Передача дел в ведомственный архив.

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Передача документов на государственное хранение.

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передач в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Глава 2. Документы по управлению персоналом. Виды и особенности их обработки.

Управление документацией – это трудоемкий, постоянный процесс, требующий разработки эффективной системы распределения документов по видам, по способу фиксации информации, по месту составления, по срокам хранения и другим критериям.

Управление документацией по персоналу предприятия осуществляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к управлению документацией предприятия и с учетом особенностей организации и содержания деятельности по управлению персоналом. Выделяют три большие группы документов:

1. Организационно-правовая документация предприятия

2. Организационно-правовая документация службы персонала

3. Документация по персоналу предприятия

Каждая их этих групп включает в себя большое количество документов, на основе которых проходит управление персоналом организации.

2.1. Организационно-правовая документация предприятия.

В организационно-правовую документацию предприятия входят документы:

- Устав предприятия (положение предприятия) – это один из учредительных документов юридического лица, определяющий порядок и условия работы и функционирования предприятия. В уставе также содержаться различные сведения, о порядке и наименовании, а также отражена сущность организационно-правовой формы данного предприятия. Каждое предприятие ставит перед собой цели, задачи. Так и в уставе должны отражаться все сведения о целях, задачах, о том, что хочет производить фирма, в какие сроки, для кого, какой вид продукции. Устав предприятия также хранит информацию о кадрах и главе предприятия. Записывается порядок назначения на должность в том или ином подразделении, затем производиться запись о его зачислении с упоминанием о трудовом договоре. Работники предприятия вправе узнать из устава, как именуется подразделение или само предприятие, кто является директором или главой, кто является инвестором, каковы размеры уставных фондов, каковы источники и правила его формирования, а также в какие направления уходят средства, поступившие на предприятие в качестве прибыли.

Оформление устава организации проходит поэтапно:

1. Готовый устав прошивается и пронумеровывается, причем нумерация начинается со второй страницы (титульный лист не должен содержать номера страницы, но считается он как первый).

2. На месте сшивки пишется, сколько прошито и пронумеровано листов, учредитель расписывается и подпись расшифровывается.

3. Устав готовится в двух экземплярах. Оба оригинала отдаются в регистрирующий орган, а после регистрации выдается один из них лицу, получающему документы, с отметкой о заверении в налоговой службе.

Те же правила оформления действуют и при изменении устава уже в ходе деятельности, если меняется весь устав, а не вносятся изменения одним листом.

Следующим видом организационно-правовой документации предприятия является коллективный договор.

- Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор на предприятии заключают работодатель и профсоюз работников или полномочные представители работников, если работники не объединились в профсоюз. Содержание и структура коллективного договора определяется сторонами коллективных переговоров. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства сторон по следующим вопросам: формы, системы и размеры оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсация, доплаты; механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определённых коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков; улучшение условий и охраны труда молодёжи, женщин и других работников; добровольное и обязательное медицинское страхование;  экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; льготы для работников, совмещающих работу с обучением; контроль за выполнением коллективного договора; ответственность сторон, социальное партнёрство, обеспечение условий функционирования  профсоюзов, иных уполномоченных работниками исполнительных органов; отказ от забастовок по условиям, включённым в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении. Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ч. 1 ст. 43 ТК РФ). При этом стороны могут продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет (ч. 2 ст. 43 ТК РФ).

Подписанный коллективный договор с приложениями в семидневный срок работодатель направляет в соответствующий орган по труду по местонахождению организации для уведомительной регистрации. Коллективный договор сохраняет свое действие в следующих случаях: – при изменении наименования организации, расторжении трудового договора с руководителем; – при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) – в течение всего срока ее проведения; – при ликвидации организации – в течение всего срока проведения ликвидации.

Действие коллективного договора распространяется на всех сотрудников организации. При приеме каждого нового сотрудника работодатель должен ознакомить его с заключенным коллективным договором. Коллективный договор может быть изменен и дополнен. При этом применяется тот же порядок, что при его заключении, либо порядок, установленный коллективным договором. Контроль за исполнением обязательств, прописанных в коллективном договоре, осуществляют сотрудники, работодатель, их представители и соответствующие органы по труду. Стороны обязаны предоставлять друг другу, а также соответствующим органам по труду информацию, необходимую для контроля, не позднее одного месяца со дня получения соответствующего запроса.

- Правила внутреннего трудового распорядка.

Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя (в соответствии с законодательством), являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда. ПВТР разрабатываются и составляются организацией самостоятельно (исходя из специфики работы) кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке ПВТР. Поскольку данный документ относится к организационно-распорядительным - его оформление регламентируется требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Обычно, титульный лист к правилам внутреннего распорядка не оформляется. Первый лист правил должен содержать заголовочную часть с изображением логотипа, полного наименования организации (в некоторых случаях допускается указание сокращенного наименования, если оно закреплено в уставе), а также названия документа - заглавными прописными буквами. Если разработанные правила трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то вверху делается соответствующая отметка. В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил. Например, УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Ф.И.О. Дата. Датой составления правил является, дата их утверждения. Разработанный свод правил обязательно должен пройти стадию согласования с другими отделами организации, а также с представителями профсоюзного комитета и только после

этого утверждены руководителем.

С утвержденным распорядком необходимо ознакомить всех сотрудников под расписку. Таким образом, ПВТР организации должны быть вывешены на видном месте и доступны для прочтения в любое время. Содержание ПВТР обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил.

Рекомендуемая структура документа:

1. Общие положения - цель правил и их применение, на кого распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.

2. Порядок приема и увольнения сотрудников  - описание процедуры оформления приема и увольнения работников, действия организации при переводе сотрудника на другую работу, условия и продолжительность испытательного срока, перечень необходимых документов.

3. Основные права и обязанности сотрудников (на основании статьи 21 ТК РФ).

4. Основные права и обязанности работодателя (на основании статьи 22 ТК РФ).

5. Рабочее время - время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются; место и сроки выдачи заработной платы.

6. Время отдыха - время обеденного перерыва и его продолжительность; специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты; выходные дни (если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах следует указать, какой день, кроме воскресенья, будет выходным); продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.

7. Поощрения сотрудников - порядок применения мер морального и материального поощрения.

8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины - описание порядка применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.

9. Заключительные положения - включает в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

ПВТР могут также включать и другие разделы, например "Конфиденциальная информация", "Пропускной и внутриобъектный режим".

- Положение о персонале предприятия.

Положение о персонале – программный документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала. При этом в Положении о персонале не только перечисляются принципы корпоративной культуры, но и указываются механизмы приведения их в действие – взаимные права и обязанности персонала и руководства, ответственность организации перед персоналом, и наоборот. Таким образом, Положение о персонале – это документ, в котором формулируется социально-трудовая идеология организации в отношении своего персонала и закладываются основы корпоративной культуры. Сами механизмы реализации норм Положения о персонале указываются либо в дополнительных локальных актах, либо в конкретных планах, в которых расписываются комплекс мероприятий и сроки их проведения. Положение о персонале, как правило, разрабатывается руководством компании, а нанимаемому персоналу предлагается принять и соблюдать его условия.

Этапы разработки Положения о персонале:

1. Создание комиссии по разработке Положения. Поскольку данное положение является одним из основных локальных нормативных документом, при разработке и согласовании отдельных его пунктов необходимо участие руководителей структурных подразделений. Кроме того, к работе подключаются различные профильные специалисты отдела оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела. Возглавляет комиссию, как правило, директор по персоналу.

2. Определение субъектов, на которых распространяет свое действие Положение о персонале. По общему правилу, персоналом признаются лица, состоящие с компанией в трудовых отношениях. Положение о персонале не распространяется на лиц, оказывающих услуги по гражданско-правовым договорам. Другим субъектом является работодатель. Чаще всего по традиции его обозначают понятием «администрация». Вместо «администрации» можно использовать термин «руководство».

3. Формулирование основных принципов и правил взаимоотношений персонала и компании. В регулировании социально-трудовых отношений основными принципами являются:

• соблюдение норм законодательства;

• равноправие сторон;

• добровольность принятия обязательств;

• недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;

• стабильность трудовых отношений.

4. Согласование и подписание документа. Положение обязательно содержит визы согласования членов комиссии, ответственной за разработку положения. Положение подписывает руководитель комиссии и утверждает руководитель компании. Если в компании действует профсоюзная организация или существует иной представительный орган сотрудников, то Положение о персонале необходимо согласовать с ними в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

5. Персонал компании должен быть ознакомлен с Положением о персонале под расписку. Вновь принимаемых сотрудников знакомят с Положением под расписку при подписании трудового договора.

Положение о персонале представляет собой концепцию взаимоотношений персонала и компании. Подробные же механизмы реализации положения прописываются в отдельных положениях к базовому документу, таких как Кодекс деловой этики, Положение об обучении персонала, Положение о материальном и моральном стимулировании и др.

- штатное расписание предприятия.

Штатное расписание — нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером.  Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения.   Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились. Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой - то раздел унифицированной формы не нужен (например, в организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется. Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации. В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и

заканчивая младшим звеном. Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете. Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках. Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда, т.е. льготная категория при оформлении пенсии. В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц. В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75 (процентная ставка). Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе. В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и неграмотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.