2.3 Выявленные нарушения и ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций

Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

- выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

- неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств «на размен».

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 40 до 50 тычяч рублей.

Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована на сумму до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4 000 до 5 000 руб.

Про индивидуальных предпринимателей в статье ничего не говорится, но и они связаны жесткой нормой. В примечании к ст. 2.4 КоАП РФ указано, что предприниматели несут административную ответственность как должностные лица, значит, не соблюдая лимит, они тоже рискуют подвергнуться штрафу от 4 000 до 5 000 руб.

Проверки соблюдения Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью осуществляют кредитные организации (обслуживающие банки) не реже одного раза в два года (п. 2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации»). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).

Постановление по делу об административном правонарушении за некоторыми исключениями не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

При длящемся административном правонарушении этот срок начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Остановимся на этом вопросе поподробнее.

КоАП РФ не содержит понятия «длящееся правонарушение». Об этом говорят сами налоговики (Письмо ФНС России от 26.01.2005 № 22-3-11/073 «О применении ККТ»).

Верховный Суд РФ (в п. 14 Постановления от 24.03.2005 № 5) разъяснил, что длящимся является такое действие или бездействие, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении обязанностей, возложенных на нарушителя законом. Невыполнение предусмотренной нормативным правовым актом обязанности к установленному в нем сроку не является длящимся административным правонарушением.

Таким образом, если в кассовых документах на какую-либо дату числится превышение лимита остатка кассы, то выявление контролерами указанного правонарушения по истечении двух месяцев после этой даты не сможет привести к наложению административного штрафа. Во всяком случае, «просроченное» взыскание можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кроме того, не является длящимся административным правонарушением неоприходование выручки в кассу. Следовательно, срок давности привлечения к ответственности за указанное нарушение исчисляется со дня получения выручки и неоприходования ее в кассу, а не со дня обнаружения данного нарушения. К такому выводу ВАС РФ пришел в Определении от 26.06.2008 № 5196/08. Позиция суда подтверждена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 07.10.2008.

Проверку учета операций по кассе на крупных предприятиях может проводить независимая аудиторская компания на основании заключенного договора. На малых предприятиях такая проверка проводится собственными назначенными лицами. В ходе проверки аудитору необходимо учитывать тот факт, что не все операции с денежной наличностью проходят непосредственно через кассу. Например, при применении организацией спецрежима ЕНВД при осуществлении розничной торговли, кассовая техника может и не применяться. Также расчёты между организацией и населением могут осуществляться с использованием платёжных карт. Составлению плана проверки кассовых операций предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Для выявления хищения денежных средств, маскируемого расписками должностных лиц, работников бухгалтерии и прочих сотрудников предприятия, применимы процедуры:

- проверки наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;

- проверки наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя организации или уполномоченного лица;

проверки наличия на расходных кассовых документах расписок получателей денег;

- устный опрос лица, получившего деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившего этот факт своей распиской.

Все перечисленные процедуры проводятся путем сличения данных одних документов с другими, а также проверки заполнения всех реквизитов, отсутствия помарок и подчисток.

Для выявления любых случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм применяются процедуры:

- сравнение данных чековых книжек и данных приходных ордеров по оприходованию денежных средств в кассу предприятия, полученных из банка по чеку;

сравнение данных актов сверок с контрагентами и данных приходных ордеров по оприходованию денежных средств в кассу предприятия от контрагентов.

Для выявления излишнего списания денег по кассе применяются процедуры:

- проверки полноты первичных расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира;

- сравнения данных актов сверок с контрагентами и данных расходных ордеров по выдаче денежных средств из кассы предприятия контрагентам и проверка первичных документов, подтверждающих основание для выдачи денежных средств;

- проверки совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

- проверки итогов кассовых отчетов;

- проверки обоснованности включения лиц в расчетно- платежные ведомости путем проверки наличия договорных отношений с данными лицами;

- проверки соответствия платежных (расчетно-платежных ведомостей) реестрам депонированных сумм;

- проверки соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов.

Для выявления случаев нарушения аудируемым лицом порядка ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами между контрагентами применяют процедуры:

- проверки осуществления расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями суммами, превышающими установленную предельную величину;

- проверки наличия и соблюдения установленного лимита остатка кассы.

Для выявления случаев расчетов наличными денежными средствами за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники применяются процедуры:

- проверки правильности ведения книг кассира-операциониста;

- проверки полноты оприходования в кассу организации выручки контрольно-кассовых машин;

- проверки своевременности постановки на учет и снятия с учета контрольно-кассовой техники в налоговом органе.

Возможными основными нарушениями в учете кассовых операций являются злоупотребления, хищения и ошибки.

В сфере кассовых операций они могут быть классифицированы следующим образом:

- прямое хищение денежных;

- неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм из любых источников;

излишнее списание денег по кассе, как путем повторного использования одних и тех же документов, так и неправильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах;

списание сумм без оснований или по подложным документам;

подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям путем присвоения депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям.

- расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину при расчетах с другими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании или неполном оприходовании в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц - от 40 до 50 тысяч рублей.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возложена на руководителей предприятий.