2.17 Формування у справи відповідно до затвердженої номенклатури

Номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

Номенклатура справ необхідна для:

• швидкого пошуку документів за їх видами;

• розподілу виконаних документів по справах;

• встановлення термінів зберігання;

• створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

1. типова – обов'язкова;

2. зразкова – рекомендаційна;

3. індивідуальна.

Типова та приблизна номенклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями – міністерствами, відомствами, головними управліннями, облвиконкомами, промисловими об'єднаннями і т.д. і узгоджуються з архівними установами.

На основі типової та примірної НД організації розробляють індивідуальну номенклатуру справ. Відповідальність за розробку номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярією або сектором діловодства, секретаріат або секретаря.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу друкується в 3 – х прим., Підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з архівом установи і передається:

1 екз. – канцелярії;

2 екз. – структурному підрозділу;

3 прим. – в архів.

Після створення номенклатура справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується керівником і погоджується з архівною установою.

Зведену номенклатуру справ в установах розробляє зав. канцеляріей або секретар. До розробки залучають завідувача відомчим архівом чи співробітника, відповідального за архів.

У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.

У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами структурних підрозділів.

Третю графу номенклатури заповнюють у структурному підрозділі в кінці року, коли відомо кількість справ і томів, що утворилися в минулому році.

У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він встановлений.

У графі "Примітки" протягом періоду дії номенклатури проставляють відмітки: про заклад справ, знищення справ, передачу їх в архів установи або ін установи, про що переходять справах і т.д.

У зведеній номенклатурі справ першим розділом ставиться діловодна служба (канцелярія), а громадські організації – в кінці після структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, виробничо – технічний відділ, плановий відділ, бухгалтерія, відділ кадрів, профспілковий комітет.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший прим. зберігається в канцелярії, другий – використовується канцелярією як робочий примірника; третій – знаходиться у відомчому архіві в якості робочого документа; четвертий – у гос.архіве.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п'ять років.

Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумкова запис у зведенії номенклатурі справ підписується зав.канцеляріей, затверджується керівником організації і узгоджується з архівом установи.

Класифікація документів – це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

• за назвою видів документів, наприклад "Акти", "Накази", "Контракти" тощо;

• за змістом документів, наприклад "Документи (контракти, кошториси, листування), "Про постачання паперу в 2007 – 2008 рр.";

• за об'єктами, фірмами – контрагентами, наприклад "Документи (протоколи, акти, контракти, листування), спільної діяльності з АТ "Ера" за 2007 р.;

• за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю.

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ – це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково – технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності – напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

01 – директор,

02 – юрисконсульт

04 – головний бухгалтер

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно – довідкові документи. У кінці розділів – журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатура справ підписується секретарем – референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

• документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

• статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

• контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група – комерційні контракти; друга – трудові контракти з працівниками;

• накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

• особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

• документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.