Самостійна робота 11 Питання 1. Поняття діловодства. Визначення документа. Групи документів та їх класифікація

 Література:  18, с. 22; 21, с. 65 - 176.

 МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Під час розгляду цього питання варто пам’ятати, що система документації має розгалужену класифікацію і опановувати документи варто послідовно, від простіших до складніших, а особливу увагу варто приділяти тим, з якими доводиться зустрічатися найчастіше, як-от заява, автобіографія, резюме, звіт, оголошення, розписка тощо.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" - багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.

Діловодство – діяльність, яка охоплює питання докумен­тування й організації роботи з документами у процесі здійснен­ня управлінських функцій. Воно є складовою роботи кожного підприємства, установи, організації.

Документ – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при затвердженні факту чи ідеї. Подібно до того, як матеріальне виробництво створює продукти, адміністративне управління створює документи, кількість яких безперервно зростає разом із зростанням матеріального виробництва.

Види документів визначаються за кількома ознаками. Так, за найменуванням розрізняють листи, телеграми, телефоно­грами, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

За походженням кореспонденцію поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від органі­зації, підприємств, установ та службових осіб, які їх представ­ляють, а особисті - від окремих громадян.

За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині установи, організації чи підприємства, де вони скла­дені. До зовнішніх належать ділові папери, які є результатом спілкування однієї установи з іншими установами, організація­ми чи підприємствами.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками ділові папери поділяються на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні).

 Теми доповідей на практичне заняття

1. Визначення документа, його головні ознаки.

2. Документи різних видів.

3. Поняття реквізитів. Типи реквізитів.

 Запитання та завдання для самоперевірки

1. Що таке документ?

2. Назвіть критерії класифікації документів.

3. Які документи називаються управлінськими?

4. На які групи поділяються управлінські документи?

5. До кожної групи документів відповідно до їх класифі­кації наведіть по три назви документів.

Завдання 1. Прочитайте уривок з тексту документа.

У1985 році пішов у перший клас загальноосвітньої школи № 5 м. Канева. Після закінчення дев'яти класів у 1994 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

Визначте, який це документ за:

• найменуванням;

• призначенням;

• походженням;

• місцем виникнення;

• формою.

Завдання 2. Запишіть текст:

Російсько-український словник наукової термінології. Біологія. Хімія. Медицина. -К.: Наук, думка, 1996. – 660 с.

У словнику зафіксовані найбільш уживані сучасні термі­ни біологічних, хімічних та медичних наук російською мовою та їх українські відповідники. Для працівників наукових установ, вида­вництв, радіо і телебачення, викладачів, студентів, учителів.

З'ясуйте, який це документ за:

• найменуванням;

• призначенням;

• формою;

• ступенем гласності;

• складністю.

Завдання 3. Перекладіть текст українською мовою:

Справка Видана на запрос Министерства финансов о том, что служба по распространению печати "Курьер" обьединения "Главпочтамт" обьявляет подписку на второе полугодие 1997 года на следующие издания: "Деловая женщина", "Малый бизнес", "Финансовый вестник", "Менеджер". Подписка принимается по телефонам: 421-43-80, 519-36-10.

1. Які українські відповідники до прикметника следующий ви використаєте під час перекладу: наступний; подальший; дальший; другий; такий.

2. З'ясуйте, який це документ за:

• призначенням;

• формою;

• ступенем гласності;

• складністю;

• напрямом.