Тема 3.2. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів Самостійна робота 12 Питання 1. Стандартні і нестандартні документи

 Література: 2, с. 33 - 50; 18, с. 26; 29, с. 8, 9.  МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Варто пам’ятати, що однією з найбільш характерних рис офіційно-ділового стилю є процес стандартизації.

Стандартизація мови ділових паперів – це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словоспо­лучень і речень, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів, їх використання повні­стю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови ділових паперів досягається скоро­чення невиправданої інформаційної надлишковості в документі за рахунок так званої економії мовних засобів.

Відтак усі ділові папери за способом викладу матеріалу поділяють на документи з високим та низьким ступенями (рів­нями) стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації (стандар­тизовані документи) складаються за затвердженою формою. Це можуть бути типові або трафаретні тексти.

Типовий текст – це текст-зразок або текст-стереотип, на основі якого можуть бути створені тексти аналогічного характе­ру. При цьому зберігаються основні конструкції і формулюван­ня тексту-зразка. Приклади: квитанція, офіційні заяви.

Трафаретні тексти – тексти, в яких відтворена механіч­ним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні міс­ця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі. Приклад: договори різних типів, накла­дна, відомість та ін.

Щоб укласти документ з високим ступенем стандартиза­ції, треба виконати такі дії:

• вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку;

• заповнити формуляр;

• створити за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які не передбачені формуляром бла­нка.

Стандартні мовні конструкції виникають у результаті од­нотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі письмового ділового спілкування. Повторення слів і словоспо­лучень утворюють своєрідний постійний зміст документа, який використовується в конкретних ситуаціях офіційного спілкуван­ня. Крім того, стандартизовані одиниці ділового стилю мають певне закріплене місце у змісті документа, яке змінюється лише в разі зміни призначення документа і конкретної мовної ситуації.

Стандартизовані мовні звороти вимагають мінімального напруження і прискорюють процес укладання документів. Оде­ржати необхідну інформацію в документах з високим ступенем стандартизації можна шляхом пошуку ключових слів і типізова­них зворотів.

Документи з низьким рівнем стандартизації (нестан­дартні, індивідуальні документи) – це ділові папери, в яких за­здалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра документа, а спосіб викладу інфор­мації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілку­вання і, звичайно, від змісту документа. До таких документів належать: автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

У документах із низьким ступенем стандартизації голо­вним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і об'єктивно передавати усі дані про події, явища, факти чи конкретних осіб.

За способом викладу матеріалу нестандартизовані документи поділяють на розповіді, описи, міркування.

У розповіді події, явища, факти подаються в тій хроноло­гічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності. При­клад: автобіографія.

В описі характеризуються явища, предмети, особи, події з перерахуванням характерних ознак, властивостей, особливостей. Приклад: характеристика.

Міркування – це вид тексту, в якому логічні визначення, думки та умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і до­водять або заперечують якусь визначну тезу. Приклади: службо­ва записка, звіт, лист.

Текст документа складається в основному з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, об­ґрунтовується його мета, необхідність, у друтій - пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст докумен­та має тільки завершальну частину, наприклад, у листах і заявах висловлюються прохання без мотивування, а в наказах подаєть­ся розпорядження без преамбули.

Також слід зазначити, що текст документа має декілька логічних елементів. Це вступ, докази, закінчення. У доказах ви­кладається суть питання, аргументи, факти, подаються цифрові дані, що обґрунтовують правильність порушуваного питання. У закінченні формулюються основні думки, висновки (хоча ви­сновки інколи можуть подаватися після доказів), прохання, про­позиції, згоди чи відмови.

Залежно від змісту документа у тексті використовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елемен­тів. Прямий, коли за вступом ідуть докази і висновки. Зворот­ний, коли спочатку подаються висновки, а потім - докази. При­клад документів з низьким ступенем стандартизації, тексти яких будуються у зворотному порядку: листи, пропозиції, прохання, відмови, доповідні, пояснювальні записки тощо.

У деяких документах поєднуються усі три способи ви­кладу, наприклад в атестаційній характеристиці.

Розгляньте зразки оформлення стандартизованих доку­ментів.

Список – це документ, в якому дається перелік осіб, предметів, об'єктів. Складається з метою інформації або реєст­рації за алфавітним порядком або хронологічним принципом, від більш важливого до менш значимого.

Список іноді дається як додаток до певного документа. Передбачає порядковий номер. Прізвища, імена, по батькові в алфавітному порядку, у називному відмінку (імена після прі­звищ). Закінчення імен по батькові -ович, -йович (чол.), -івна, -ївна (жін.).

Накладна - це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей. У накладній повинні бути такі реквізити:

1. Назва: угорі посередині великими літерами НАКЛАД­ НА № від (дата);

2. Підстава, на основі якої видано накладну;

3. Кому видано (назва установи або прізвище, ім'я, по ба­тькові приватної особи);

4. Від кого (назва установи або штамп установи, адреса її. телефон, поточний рахунок);

5. Позначення кожної графи: а) назва предметів; б) сорт; в) розмір; г) одиниця виміру; ґ) номенклатурний номер; д) кількість (за вимогою, видано); е) вартість; є) сума вартості;

6. Підпис керівника установи й бухгалтера;

7. Дата;

8. Хто видав;

9. Хто одержав;

10. Печатка або штамп установи.

Договір – це документ, який фіксує домовленість між партнерами, приватними особами і організаціями та між органі­заціями. Різновиди договорів – це договори поставки, купівлі-продажу, закупівлі продукції, наймання житла, позики, вико­нання підряду роботи, трудова угода.

 Теми доповідей на практичне заняття

1. Високий та низький рівень стандартизації ділового тексту.

2. Бланк і трафаретний текст.

 Запитання та завдання для самоперевірки

1. Що таке стандартизація мови ділових паперів?

2. На які види поділяються документи за способом ви­кладу матеріалу?

3. Які дії треба виконати, щоб укласти документ із висо­ким рівнем стандартизації?

4. У результаті чого виникають стандартні мовні конс­трукції?

5. Назвіть головний реквізит у документах із низьким рі­внем стандартизації.

6. З яких логічних елементів складається текст?

7. Які види текстів можна виділити залежно від способу викладу матеріалу?

Завдання 1. Поясніть розбіжність між двома різновидами стандартизованих текстів. Мотивуйте вашу точку зору конкрет­ними прикладами.

Завдання 2. Наведіть свої приклади документів у формі розповіді, опису, міркування. Поясніть розбіжності між ними. Мотивуйте свою точку зору на конкретних прикладах.

Завдання 3. Укладіть два стандартизовані документи (на вибір): акт, таблиця, накладна, заява-зобов 'язання, заява про відкриття рахунка в банку.

Завдання 4. Назви документів запишіть у дві колонки: стандартні: нестандартні: скарга, трудова книжка, характеристика, рецензія, ін­струкція, довідка, доповідна записка, запрошення, звіт, резюме, телеграма, контракт, правила, договір, накладна, статут, на­каз, акт, таблиця. Тема 3.3. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів