Тема 3.4. Укладання фахової документації Самостійна робота 14 Питання 1. Реквізити документів та вимоги до їх на­писання

 Література: 18, с. 27-34; 21, с. 33-44; 26, с. 20-38; 29, с. 13-27.

 МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Потрібно пам'ятати, що кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Розрізняють постійні і змінні реквізити документів. По­стійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послі­довності, називається формуляром. Кожний вид документа по­винен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.Кожна ус­танова, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів - А 4 (210 х 297 мм) та А 5 (148 х 210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить до­кументи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опра­цювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкар­ським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з ре­квізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для по­дальшого заповнення конкретного документа. Застосування бланків надає інформації офіційного характеру.  Теми доповідей на практичне заняття

1. Реквізити організаційно-розпорядчих документів.

2. Правила оформлення найголовніших реквізитів документа.

 Запитання та завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення поняття "реквізит документа".

2. Що таке формуляр?

3. Назвіть реквізити документів за державним стандартом.

4. Доберіть з повного переліку реквізитів десять найголовніших, мотивуйте свою думку.

5. Назвіть реквізити документів: накладна, протокол, наказ.

Питання 2. Заява. Автобіографія. Реквізити й правила оформлення

 Література: 11, с. 9, 10; 18, с. 41, 42; 21, с. 69-71; 25, с.122-126; 26, с, 43, 44.

 МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

 Заява – це документ, офіційне повідомлення чи прохання особи або установи. Розрізняють особисті заяви і службові, які оформляють на готових бланках.Заяви пишуться власноручно, в одному примірнику.

Різновиди заяв:

• заява-зобов'язання (про надання позики);

• заява про відкриття рахунка в банку;

• позовна заява.

Автобіографія - це документ, в якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Вимоги до написання автобіографії: заголовок (Автобіографія) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле.

Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія – розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей, це докумснт з точним поданням фактів. Автобіографія – обов'язковий документ особової справи.

 Теми доповідей на практичне заняття

1. Заява. Види заяв.

2. Реквізити заяви та їх оформлення.

3. Особливості оформлення автобіографії

 Запитання та завдання для самоперевірки

1. Що таке заява як документ?

2. В яких випадках пишеться заява?

3. Які реквізити містить заява?

4. Яку структуру має текст заяви?

5. Назвіть особливості складної заяви.

6. Назвіть різновиди заяв.

7. Укладіть автобіографію за поданими реквізитами.