1 Анализ предметной области

В современном мире распространены различные виды развлечений, в том числе и путешествия в различные страны, и по нашей стране так же. Люди хотят провести свой отпуск как можно ярче, что бы остались приятные впечатления. Собираясь в другие страны необходимо оформить определенные документы. На это необходимо потратить и время, и силы. Туристические фирмы сделают все за вас. Услуги туристических агентств и фирм пользуются широкой популярностью.

А, как известно, увеличение спроса на услуги ведет за собой увеличение предложения. Появляется множество туристических фирм, которые ведут между собой достаточно жесткую конкуренцию. Клиенты туристических агентств очень осторожны и придирчивы, они обращают внимание на обстановку в офисе, на проявление внимания и уважения, а также на полноту и скорость предоставляемой информации.

Что бы занять ведущее место на рынке необходимо вести политику, направленную на предпочтения и желания клиентов, создавать максимально положительное впечатление. Первое впечатление клиента зависит от менеджера, который с ним работает. Здесь существует очень много аспектов, на которые клиент обращает внимание и которые должны быть продуманны, и учтены руководителями агентства. Но я хочу остановиться на самой работе менеджера, а именно на скорости бронирования тура и полноте предоставляемой информации.

Цель разрабатываемой модели

Целями разрабатываемой модели будут автоматизация бизнес-процесса «Забронировать тур у туроператора», сокращение трудозатрат менеджера по продажам и увеличение скорости выполнения бизнес-процесса. Необходимо показать различия между процессами до (AS-IS) и после автоматизации (TO-BE), выявить преимущества автоматизированного бизнес-процесса.

Точка зрения разрабатываемой модели

Объект рассматривается с точки зрения менеджера по продажам.

2 Обследование процесса до автоматизации

2.1 Административная организационная диаграмма

Прежде чем создавать информационную систему, нужно чётко понимать из чего состоит предприятие, как оно функционирует, и какие механизмы заставляют его работать.

На рисунке 1 представлена административная организационная диаграмма турагентства «Под солнцем».

Рисунок 1 - Административная организационная диаграмма турагентства «Под солнцем»

Согласно организационной структуре фирмы директор является материально ответственным лицом и руководит деятельностью фирмы, поэтому любая документация должна проходить через директора (просматривается, уточняется, контролируется, подписывается и т.д.).

Директор заключает договора с туроператорами, оговаривает условия приобретения туристических услуг. При выборе туроператоров учитываются: репутация поставщика (опыт предыдущей совместной работы), цена на тур, предлагаемый ассортимент, спрос на предлагаемую продукцию.

Заместитель директора ведет табель учета рабочего времени, в конце месяца сдает бухгалтеру для начисления заработной платы сотрудникам. Для директора еженедельно составляет отчет о реализованной продукции. Подписывает платежные поручения, приходные и расходные ордера во время отсутствия директора. Готовит семинары для работников, рассказывает новости туроператоров.

Бухгалтер ведет кассовую книгу, на основе приходных и расходных ордеров, составляет кассовый отчет для директора, регистрирует приходные и расходные ордера в книге регистрации приходных и расходных ордеров, выдает покупателям путевки после полной оплаты, составляет отчет о проданных путевках, оформляет платежные поручения и отдает на подпись директору.

Старший менеджер оформляет туры, общается с кураторами туроператоров, заключает договора с новыми туроператорами или продлевает старые, отдает договора на подпись директору, ведет контроль над менеджером по туризму, следит за качеством продажи тура, в конце каждой недели сдает отчет о работе по всему турагентству. В конце каждого месяца отправляет отчет агентства всем туроператорам, в которых были забронированы туры. Занимается рекламой и продвижением агентства.

Менеджер по туризму ищет клиентов, общается с клиентами, подбирает подходящий тур для клиентов. Проверяет почту с заявками, отправляет письма клиентам, если требуется, то заполняет договора и сдает на проверку старшему менеджеру.

Помощник старшего менеджера в офисе следит за наличием воды, кофе, колы, шампанского, канц. товаров, бумаги и краски в принтере, помогает старшему менеджеру: приносит напитки клиентам, сканирует паспорта. Обычно это студент ВУЗа на практике.

Реклама турфирмы и продвижение туристических услуг стали особенно необходимы в последнее десятилетие, в связи с быстрым ростом туристического рынка и появлением множества туристских операторов и турагентств. Все сложнее становиться рекламировать туристские услуги и туристические компании, все больше требуется как финансовых ресурсов, так и человеческих усилий для привлечения клиентов и продажи туристского продукта. Возникает необходимость в комплексном подходе к рекламе туризма и туристического бизнеса, к использованию всех доступных средств маркетинга туристических услуг. Поэтому в туристическом агентстве «Под солнцем» работает высококвалифицированный специалист в области маркетинга.