2.2 Работа с субд Microsoft Access.

1. Работа с таблицами. Создание таблиц. Работа с любыми объектами начинается с окна БД (рис.1). Сначала необходимо создать справочные таблицы (Студенты, общежития, расценки), а только потом рабочие (Оплата).

• Выбор элемента управления Таблицы.

• Нажать кнопку Создать.

• Из представленного списка выбрать режим Конструктора.

• В появившемся окне конструктора таблиц необходимо заполнить таблицу.

• Для отметки ключевых полей необходимо сначала их выделить с помощью мыши, а потом отметить с помощью пиктограммы с ключом.

• Для удобства работы с рабочими таблицами необходимо выполнить подстановку: нажать в нижней части окна конструктора нажать кнопку Подстановка. Далее необходимо в строке Тип элемента управления из списка выбрать Поле со списком; в строке Источник строк выбрать из списка таблицу справочник; в строке Присоединенный столбец ввести порядковый номер поля в таблице справочнике, значение которого будет переноситься в данное поле (как правило, это значение 1); в строку Число столбцов необходимо указать общее количество столбцов которые будут взяты из таблицы справочника; в строке Ширина столбцов задается размер столбцов для отражения на экране в списке (для ключевых полей используемых в подстановке имеет смысл в качестве размера указать 0 см)

Рис. 1. Вид окна базы данных.

.

Рис. 2. Вид окна конструктора таблиц.

2. Создание межтабличных связей. Схема базы данных.

Окно Схема данных открывается пиктограммой(указано стрелкой) на панели инструментов (рис.4) или командой Сервис ►Схема данных; в окне (рис. 5) с помощью кнопки Добавить таблицы в окно схемы базы данных; закрыть окно; установить указатель мыши на поле таблицы со стороны отношения один и перетащить на поле со стороны отношения ко многим или один (рис.6); в появившемся окне Связи необходимо установить характер связи, а именно Обеспечение целостности данных (позволит сохранять достоверность данных в связанных таблицах),

Рис. 3. Вид окна конструктора таблиц при выполнении подстановки.

Рис. 4. Окно базы данных.

Рис. 5. Окно добавление таблицы

Рис. 6. Окно связи.

предусмотрев Каскадное обновление связанных полей и при необходимости Каскадное удаление связанных записей (данным ограничением следует пользоваться с осторожностью) и после нажать кнопку Создать. После создания связи в окне Схема базы данных (рис.7) должна появится схема аналогичная бумажному варианту и далее следует закрыть окно, ответив согласием на запрос о необходимости сохранить схему данных

Рис. 7. Окно схемы базы данных.

Р ис.8. Окно новый запрос.

3. Работа с запросами.

В процессе создания базы данных возникает необходимость выбора данных по заданным критериям, а также выполнение вычислительных операций над данными.

3.1. Запросы выборки.

Переключить окно базы данных в вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В появившемся окне выбрать режим Конструктор (рис. 8).

После чего появляется окно Добавления таблицы (аналог рис. 5), с помощью которого необходимо выбрать таблицы, данные которых будут участвовать в запросе. При включении в запрос таблиц, между которыми установлены связи в схеме данных, связи сохраняются в схеме запроса. В противном случаи, при необходимости, следует создать связи по аналогии со схемой базы данных. Для включения полей из таблиц в макет запроса, можно воспользоваться следующими способами:

• Для включения всех полей таблицы следует выполнить двойной щелчок мышью по заголовку таблицы, и установив указатель мыши на середину списка полей таблицы перетащить его на строку Поле макета запроса (каждое поле размещается в отдельном столбце макета).

• Для включения всех полей таблицы следует установить указатель мыши на строку * в списке полей таблицы и перетащить его на строку Поле макета запроса (Все поля помещаются в один столбец в виде *). Данный вариант можно использовать, когда для поля не задаются условия отбора.

• Для выбора отдельного поля необходимо выполнять двойной щелчок по полю в списке полей таблицы.

Для задания условия выбора необходимо установить указатель мыши в строку Условие макета запроса поля и набрать условие. При записи условия могут использоваться логические операторы (>, <, <>, >=, <=, =). Например,

“Иванов”	-выбрать из поля Фамилия всех Ивановых
>120	-выбрать из поля Размер оплаты значения больше 120
#11.02.04#	-выбрать из поля Дата оплаты записи за 11.02.04.
Date()	-выбрать из поля Дата оплаты значения за текущую дату.

П ример оформления Окна макета запроса показан на рис. 9.

Р ис. 9. Окно макета запроса.

В дальнейшем при необходимости внесения изменений в макет запроса, в окне базы данных следует выбирать режим конструктор.