Раздел III. Разработка документов, регламентирующих работу службы управления

3.1 Разработка Положения об отделе кадров предприятия

Положение о подразделении (положение об отделе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

• общие положения

• основные задачи

• функции

• права

• ответственность

• взаимоотношения

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи" – это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права" перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Типовое положение должно выглядеть следующим образом:

I. Общие положения

1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно заместителю директора по кадрам.

4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

5. Начальник отдела кадров подчиняется заместителю директора по кадрам.

6.Обязанности начальника отдела кадров регламентированы должностной инструкцией начальника отдела кадров, которая утверждается директором предприятия.

7. Структура и штатная численность отдела утверждается директором предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия с учетом предложений заместителя директора по кадрам.

8. В своей деятельности отдел руководствуется:

8.1. Действующим законодательством РФ.

8.2. Уставом Предприятия.

8.3. Должностной инструкцией заместителя директора по кадрам.

8.4. Должностной инструкцией начальника отдела кадров.

8.5. Приказами и распоряжениями директора предприятия.

8.6. Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия и другими нормативными локальными актами, касающимися деятельности отдела кадров.

II. Задачи

Отдел кадров осуществляет решение следующих задач:

1. Подбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2. Создание кадрового резерва.

3. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

4. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства.

5. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

III. Функции

На отдел кадров возлагаются следующие функции:

1. Участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия.

2.Разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

3.Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

4.Подбор и отбор работников совместно с заинтересованными руководителями подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности.

5. Осуществление содействия успешной адаптации новых работников в коллективе.

6. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

7.Оформление приема, перевода(перемещения) и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора предприятия.

8. Учет личного состава предприятия.

9. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

10. Ведение установленной документации по кадрам.

11.Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление ежегодных отпусков в соответствии с утвержденными графиками.

12. Табельный учет рабочего времени.

13. Оформление и учет командировок.

14. Оформление и учет листков временной нетрудоспособности.

15. Ведение работы по воинскому учету военнообязанных запаса и лиц призывного возраста работников предприятия.

16. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям и награждениям и привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

17. Подготовка необходимых документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

18. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

19.Подготовка приказов по личному составу и по основной деятельности предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

20. Составление и своевременное предоставление установленной статистической и оперативной отчетности по работе с кадрами, а также иной отчетности по запросам государственных органов.

21.Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

22. Расстановка кадров в результате изучения профессиональных, деловых, психологических качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

23. Организация обучения внутри предприятия и с привлечением сторонних организаций. Участие в разработке планов по обучению работников совместно с заинтересованными руководителями структурных подразделений.

24.Контроль за соблюдением трудовой дисциплины в структурных подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

25. Анализ текучести кадров, разработка мероприятий и внесение предложений директору по ее снижению.

26. Обеспечение социальных гарантий работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

27. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам нарушения трудового законодательства, локальных нормативных документов, принятых на предприятии.

28. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

29. Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий.

30. Анализ состояния существующей корпоративной культуры, выработка предложений по ее совершенствованию на предприятии, изучение социально-психологического климата в коллективе.

31. Подготовка документов отдела кадров по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

IV. Права

Отдел кадров имеет право:

1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.

3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

4.Требовать получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5. Самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с директором предприятия.

6.Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими организациями, учреждениями, в том числе центрами занятости населения.

7.Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

V. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет заместитель директора по кадрам и начальник отдела кадров.

2. На заместителя директора по кадрам и начальника отдела кадров возлагается ответственность за:

2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

2.2. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

2.3.Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.

2.4.Выполнение приказов и указаний директора предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела.

2.5. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) ими проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

3. Заместитель директора по кадрам и начальник отдела кадров при оценке деловых качеств работников предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

4. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

VI. Заключительные положения

1. Настоящее положение вступает в силу с момента его утверждения директором предприятия и действует до замены его новым положением.

2. Оригинал положения хранится в отделе кадров предприятия.

Начальник отдела кадров ____________ «____»____________20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт ______________ «____»____________20__г.

Заместитель директора по кадрам _«____»____________20__г.

3.2 Разработка должностных инструкций работников службы управления

Должностная инструкция начальника отдела кадров имеет свои нюансы. На должностные обязанности начальника отдела кадров влияет и размер компании, и особенности менеджмента, и наличие штата в подчинении. В одних компаниях начальник отдела кадров возглавляет всю работу с персоналом, в других — существует директор по персоналу, а начальник отдела кадров отвечает, в основном, за кадровое делопроизводство.

Должностная инструкция начальника отдела кадров

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ___________«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.

1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.

1.4. На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.

1.6. Начальник отдела кадров должен знать:

- трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;

- структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;

- порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

- состояние рынка труда;

- системы и методы оценки персонала;

- кадровое делопроизводство;

- основы психологии и социологии труда.

1.7. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.

2.2. Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2.3. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.

2.4. Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.

2.5. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.6. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

2.7. Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.

2.8. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

2.9. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

2.10. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

2.11. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.

3. Права начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.

3.6. Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция инспектора отдела кадров

1. Общие положения

1.1. Инспектор отдела кадров относится к категории специалистов.

1.2. Требования к квалификации:

Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.3. Инспектор отдела кадров должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

-трудовое законодательство;

- структуру и штаты предприятия;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила и нормы охраны труда.

1.4. Назначение на должность инспектора отдела кадров и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.

1.5. Инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.6. Инспектору отдела кадров для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов Общества по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

1.7. На время отсутствия инспектора отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Инспектор отдела кадров:

2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

2.3. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.4. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.5. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.6. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

2.7. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2.9. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

2.11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

2.12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

2.13. Составляет установленную отчетность.

3. Права

Инспектор отдела кадров имеет право:

3.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

3.2. Принимать меры при обнаружении дисциплинарных нарушений работников предприятия и докладывать об этих нарушениях руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.

3.3. По согласованию с руководителем предприятия привлекать экспертов и специалистов в области трудовых отношений для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

3.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Инструкцией обязанностями.

3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Инспектор отдела несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.