2. Система пошуку документів

Під час пошуку правової інформації всі запити в довідковій правовій системі можна розділити на три види:

1) коли відомі точні реквізити документа (номер, емітент, дата прийняття тощо);

2) коли відомі назва чи зміст документа;

3) коли відома тільки розглянута проблема і необхідно знайти весь правовий матеріал з цього питання.

На практиці всі три види запитів зустрічаються однаково часто, тому будь-яка сучасна довідкова система має забезпечити діючі механізми роботи в кожній із описаних ситуацій.

Перші два завдання однаково ефективно зважуються за допомогою стандартного запиту. Але часто буває так, що у користувача немає ніякої конкретної інформації про потрібні документи. У цьому випадку в правових системах застосовується механізм «Пошуку за ситуацією», при якому користувачу досить лише описати проблему в звичних для нього термінах за допомогою, наприклад, словника ключових слів. Список ключових слів звичайно складається з досить широких понять (приклад: «Інформація» чи «Податок»). Список ключових слів складений таким чином, що незалежно від того, як користувач сформулював свій запит, він обов'язково одержить саме ті документи, що йому необхідні. У результаті такого пошуку система видає список документів. Звичайно він складається з 3-10 і більше документів.

Відповіддю на запитання, що поставлено користувачем, як правило, є не цілі документи, а окремі правові норми, що містяться в них. Тому в комп'ютерній правовій системі при вході в документ користувач відразу ж побачить на екрані той фрагмент, що відповідає запиту.

При запиті можна вибрати кілька ключових слів, що характеризують проблему. У цьому випадку будуть знайдені документи, зв'язані хоча б з одним з обраних слів. Кількість одночасно обраних ситуацій не обмежена. Така можливість дає змогу вирішувати будь-який комплекс питань.

Для швидкого знаходження необхідного ключового слова в системі використовуються спеціальні пошукові механізми. Можна знайти потрібне ключове слово, почавши набирати його перші букви. Крім того, можна знайти ключове слово, використовуючи контекстний пошук всередині списку ситуацій.

Слід зазначити, що «Пошук за ситуацією» має ряд істотних відмінностей від «Контекстного пошуку». По-перше, при контекстному пошуку в знайденому списку, крім потрібних документів, будуть і ті, які хоч і містять шуканий контекст, але до даної проблеми не відносяться. По-друге, при контекстному пошуку упускаються ті документи, що містять синоніми чи абревіатуру. Наприклад, набравши при контекстному пошуку в рядку контексту, що задається, «ПДВ», неможливо отримати документи, що згадують податок на додану вартість. При пошуку за ситуацією система видасть список і тих, і інших документів. По-третє, при контекстному пошуку система буде зупинятися тільки на тих фрагментах документа, що містять шуканий контекст. При пошуку за ситуацією видається той фрагмент, що висвітлює проблему, яка цікавить, навіть якщо сам контекст знаходиться вище або нижче. Пошук за ситуацією єдиний для всіх інформаційно-правових блоків. Маючи будь-який комплект блоків, можна користуватися ними як однією базою. При такому підході скорочується час пошуку і забезпечується повнота інформації.