3 Вопрос

Функциональное обеспечение проектов

 

ПГ       —        производственная группа

ГИ       —        группа исследования

ГК       —        группа конструирования

ГР       —        группа разработки

ГС       —        группа снабжения

БГ       —        бухгалтерская группа

Матричная структура управления формируется путем совмещения двух структур управления, например функциональной и проектной. При этом в каждом функциональном подразделении создаются целевые группы, которые закрепляются за отдельными проектами, программами, заказами. Представители рабочих (целевых) групп одновременно подчиняются руководителям проектов, которые решают, что и когда должно быть сделано, и своим функциональным менеджерам, которые определяют, кто и как будет выполнять необходимые действия.

Матричные структуры управления можно использовать во многих отраслях и сферах деятельности: химической, электронной, авиакосмической, автомобильной и т. д. Различные варианты матричной структуры используют в лечебных учреждениях, банках, правительственных организациях, строительстве, рекламном бизнесе.

Преимущества:

• гибкость и оперативность маневрирования ресурсами при выполнении нескольких программ в пределах одной фирмы;

• возможность сконцентрировать усилия специалистов разного профиля на разработке новых проектов, программ;

• формирование у сотрудников образа мышления, при котором они на первое место ставят интересы всей фирмы, а не собственного подразделения.

Недостатки:

• сложность, громоздкость;

• проблемы из-за отсутствия принципа единоначалия в управлении;

• частые конфликты из-за борьбы за власть между руководителями функциональных отделов и руководителями проектов.

Проектные организационные структуры — это вре­менные структуры, создаваемые для решения конк­ретной задачи. Смысл ее состоит в том, чтобы в одну команду собрать самых квалифицированных сотруд­ников организации для осуществления сложного про­екта в установленные сроки с заданным уровнем каче­ства. Назначается руководитель проекта, который концентрируется исключительно на нем. Когда про­ект завершен, команда распускается. Под проектом понимается любой процесс целенаправленных изме­нений, например, модернизация производства, освое­ние новых изделий и технологий, строительство объек­тов и т.п.

Матричная организационная структура является вариантом проектной и образуется путем наложения проектной на постоянную для организации функцио­нальную структуру.

4 Вопрос

Из теории управления Вам известно, что основными элементами управленческого процесса являются целевая функция и отклонения (проблема), а задачей процесса является устранение отклонения через принятие решения, определяемого в этом случае как нахождение связей между существующим состоянием объекта управления и желаемым.

Другими словами , решение такой задачи заключается в ликвидации противоречия, возникающего между фактическим состоянием и желаемым, выраженном в цели объекта управления.

Ситуацию, в которой происходит принятие решений, характеризует наличие цели. Если она не поставлена, то и не возникает необходимости принимать какие-либо решения. Т.е., процесс принятия решения направлен на достижение цели объекта управления, который представляется в виде траектории его движения к достигаемой цели.

Таким образом, роль управленческого решения заключается, во-первых, в изменении состояния системы в направлении достижения цели, а, во-вторых, может сводиться к изменению ее самой, если она была своевременно некорректно поставлена и все действия не приводят к ее выполнению. Это очень важная роль. Она требует более пристального изучения Вами – будущими менеджерами.

Управленческое решение – это обдуманный и обоснованный вывод о

необходимости осуществить какие-то действия, связанные с достижением целей организации, либо наоборот, воздержаться от них.

Цель – это идеальное, мысленное предвосхищение деятельности. Содержание цели зависит от реальных возможностей субъекта и приемлемых средств для ее достижения. На самом высоком уровне находятся траекторные цели, которые отражают стратегию управления организацией. Ниже расположены рабочие цели, которые вырабатываются ЛПР. Они подчинены траекторной цели и детализируют ее в зависимости от уровня управления. В зависимости от конкретной ситуации, возникающей на данном уровне управления, существуют ситуационные цели.

Ситуация – это состояние объекта управления относительно выбранной цели.

Проблема – это противоречие цели и ситуации, разрешение которого определяет изменение ситуации согласно принятой цели. Управленческая проблема – это сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, которые не позволяют в данных условиях получить желательный результат. Причины возникновения проблем:

· неверные правила;

· ошибочные требования;

· непредвиденные обстоятельства;

· неправильные действия.

Проблемы различаются по важности, масштабности, риску последствий, возможности решения.

Управленческое решение – это устранение противоречия (ликвидация отклонения), возникающего между ситуацией (фактическим состоянием) и целью (ожидаемым состоянием). Оно понимается как единовременный акт окончательного выбора одного из возможных вариантов действий и является результатом деятельности менеджера, основные функции которого заключаются в анализе информации о внутренней и внешней средах организации, ее сильных и слабых сторонах и принятия решений для достижения целей.

Управленческие решения являются также основным элементом каждой функции управления – планирования, организации, координации, мотивации и контроля, т.к. их осуществление также требует принятия решения.

Отсюда вытекает, что управленческое решение выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управляемый объект и , таким образом, предопределяет действия, необходимые для проведения изменений в его состоянии.

Вообще понятие «решение» многозначно. Под решением понимают:

· нахождение определенного варианта действий;

· сам процесс деятельности;

· ее конечный результат.

Многозначность понятия «решение» необходимо учитывать и при

определении категории «управленческое решение». Иногда это определение ограничивают лишь выбором возможного варианта действий. Такой подход обедняет содержание данной категории и не соответствует его сущности. Т.к. можно выбрать хороший вариант действий, но он останется лишь намерением, если не осуществлять организационно-практическую деятельность по его выполнению, не проявить настойчивости для его реализации. Иногда распоряжение руководителя не исполняется и решение не реализуется, т.е. одни намерения менеджера действовать определенным образом не являются управленческими решениями, такой подход приводит к изданию многих приказов и распоряжений, а не к конкретному руководству , работе с подчиненными людьми.

Категория «управленческое решение» имеет многоаспектное содержание. В широком смысле будем его понимать как концентрированное выражение процесса управления на его завершающей стадии, как команду , подлежащую выполнению, поступающую от управляющей системы к управляемой. Выделяется три энциклопедических аспектауправленческого решения:

· вариант воздействия управляющей системы на управляемую, формула

воздействия. В этом смысле управленческое решение есть описание предполагаемых действий управляющей системы по отношению к управляемой;

· вид деятельности, протекающей в управляющей системе и связанный с

подготовкой, нахождением, выбором и принятием определенных вариантов действий. В этом аспекте – это вид работы в аппарате управления, определенный этап процесса управления;

· организационно-практическая деятельность менеджера в управляемой

системе. В этом смысле - это акт организационно-практической деятельности руководителя и аппарата управления, осуществляемой по заранее разработанному и сознательно выбранному варианту.

Необходимо для правильного понимания управленческого решения

учитывать все его аспекты в единстве и взаимосвязи.

Таким образом, для глубокого понимания сущности управленческого

решения необходимо уяснить, что не каждое решение руководителя является управленческим, а только такое, которое как минимум:

· используется в ситуации выбора между несколькими

альтернативами, приблизительно равноценными с точки зрения лица, принимающего решение (т.е. приходится выбирать не между хорошим и плохим);

· воспринимается теми, на кого оно влияет, в качестве

обязательного к исполнению (нельзя играть роль руководителя, если никто не принимает роли подчиненного).

Если не выполняется первое условие, мы имеем дело с так называемым

ритуальным управлением, когда руководитель лишь изображает управление, а по существу его решения полностью продиктованы другими лицами или не зависящими от руководителя обстоятельствами.

Если не выполняется второе условие, то – это управленческая утопия (за исключением случаев, когда кто-либо управляет, не принимая роли руководителя), а не реальное управление.

Конкретизируя понятие «управленческое решение», можно выделить его такие свойства:

· управленческое решение предполагает наличие возможных вариантов

действий и выбора одного из них в соответствии с объективно существующей обстановкой, интересами и потребностями;

· выбор и принятие варианта действий являются результатом

сознательной, мыслительно-психологической деятельности человека;

· необходимость и основное содержание управленческого решения

определяются целью и на ее достижение ориентируются;

· управленческое решение обладает активизирующей и организующей

силой;

· в основе управленческого решения лежит организованная

сознательная деятельность людей.

Управленческие решения в организации от всех других отличают:

1. Цели. Субъект управления принимает решение исходя не из своих

собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации.

2. Последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной

жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и ее работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей. Даже на ситуации целых регионов.

3. Разделение труда в организации.

4. Профессионализм менеджера.

Содержание управленческого решения может быть экономическим,

организационным, социальным, правовым либо технологическим. Экономическое содержание управленческого решения проявляется в том, что на разработку и реализацию любого из них требуются финансовые, материальные и другие виды ресурсов. Поэтому каждое управленческое решение имеет реальную стоимость и реализация эффективного управленческого решения должна принести организации прямой или косвенный доход.

Организационное содержание управленческого решения позволяет создать четко определенную и закрепленную систему прав, обязанностей, полномочий и ответственности работников и отдельных служб по выполнению отдельных операций, работ, этапов разработки и реализации управленческого решения.

Правовое содержание управленческого решения состоит в точном соблюдении российских законодательных актов, уставных и других документов организации.

Технологическое содержание управленческого решения проявляется в возможности обеспечения персонала необходимыми техническими и информационными средствами и ресурсами для его разработки и реализации.

Социальное содержание управленческого решения заложено в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования его деятельности в коллективе. Социальное содержание управленческого решения в значительной степени изменяется от формы (способа) принятия (индивидуальная, групповая, организационная и межорганизационная), которые будут рассмотрены ниже.

Подводя итог выше сказанному, необходимо отметить, во-первых, что управленческое решение как специфический вид деятельности человека в процессе управления представляется в виде последовательности определенных операций, таких как разработка вариантов, выбор варианта, его принятие (утверждение) и осуществление. Что мы и будем в дальнейшем подробнее рассматривать.

Во-вторых, решение объединяет всю совокупность указанных операций, является сочетанием интеллектуальной деятельности в управляющей системе с организационно-практической деятельностью в управляемой системе. Оно находится на стыке процесса управления и процесса производства, является важнейшим звеном отношений управления, связующим фактором управляющей и управляемой систем.

5 вопрос

По содержанию, назначению и возможностям классификация методов управления имеет следующую структуру: 1. Административные. 2. Организационные (если объединяют эти две группы в одну, то тогда их называют организационно-административными или организационно-распорядительными). 3. Экономические. 4. Социальные. 5. Социально-психологические. 6. Психологические.

Применительно к классификации методов управления существуют следующие подходы.

Первый состоит в делении методов управления на отдельные группы с целью более глубокого познания их содержания, «инвентаризации» и в конечном итоге создания арсенала.

Второй подход называется аспектным. Его представители считают (и не без оснований), что любой метод имеет разные грани — организационную, административную, социальную, экономическую и психологическую. Важно сочетание этих граней, их соотношение для усиления или ослабления какой-то из них в соответствии с конкретными условиями, целями, задачами.

Третий подход — эмпирический. Его сторонники считают бессмысленной любую классификацию методов управления, так как она не нужна на практике. В конкретной ситуации руководитель решает проблему, какой метод использовать, а не ищет ответ на вопрос: «К какой группе этот метод принадлежит?»

В процессе управления социальной работой используются разнообразные методы — организационно-административные, экономические, социально-психологические, психологические. Рассмотрим организационные методы, в которые входят и административные.

Ключевым словом в данной группе методов выступает «организация», которое имеет три значения.

Первое значение отражает различные государственные, негосударственные, общественные, коммерческие, некоммерческие, международные, производственные, непроизводственные и другие образования, учреждения, предприятия или организации. Организация, с одной стороны, проявляется в определенных организационных формах (министерство, департамент, комитет, управление, служба, отдел и др.), а с другой — в характере специализированной деятельности (профсоюзная, финансовая, строительная, торговая, международная Организации и т.д.).

Организация проявляется как в выборе той или иной организационной формы, так и в обоснованииорганизационной структуры, которая должна соответствовать данной организационной форме, характеру данной организации. Организационная форма и организационная структура являются «зримыми предметами организации», имеющей определенную степень стабильности, статичности. Поэтому рассматриваемое значение понятия «организация» называется предметным или Статичным и обусловливает предметное значение целого ряда организационных методов, с помощью которых создаются или расформировываются определенная организация и соответствующая организационная структура.

Второе значение используется в смысле совокупности действий, позволяющих что-либо сделать, решить, упорядочить, систематизировать, подготовить, объединить, разъединить и т.п. для достижения целей, выполнения задач. Оно отражает одну из главных функций управления руководителя, администратора и потому называется функциональным. Можно встретить и другое определение этого значения — динамическое. В нем подчеркивается подвижность организационных действий род влиянием условий, обстановки, ситуации, целей, задач. Третье значение понятия «организация» отражает уровень (качество) взаимосвязи, взаимодействия, упорядоченности элементов и частей системы, который должен быть достигнут или уже достигнут. Иначе говоря, в этом смысле «организация» — это, с одной стороны, желательное состояние элемента, части или системы в целом, а с другой — результат их упорядочения. Именно такой смысл часто придается понятиям «организация управления», «организация финансов», «организация социальной работы», «организация труда персонала», «организация документов», «организация совещания» и т.д.

Любой элемент, подсистема и система немыслимы без организации. Она выступает как свойство, атрибут элементов, частей, систем, их функционирования, развития, совершенствования. Поэтому данное значение понятия «организация» называется атрибутивным.