2.5. Підготовка документы вы матеріалів, необхідних для роботи керівникові

Підготовка відрядження керівника

Готуючи відрядження для керівника секретарю необхідно:

1. замовити, а потім придбати квитки;

2. підготувати всю необхідну інформацію, яка може стати в нагоді керівникові;

3. підготувати та добрати документи, які будуть потрібні під час відрядження;

4. надрукувати програму відрядження (у двох примірниках – один керівникові, другий – собі), в якій зазначити:

• назву організації та структурних підрозділів;

• список, в якому вказати: посаду, прізвище, ім’я, по батькові, службовий телефон посадових осіб, з якими керівникові доведеться зустрічатися;

• зміст запланованих заходів;

• місце та час їх проведення;

• зручний маршрут проїзду до готелю та організації.

Вся інформація подається після попередньої телефонної розмови з секретарем організації, до якої їде керівник.

5. забезпечити керівника:

• записником для нотаток;

• авторучками та олівцями;

• бланками установи;

• пластиковими конвертами або теками (папками) та іншим канцелярським приладдям.

Під час відсутності керівника секретар:

• виконує свої звичайні обов’язки;

• більше уваги приділяє питанням, пов’язаним з формуванням справ;

• кореспонденцію, що надходить, передає заступнику керівника, який тимчасово виконує його обов’язки;

• переадресовує телефонні виклики в.о. керівника;

• якщо відрядження позапланове, доводить до відома відвідувачів з особистих питань, що прийом відміняється (вказує причину), зазначає час наступного прийому або дає телефон для довідок.

Після повернення керівника з відрядження секретар:

• інформує про виконання дорученнь і завдань;

• інформує про питання, що виникли під час відрядження та яким чином вони були вирішені;

• обробляє матеріали відрядження – друкує, тиражує, передає до відповідних структурних підрозділів та виконавцям;

• оформлює звіт про відрядження.

2.6. Організація проведення телефонних переговорів керівника, запис за його відсутності одержану інформацію і доведення до його відома її зміст

Організація телефонних переговорів керівника та ведення телефонних переговорів секретарем входить в обов'язкову функцію секретарської обслуговування. У секретаря керівника організація його зустрічей і ведення телефонних переговорів часто є головними завданнями і займають більшу частину його робочого часу. Тому секретар, також як і кожен працівник управлінського апарату, повинен володіти культурою телефонних переговорів.

Основне завдання секретаря в роботі з телефоном – звільнити керівника від викликів, до нього не адресованих.

Більшість телефонних розмов вимагають від секретаря попередньої підготовки. Для роботи секретарю необхідний відповідний довідковий апарат: телефонні довідники самої установи, підвідомчих і вищестоящих організацій, телефони співробітників, як робітники, так і домашні.

Основні правила ведення телефонної бесіди:

1. Як можна швидше зняти трубку, так як телефонний дзвінок є сильним слуховим подразником, заважає працювати іншим співробітникам, які тривалий вплив негативно діє на нервову систему.

2. Знявши трубку, слід назвати установу і представитися. Це допоможе уникнути помилкових викликів і непотрібних розмов.

3. Вітати абонента словами «Здрастуйте», «Добрий день» доцільно вже після представлення, тому що якщо виклик був хибним, вітання виглядає просто недоречно. Такий порядок вітання і подання є запрошенням до розмови і пропозицією абоненту також назвати себе і питання, по якому він дзвонить.

4. Для того щоб співрозмовник міг відповісти і назвати себе потрібно витримати паузу. Вчасно подання секретар робить відповідні записи, оцінює ступінь важливості і терміновості виклику, визначає можливість і необхідність переадресування телефонного виклику іншому співробітникові або ж визначає, що питання потребує вирішення його шляхом особистого контакту. В останньому випадку секретар вже повинен продумати питання записи абонента на прийом.

5. Якщо виникає необхідність навести довідку , для того щоб дати відповідь абоненту, відійти від телефону для пошуку потрібної інформації, то потрібно попередити про тривалість часу пошуку. Якщо швидко потрібну інформацію не представляється можливим , краще назвати абоненту точний час, коли він може передзвонити. У деяких випадках секретар пропонує абоненту подзвонити сам у зручний для того час .6 . У тому випадку, коли секретар переадресує телефонний виклик іншому співробітникові, абоненту слід назвати прізвище, ім'я, по батькові цієї співробітника і його посаду, телефон.

6. Не один телефонний виклик не повинен проходити до керівника минаючи секретаря (за винятком особливо обумовлених випадків, наприклад часу, коли керівник бажає приймати виклики сам). Перед тим як з'єднати керівника з абонентом секретар повинен назвати абонента , його посаду та організацію, П.І.Б. і питання за яким той дзвонить. Якщо секретар вів запис попередньої бесіди то можна покласти її перед керівником. Записи слід вести чітко й акуратно, щоб їх міг пророкувати не тільки сам секретар. Обов'язково треба записати: Дату і час дзвінка; Прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто телефонував; Суть повідомлення; За яким номером передзвонити і коли. Накопичення таких записів дозволить секретарю виявити постійних абонентів, систематизувати розв'язувані питання та можливі варіанти їх вирішення. Це допоможе накопичити секретарю необхідний досвід, підвищити ступінь самостійності.

7. У тому випадку, коли виникає необхідність перенесення розмови, секретар повинен називати точний час і уникати виразів.

8. Неприпустимо класти трубку на важелі апарату, даючи зрозуміти абоненту, що ви зайняті, щоб абонент болючіше не дзвонив ( йде нарада, прийом відвідувачів і т.п.). Такий прийом не дає бажаного результату і свідчить про низьку культуру секретаря. Абонент буде дзвонити ще і ще, вважаючи, що не справний телефонний апарат. Правильним буде відповідь: «вибачте , йде нарада. Зателефонуйте, будь ласка, через 20 хвилин ». Якщо ж абонент наполягає на розмові в силу його екстреності, то необхідно вибачитися перед присутнім і постаратися швидко вирішити питання.