Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.  1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.  1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).  1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3.Организация производственного и технологического процесса 3.1.Трудовой распорядок

№	Наименование	Рабочие дни	Выходные дни
1.	Генеральный Директор	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
2.	Заместитель директор	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
3.	Секретарь	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
4.	Главный бухгалтер	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
5.	Бухгалтер	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
6.	Менеджер	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
7.	Кассир	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
8.	Мастера	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
9.	Художник	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
10.	Художник колорист	Пн-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Вт-Чт-Сб-Вс
11.	Дизайнер	Пн-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00	Вт-Пт-Сб-Вс
12.	Работники по эксплантации труда	Пн-9:00-21:00 Вт-9:00-21:00 Ср-9:00-21:00 Чт-9:00-21:00 Пт-9:00-21:00	Сб-Вс
13.	Охрана
14.	Грузчики	Пн-7:00-11:00 Пт-19:00-23:00	Вт-Ср-Чт-Сб-Вс

3.3. Штрафы и стимулирующие выплаты Под мотивацией персонала традиционно понимается премирование сотрудников за выполнение и перевыполнение установленных технико-экономических показателей в работе за определенный период времени. Подбор показателей, на основании которых поощряется коллектив и отдельные сотрудники, — процесс достаточно сложный. Разработка и сопровождение мотивационных программ весьма трудоемки, но дают значительный эффект.

В связи с необходимостью улучшения показателей работы ООО «Золотая Рыбка», система премирования должна соответствовать задачам производства в, стимулировать трудовые усилия коллектива или конкретного работника. Установленные показатели и условия премирования не должны противоречить друг другу, иначе улучшение одних результатов может повлечь за собой ухудшение других.

С учетом конкретных задач производства показатели (условия) премирования могут быть нацелены на:

• поддержание уже достигнутого уровня (предельно высокого или допустимого) — выполнение производственного задания, обеспечение нормативного уровня качества и т. п.;

• дальнейшее улучшение исходного показателя (условия) — перевыполнение задания, повышение уровня по сравнению с базовым, рост (прирост) по отношению к предыдущему периоду.

Премирование за основные (текущие) результаты деятельности занимает главенствующее место среди систем стимулирования. Необходимо, чтобы имелась четкая связь между результатами труда и размерами вознаграждения, и тем самым соблюдался один из основополагающих принципов оплаты труда — прямая зависимость получаемого вознаграждения от результата.

Премирование за выполнение работ, выходящих за пределы основной нормы труда (трудовой обязанности) работника. Порядок премирования за перевыполнение норм необходимо определить для сдельно оплачиваемых работников.

Периодичность премирования (за месяц, квартал и т. д.) следует устанавливать в зависимости от особенностей организации производства, характера показателей премирования, наличия соответствующего бухгалтерского и оперативного учета.

При текущем премировании рабочих, руководителей, специалистов и служащих производственного подразделения за основные результаты деятельности, как правило, устанавливается ежемесячное премирование, а для руководителей, специалистов и служащих аппарата управления — ежеквартальное, поскольку показатели для их вознаграждения чаще всего определяются на основании квартальной отчетности.

Премирование по основным результатам деятельности может сочетаться как со сдельными, так и с повременными системами заработной платы. При этом в качестве базового уровня начисления премий целесообразно использовать тарифный заработок за отработанное время (или объем работ), не включая в него персональные надбавки и другие доплаты, не связанные с условиями выполнения конкретного задания. Если человек выполняет несколько видов работ, для которых установлены самостоятельные показатели (условия), ему должна быть начислена премия за каждый вид работ в соответствии с установленными для него системами премирования.

1. Размер премиально-поощрительного фонда (ППФ) предприятия определяется в зависимости от объема отгруженной потребителю продукции и результатов работы по ключевым показателям (план, качество, бюджет, простои).

2. ППФ распределяется между структурными подразделениями предприятия в соответствии с коэффициентом их трудового вклада (КТВ) и удельным весом тарифного фонда каждого подразделения в общем премиальном фонде. Размер КТВ определяется по трем-пяти ключевым показателям, установленным для каждого подразделения (позаказный график производства; соблюдение норм расхода инструмента, вспомогательных материалов; отсутствие претензий со стороны смежников; выполнение объемов продаж, возложенных на данное подразделение). Удельный вес каждого показателя в общем размере премии отражает его важность в производственной деятельности коллектива. По сумме достигнутых показателей за отчетный месяц вычисляется коэффициент трудового вклада каждого подразделения в общий итог работы предприятия. При этом сумма недополученной каким-либо структурным подразделением премии за невыполнение одного или нескольких показателей может быть направлена на премирование другого структурного подразделения, чьи производственные показатели (перевыполнение плана, норм труда, выполнение дополнительных объемов работ и т. д.) выше.

3. Сумма премии распределяется внутри подразделения в соответствии с коэффициентом эффективности труда работников (КЭТ). Максимум выплат одному человеку не ограничен.

Установление КЭТ каждого работника производится коллегиально (советом бригады по предложению руководителя) согласно принятой корпоративной шкале повышающих и понижающих коэффициентов: они отражают как производственную деятельность работника в течение месяца, так и его личные качества, состояние трудовой дисциплины и др. После установления персональных КЭТ до каждого работника доводятся его показатели (под роспись).

В механизме поощрения работников единовременные премии и вознаграждения имеют строго целевое назначение: они дополняют системы оценки трудового вклада и оплаты труда, позволяют значительно повысить гибкость и действенность стимулирования. С помощью единовременных премий и вознаграждений руководители организаций и их структурных подразделений могут поощрять те качества работников, которые, безусловно, влияют на результативность, но не имеют четких количественных показателей (дисциплинированность, авторитет в коллективе, готовность прийти на помощь в случае возникновения производственных затруднений, общая и профессиональная культура, добросовестность и т. п.).

Единовременные премии и вознаграждения всегда воспринимаются не только как материальное, но и как моральное поощрение. С их помощью можно исправлять временные перекосы в оплате труда, решать эпизодически возникающие производственные задачи, учитывать такие показатели (и характеристики трудового вклада), которые не принимаются в расчет регулярными поощрительными системами.

Для сложной формы расчета характерен традиционный подход к дифференциации размеров вознаграждения:

• по величине заработной платы;

• по стажу работы, по видам деятельности (участкам производства);

• по условиям труда на рабочем месте;

• по значимости (дефицитности) отдельных профессий.

При упрощенной форме расчета единовременных выплат дифференциация проводится только на основе размеров основной заработной платы.

Данные положения о премировании распространяются только на указанные должности и имеют отдельные особенности:

В случае увеличения производительности труда ООО «Золотая Рыбка», объема выпуска и продажи продукции как минимум на 20% от поставленного месячного или квартального плана, следует установить следующие нормы поощрения и премирования:

1) для непосредственных участников процесса производства (мастер, художник, художник-колорист, дизайнер, работник по эксплуатации труда) установить премию в размере 15% от текущего месячного оклада;

2) для управляющего персонала (генеральный директор, заместитель директора, секретарь, главные бухгалтер, менеджер) установить премию в размере 15% от месячного оклада при превышении квартальных показалей предприятия на указанный выше параметр.

4.Инструкции по технике безопасности и охране труда Работа с изготовительно аппаратурой и швейнимы приборами характеризуется присутствием комплекса факторов неблагоприятного воздействия, основные из которых: напряженная зрительная работа, монотонность труда, некоторая физическая нагрузка, звуковое воздействие, тепловыделение и шум. Потенциально перечисленные факторы могут вызвать болезненные реакции организма в виде жалоб на общее и зрительное утомление, головные боли и мышечные боли в области мышц спины, шеи, рук и ног.

Кроме того, учитывая, что это все является электрическими приборами и содержит элементы, находящиеся под высоким напряжением, существует опасность поражения пользователя электрическим током и возникновения пожара.

Указанные факторы могут проявить себя при неправильном обращении соблюдать следующие правила: