4.3 Отгрузка и доставка мебели заказчикам

За день до отгрузки, с утра, диспетчер, который занимается планированием транспорта, передаёт менеджерам лист погрузок, который они формировали для обивочных цехов и записывает их регион в планируемый список отгрузки на завтра. Действия менеджера:

1. Менеджер, на основании этого листа погрузки, добавив стоящую мебель на складе на свой регион составляет погрузочный лист (аналогично как для швейных цехов и для обивки). Только в список выделяем готовые изделия, изделия, которые находятся на обивке и те, которые ещё не взяты в обивочный цех, но есть в погрузочном листе, который вы составляли для обивки (рис. 16).

Рисунок 16 - Формирования погрузочного листа на отгрузку

2. Выделив всё, выбираем дату отгрузки (завтрашний день). Получаем следующий отгрузочный лист (рис. 17)

1 3 2 4

Рисунок 17 – Отгрузочный лист

3. Подсчитываем объём мебели и сообщаем эту информацию диспетчеру по распределению транспорта, а он в свою очередь информирует менеджера о транспорте и водителе, который повезёт мебель на Ваш регион.

4. На листе погрузок записываем номер транспорта (1, рис. 17) и фамилию водителя (2, рис 17)

5. Расставляем номера цехов, в которых обиваются изделия, если они ещё не взяты в работу (3, рис. 17). В каком цеху обивается изделие можно узнать, открыв папку «Задание», которая есть у каждого менеджера на рабочем столе.

6. Отдельно необходимо выписать номера изделий, которые изготавливаются в 7, 8 и экспериментальном цехах, а также изделия, которые находятся на дополнительных складах(ангар 2, ангар 3…) (4, рис. 17), иначе они не будут привезены на отгрузку к основной рампе, а соответственно машина окажется незагруженной.

7. Указываем последовательность загрузки сбытовых точек в обратном транспортному движению порядке (цифрами). Последовательность разгрузки в одном городе должна иметь удобный маршрут (можно согласовать с водителем).

8. До 13⁰⁰ отгрузочный лист необходимо передать диспетчеру. После чего он отдаётся мастерам погрузок и, по мере пребывания машин на фабрику, будет осуществляться загрузка мебели.

9. Далее необходимо подать данные об отгружаемой машине в бухгалтерию для распечатки Товарно-транспортных накладных. Для этого делаем выписку:

-на рабочем столе входим в папку «Выписка». Выбираем «новая»(рис 18)

-указываем дату отгрузки, город, магазин, адрес высвечивается автоматически, выбираем автомобиль и водителя.

- нажимаем «+» и выбираем изделие, указываем категорию ткани (на фабрике используются 3 основных категории: 4, 5,6 и три категории кожи: 2, 4, 5), количество единиц и цену, которую берём из прайс-листа для данного магазина. Нажимаем подтверждение «v» и т.д.. Сделав выписку на один магазин, нажимаем печать, закрываем данную выписку и открываем новую, заполняя аналогичным образом на следующий магазин;

- выписку относим в бухгалтерию не позднее 15⁰⁰

При организации экспортной отгрузки выписку делать не надо. Но необходимо сообщить менеджеру осуществляющему оформление документов на экспорт о предстоящей отгрузке.

Рисунок 18 - Выписка

В день отгрузки менеджер забирает отгрузочный лист у мастера погрузки и смотрит степень загруженности машины:

- если машина полностью отгружена, проводим сверку с бухгалтером, позвонив ему по телефону, на основании чего бухгалтер печатает ТТН;

-собираем в одну папку путевой лист, ТТН, сопроводительную информацию по номерам загруженной мебели в определенные сбытовые точки с точными адресами и по порядку их выгрузки, а также по передаче информационного и рекламного материала. Эту паку передаём лично в руки водителю;

- если машина не загружена по причине, что не вся мебель готова. Открываем папку «Задание» (рис 20) на Рабочем столе и отмечаем красным цветом единицы, которые необходимо срочно доделать для отправки сегодняшней машины. Смотрим в программе «Производство», может есть аналогичная свободная мебель на складе, чтобы догрузить машину или может есть нужная Вам единица у другого менеджера, попросите у него или предложить ему замениться на Вашу мебель, которая сейчас в обивочном цеху. В любом случае, загружена машина, должна быть полностью. По факту догрузки машины распечатываем ТТН, собираем все документы и передаём их водителю.

Организуя экспортную отгрузку, при условии предоплаты, по факту полной отгрузки автомобиля относим погрузочный лист менеджеру, оформляющему документы на экспорт. Сверяем соответствие отгрузочного листа и выставленной счёт-фактуры заказчику. Далее оформлением отгрузки занимается менеджер по работе с документами по экспорту.

Если отгрузка экспортная, но без предоплаты, после окончательной загрузки автомобиля, необходимо сделать счёт-фактуру в программе «Производство изделий». Выделив все загруженные изделия (аналогично как делается «Лист погрузки» - рис. 15), нажимаем кнопку «СФ» (4, рис. 15). Получаем счёт (рис. 19)

Рисунок 19 – Счёт на оформление документов

Сохраняете этот счёт в папке «Прайсы » на Sbyt 4. Распечатываете его, делаете отметки по категориям и относите счёт менеджеру, оформляющему документы на экспорт. А список с отгруженной мебелью отправляете по эл. почте на согласование. Сторона, принимающая мебель должна поставить печать на списке и отправить его обратно. Согласованный список отдаёте менеджеру, занимающемуся оформлением документов.

Рисунок 20 – Задание цехам

Внимание! По возвращение из поездки водитель должен вернуть вам папку, с отмеченными ТТН лично в руки. Вы должны внести отметки, что все накладные вернулись на фабрику с нужными отметками о доставке груза.

Водители, осуществляющие экспортные перевозки должны вернуть на фабрику 2-ой экземпляр ТТН, 1-ый экземпляр СМR и «Акт выполненных работ».

Отгрузив мебель, необходимо списать изделия со склада:

-открываем «Склад изделий» в программе «Производство»;

-выбираем изделия отгруженные по списку, в графе «Дата отгрузки» ставим число (3, рис. 10) и нажимаем подтверждение «v». В результате строка загорается жёлтым цветом. Через 3 дня с момента отгрузки изделия, выделенные жёлтым цветом, из списка на складе убираются автоматически.

-если изделие ещё не поставлено на склад готовой продукции в программе «Производство», а Вы его уже отгрузили, необходимо записать его номер в тетрадь, где фиксируются изделия своевременно не «перенесённые» на склад.

Внимание!

1. Мебель изготавливается по принципу «Сегодня делается – Завтра уезжает».

2. Не загромождать склады фабрики запущенной Вами продукцией – за это налагаются штрафы.

3. Следить за тем, чтобы в программе «Производство» информация о наличии именно вашей мебели на складе была достоверной.