Глава 1. Организация документооборота в документационном обеспечении управления персоналом.

1.1 Документ как система.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией, для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов, сроки хранения -регламентированы стандартами, такими как: Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации, ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов», приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.

Документ представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент – предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и др.) объединенные в сложное целое. Документ как целое – это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов документ становится подсистемой или даже элементом.

Официальный документ – это документ, имеющий права на исполнение в организации созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке.

Оформление большинства документов унифицировано, но они могут быть разными:

1. По месту составления: внутренние и внешние

2. По содержанию: простые и сложные

3. По форме: индивидуальные, трафаретные, типовые

4. По срокам исполнения: срочные, несрочные

5. По происхождению: служебные и личные

6. По виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы

7. По средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

- атрибутивность документа, т. е, наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит их двух основных слагаемых – информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (устную речь, вещь).

- функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.

- структурность документа – тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, то есть сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.