Самостійна робота 13 Питання 1. Оформлення довідково-інформаційних до­кументів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти

 Література:18, с.104-324; 21, с.77-128; 25, с.77-115; 26, с.65-90; 29, с.33-45.  МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Довідково-інформаційні документи – це група докуме­нтів, що забезпечу­ють процес функціонування підприємств, ор­ганізацій у відносинах між собою, а також громадянами.

Потрібно опрацювати теоретичний матеріал про докуме­нти та їх зразки: оголошення, запрошення, доповідну та пояс­нювальну записки, виробничі звіти, користуючись зразками до­кументів.

Оголошення – це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За зміс­том оголошення поділяються на два види:

• оголошення про майбутню подію;

• оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа (виділяється великими літерами).

2. Текст (вказується хто і про що повідомляє) містить:

• дату (виділяється шрифтом, кольором);

• місце (точно вказується адреса);

• організатора;

• коло осіб, які запрошуються на подію;

• умови входу.

3. Підпис (назва установи або колегіального органу. Прі­звище або посада особи, яка дає оголошення).

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити: 

• назва документа. заголовок.

• текст.

• адреса автора оголошення.

Форми і різновиди оголошень: писані, мальовані; друко­вані; афіші, реклами приватних осіб і організацій.

Часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запи­тання, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін.

Запрошення – це різновид службового листа, в якому висловлюється звернення до особи чи організації взяти участь у певному заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформ­ляється цей документ на окремих бланках. Запрошення повинне бути естетично оформленим, мати точні відомості.

Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім'я керівника, в якому повідомляється про певний факт, подію, ви­конання окремих завдань, службових доручень. Доповідна записка складається з ініціативи її автора, де­коли за вказівкою керівника. Розрізняються внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові ви­щої організації. Доповідні записки носять інформаційний та звітний характер. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконіч­ним, найкраще поділити його на частини. У кінці подаються чіт­ко сформульовані висновки й пропозиції. Реквізити:

• назва виду документа

• заголовок

• адресат

• текст

• адресант

• дата складання

Звіт – це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи, доручення; діяльність особи чи організації за певний пе­ріод часу. Розрізняють статистичні (цифрові) звіти й текстові. Статистичні пишуться на спеціальних, виготовлених друкарсь­ким способом, бланках, текстові – на стандартних аркушах па­перу. Матеріал звіту – чітко визначений період часу (тиждень, місяць, квартал, півріччя тощо).

Реквізити:

• назва виду документа;

• заголовок (зазначають про що звіт і за який період);

• текст (складається зі вступу; основної частини, де за­значаються головні завдання чи види робіт, та висновків або планів на перспективу);

• дата складання;

• підпис;

• печатка (у разі потреби).

 Теми доповідей на практичне заняття

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Звітна документація.

 Запитання та завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення документів: оголошення, запро­шення, доповідна і пояснювальна записки, звіт.

2. Назвіть реквізити зазначених документів.

Завдання 1. Складіть оголошення про подію, яка найближчим часом має відбути у вашому закладі.

Завдання 2. Складіть запрошення на презентацію книги.