1. Организацию рационального документооборота, образующегося вследствие перемещения документов по персоналу.

2. Контроль исполнения документов по персоналу.

3. Оперативное хранение документов по персоналу, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив.

4. Последующее хранение документов по персоналу в архиве.

Весь жизненный цикл документа (с момента его создания и до передачи его в архив или уничтожения в соответствии со сроками хранения) охватывает значительную часть процесса внутреннего документооборота организации. Опираясь на этот факт, рассмотрим более детально этапы обработки документов.

1.3. Общие правила создания документов по персоналу.

Создание документа в организации – это процесс подготовки проекта документа в установленной форме, с набором необходимых реквизитов и с учетом норм и правил, утвержденных в инструкции по делопроизводству.

Все документы, как было сказано выше, оформляются в соответствии с рекомендацией Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Каждый лист, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Каждый документ должен содержать такое количество реквизитов, какое ему необходимо, потеря хотя бы одного, ведет к тому, что данный документ признается неправильно оформленным, а, следовательно, он и недействителен. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты: Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблему организации, наименование организации, дату документа и место составления или издания документа.

2. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя: Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблему организации, код организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, наименование организации, справочные данные об организации и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблему организации, наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа, заголовок к тексту, отметка о контроле.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Документы организации приобретают юридическую силу с момента подписания или утверждения их руководителем организации.