені на три групи:

• інстальовані – шаблони документів певних типів (листів, факсів, звітів та ін.), які інстальовані на комп’ютері у складі пакета Microsoft Office 2007;

• Microsoft Office Online – шаблони документів різноманітних типів (вітальних листівок, візиток, бюлетенів, сертифікатів, грамот, запрошень, заяв, календарів та ін.), які розташовані на веб-сайті Microsoft Office Online;

• шаблони користувача – шаблони, які створені користувачем.

Одним зі стандартних шаблонів Word 2007 є, наприклад, шаблон Звичайне резюме (файл MedianResume.dotx). Цей шаблон містить у документі-заготовці кілька текстових полів, у які користувач вносить дані про себе: ім’я та прізвище, контактну інформацію, відомості про освіту, місце роботи тощо.

Для створення документів на основі інстальованих шаблонів	Застосування шаблонів з сайту Microsoft Office Online
1. Office – Створити	1. Кнопка Office–Створити
2. Вибрати в розділі Шаблони потрібну групу шаблонів – Інстальовані шаблони.	2. Вибрати в розділі Microsoft Office Online потрібний тип шаблону.
3. Вибрати в списку шаблонів потрібний (наприклад, Звичайне резюме).	3 Дочекатися з’єднання із сервером сайта і відображення списку шаблонів.
4. Переглянути структуру та вигляд шаблону	4. Вибрати потрібний шаблон.
5. Вибрати в нижній частині поля зразків перемикач Документ.	5. Переглянути структуру та зовнішній вигляд шаблону в полі зразків.
6. Вибрати кнопку Створити.	6. Вибрати кнопку Завантажити. Дочекатися завантаження шаблону.
7. Заповнити поля потрібними даними.	7. Заповнити поля потрібними даними.
8. Зберегти документ.	8. Зберегти документ.

Розділ 2. Програмно-технічні можливості комп’ютеризації юридичної діяльності

Тема 2.2 Табличний процесор Excel. Створення списків

Студенти повинні

знати: поняття списків, правила створення списків,

вміти: оформляти дані робочого листа у вигляді списків

Список – це впорядкований набір даних, що складається з рядків з однотипними даними. Наприклад, перелік працівників у якому стовпчики мають відповідно такі імена: № бригади, Прізвище, Сорт, Кількість, Нараховано, - являє собою список даних.

Дані, організовані в список, у термінології Ехсеl називаються базою даних (БД).

Основною одиницею інформації в базі даних є запис. Запис поділяється на поля – окремі елементи інформації про об’єкт бази даних. Кожен запис в базі даних складається з однакових полів. Інформація в табличній базі даних згрупована у стовпчики – записи і рядки – поля. У першому рядку таблиці, як правило, знаходяться заголовки, в наступних –дані. У запису містяться відомості про одну людину, виріб, подію тощо. Між електронними таблицями і базами даних існує досить тісний зв’язок.  Бази даних і електронні таблиці – дві різні можливості обробки рівнозначної інформації.

При створенні списку на робочому листі Ехсеl необхідно виконувати такі правила:

1. На одному робочому листі не слід поміщати більш одного списку, оскільки деякі операції, наприклад, фільтрація, працюють у визначений момент тільки з одним списком.

2. Варто відокремлювати список від інших даних робітника листа хоча б одним порожнім стовпцем або одним порожнім рядком. Це допоможе Ехсеl автоматично виділити список при виконанні фільтрації або при сортуванні даних.

3. Імена стовпців повинні розташовуватися в першому рядку списку. Ехсеl використовує ці імена при створенні звітів, у пошуку і сортуванні даних.

4. Для імен стовпців варто використовувати шрифт, тип даних, вирівнювання, формат, рамку або стиль прописних букв, відмінні від тих, котрі використовувалося для даних списку.

5. Щоб відокремити імена стовпців від даних, варто розмістити рамку по нижньому краї кліток