Сочинский государственный университет

Факультет туризма, сервиса и спорта

Кафедра управления и технологий в туризме и сервисе

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Тема: Использование современной офисной техники в оптимизации документооборота в организации.

Выполнила: студентка 4-го курса ЗФО группа 11-ЗРД Левина Рузанна Левоновна Проверил: Преподаватель кафедры УТТС Сердюков Дмитрий Анатольевич

Сочи, 2014

Оглавление

Введение 3

Характеристика документооборота и пути его совершенствования 4

Основные характеристики оптимизации документооборота в организации 7

Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота 10

Офисные системы документооборота. 12

Заключение 22

Список используемой литературы 23

Введение

Оптимизация документооборота – одна из самых главных задач для организаций.

Профессионально проведённая оптимизация документооборота во много раз повысит эффективность деятельности Вашей организации. Это произойдет благодаря тому, что сократится количество времени, затрачиваемое сотрудниками на работу с документами, сотрудники в свою очередь смогут работать более плодотворно, выполняя свои прямые обязанности. Хорошо продуманная оптимизация документооборота позволит распрощаться с «бумажной волокитой», прояснит путаницу с документами, значительно сократит расходы.

За понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

Оптимизация документооборота содержит в себе несколько составляющих. Прежде всего, необходимо провести кропотливый анализ существующего документооборота в организации, начиная с составления документа и заканчивая его архивированием. Следующим шагом оптимизации документооборота станет экспертная проверка соответствия типовых шаблонов, бланков, документных форм ГОСТу и прочим требованиям и стандартам. После этого решаются вопросы о целесообразности ведения в организации тех или иных процессов документооборота, какие-то формы документов исключаются, какие-то заменяются новыми (зачастую в крупных организациях «крутятся» повторяющиеся или взаимоисключающие документы).

Далее следует структурировать и систематизировать всю документацию фирмы, создается архив. Пожалуй, самой важной составляющей оптимизации документооборота в современных реалиях является автоматизация процесса. Это понятие включает в себя оцифровку бумажных документов, создание баз данных, разработку локальных сетей, настройку электронной почты, создание электронного архива и проч. Кроме того, под понятие «автоматизация» попадает и совершенствование материально-технической базы: обновление персональных компьютеров сотрудников (в том числе их замена (в случае необходимости), установка соответствующего новым требованиям программного обеспечения), приобретение необходимой офисной техники.

Характеристика документооборота и пути его совершенствования

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности организации.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до окончания исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Он выполняет все функции системы коммуникации на предприятии. Его целью является обеспечение движения документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Задача совершенствования документооборота – создание такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота используются качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

• используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);

• организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению);

• особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

• объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц);

• удельный вес каждой группы документов в общем документообороте;

• плотность документопотока (объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени);

• физический объем конкретного документа (размер его текста);

• продолжительность документооборота (скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота).

На данный момент выделяются две группы, направленные на совершенствование документооборота:

1. совершенствование технологии документооборота (все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота).

2. сокращение объема документооборота.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием разнообразных систем документации (УСД), а также использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы исключает изготовление бланков.