2.3 Критерії пошуку

Критерій – це відповідна умова або умови, за якими здійснюється пошук даних у базі даних.

До критерію пошуку може входити одна або більше умов, причому декілька умов можуть накладатися або на один стовпчик таблиці (поле списку) або одночасно на декілька стовпчиків таблиці (полів списку).

За типом критерії поділяють на прості, складні, складені та обчислювальні:

1 Простий критерій – це критерій, що містить тільки одну умову.

2 Складний критерій – це критерій, що містить дві і більше умов, що накладаються на дані з одного стовпчика.

3 Складений критерій – це критерій, де є дві і більше умови, що накладаються на дані із різних стовпчиків.

4 Обчислювальний критерій – це критерій, що містить умову вибірки даних за значенням, що обчислюються за формулою або функцією.

У вікні форми натискається кнопка Критерии і заповнюється шаблон запиту: у відповідному полі записується одна умова – простий критерій, або у декількох полях записується декілька умов – складний критерій. Складений та обчислювальний критерії у формах використовувати не можна.

Для більшого розуміння поняття критеріїв розглянемо деякі приклади.

Приклад 1.1. Необхідно виконати пошук клієнта Іванова у списку.

Розв’язання

Для цього необхідно скористатися формою у списку, де міститься інформація про клієнта Іванова, і у полі «Прізвище клієнта» занести прізвище Іванов, і можна пересуватися по записах за допомогою кнопки Далее і Назад, при цьому у формі будуть показані лише ті записи, де в полі «Прізвище клієнта» міститься вказане прізвище.

Приклад 1.2. Аналогічно проводиться пошук записів про клієнта Іванова, що у 2005 році і пізніше замовляв принтер у кредит (складний критерій).

Приклад 1.3. Зі списку, зображеному, на рис. 1.2. необхідно знайти студентів бюджетної форми навчання, що одержують стипендію 180 грн.

Розв’язання

Необхідно створити умову пошуку під базою даних, де в полі форма навчання написати Б, а у полі стипендія =180, це вже буде складний критерій. Далі необхідно скористатися командою Данные→Фильтр→Расширенный фильтр.

3 Сортування списків

3.1 Поняття сортування

При сортуванні списків значення записів будуть виводитись у певному порядку відповідно до значень деяких полів.

Сортування – це процес упорядкування записів у базі даних.

Для сортування даних в Excel передбачений визначений порядок сортування.

Порядок сортування – спосіб зміни відносного положення даних, заснований на значенні або типі даних.

Дані можна сортувати за ал­фавітом, по зростанню/спаданню числового значення або дати.

Сортувати значення полів можна в порядку зростання чи спадан­ня (текстові значення сортуються в алфавітному порядку, числові від меншого до більшого або навпаки).

3.2 Порядок сортування

Для того щоб упорядкувати таблицю за значенням деякого поля або декількох стовпців, необхідно:

• Розташувати курсор миші в одній з комірок таблиці або виді­лити всю таблицю. Не можна виділяти частину таблиці. Тоді дані будуть впорядковані лише у виділеному діапазоні.

• Викликати меню Данные→Сортировка.

• Можна скористатися кнопкою або для впорядкування даних в порядку зростання або спадання відповідно. Але при цьому необхідно, щоб курсор миші стояв у комірці того стовп­ця, по якому буде проведене сортування.

У вікні Сортировка диапазона (рис. 1.4) необхідно вибрати поля, по яких буде проведене сортування, та встановити порядок сортування. Мож­на встановити сортування по одному, двох або трьох стовпцях.

Якщо необхідно провести сортування більше ніж по трьох стовп­цях, спочатку проводити сортування по четвертому стовпцю, а потім по перших трьох.

Рисунок 1.4 – Сортування