Заключение

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. Задача сокращения объёма документооборота имеет две составляющие – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Первая составляющая является самой важной.

Внедрение систем электронного документооборота на предприятиях и в организациях позволяет решить множество проблем, связанных с вопросами создания, хранения и движения документов. Вместе с тем, перевод документооборота в электронную форму ставит перед руководителями ИТ-подразделений ряд новых задач по модернизации и переоснащению парка офисной техники, используемой в компании.

Современные требования, предъявляемые к офисной технике, зависят, как от размера компании и профиля ее деятельности, так и от степени автоматизации документооборота на предприятии, что, в свою очередь, влияет на сложность и объем решаемых задач.

Одной из наиболее трудоемких и ресурсоемких задач, возникающих при введении систем электронного документооборота, является создание и поддержание в работоспособном состоянии электронного архива организации. Эта работа в краткой форме включает в себя три направления:

• Наполнение архива за счет перевода в электронный вид накопленного на предприятии архива бумажных документов, а также за счет создания новых электронных документов.

• Хранение электронных документов с использованием средств оперативного и долгосрочного хранения информации.

• Организация оперативного доступа к информации, хранимой в архиве, для текущей работы, а также ее тиражирование.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

2. Анисимов В.М. Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно практическое пособие. – М.: РАГС., 2001.

3. Бобылева М.П. Электронный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004.

4. Дридзе Т.М. Текстовая деятельность в структуре социальной коммуникации. – М.: Наука, 1984.

5. Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. – М.: Наука и техника, 2007.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами.– М.: ИНФРА-М, 2002.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.

8. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

9. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: Изд-во РИОР, 2005.

10. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления. – Мн: БГЭУ, 2008.